طرق وضع جدول يومي فعّال للقيام بمهامك
ما هو الجدول اليومي وما علاقته بتنظيم الوقت
يُقصد بالجدول اليومي هو القائمة التي تكتبها متضمنة الأعمال والمهام المطلوبة منك أو التي عليك إنجازها في جوانب حياتك المختلفة. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على طرق وضع جدول يومي فعّال لإنجاز أعمالك ومهامك.
فيديو ذات صلة
This browser does not support the video element.
الجدول اليومي وتنظيم الوقت
يُقصد بالجدول اليومي هو القائمة التي تكتبها متضمنة الأعمال والمهام المطلوبة منك أو التي عليك إنجازها في جوانب حياتك المختلفة سواء أكان جانب الحياة المهنية أو الأسرية أو ما يتعلق برغبتك في تعلم مهارة جديدة. عدم إنشاء جدول يومي، يجعل هذا الشعور المزعج بأنك نسيت القيام بعمل مهم يُسيطر عليك.
يُساعدك الجدول اليومي في تحديد أولويات رغباتك واحتياجاتك بكفاءة ويوفر لك هيكلًا لدعم إنتاجيتك. بمجرد إنشائه، يمكن أن يساعدك الروتين اليومي في تحقيق أهداف طويلة المدى من خلال التأكد من أنك تعمل بانتظام على تحقيقها. تشمل المزايا الأخرى للجدول اليومي ما يلي: جدولة الوقت لتلبية جميع الأهداف اليومية، زيادة الإنتاجية، الحدّ من التسويف، تكوين عادات صحية، التمتع بتوازن جيد بين العمل والحياة.
يُمكنك تنفيذ جدول يومي للتوازن بين العمل والحياة، مما يساعدك على استخدام وقتك بشكل فعال في كل من العمل والمنزل.
يُمكنك وضع الجدول اليومي من تنظيم وقتك بفاعلية، يُشير مصطلح تنظيم الوقت إلى إدارة الوقت بشكل فعّال بحيث يتم تخصيص الوقت المناسب للنشاط الصحيح. تُتيح الإدارة الفعالة للوقت للأفراد تخصيص فترات زمنية محددة للأنشطة حسب أهميتها. وهو ما يعني أن تنظيم الوقت يُمكنك من الاستفادة المثلى من الوقت لأن الوقت محدود دائمًا.
تشمل عملية تنظيم الوقت ما يلي: التخطيط الفعال، تحديد الأهداف والغايات، تحديد المواعيد النهائية، تفويض المسؤوليات، تحديد أولويات الأنشطة حسب أهميتها، قضاء الوقت المناسب في النشاط الصحيح.
طرق وضع جدول يومي فعّال
إذا كُنت تريد وضع جدول يومي فعّال لتنظيم مهامك ومسؤولياتك، فيُمكنك اتباع الطرق والنصائح التالية:
- اكتب كل شيء: أبدأ بكتابة كل مهمة، سواء كانت شخصية أو مهنية، تريد إنجازها خلال أسبوع عادي. ركز على العصف الذهني بدلاً من التحرير أو التنظيم. تذكر تضمين المهام التي تقوم بها بشكل متكرر، مثل تغيير الملاءات على السرير أو جز العشب، والمهام اليومية مثل إعداد الإفطار أو غسل الأطباق.
- تحديد الأولويات: بمجرد حصولك على القائمة الرئيسية الخاصة بكل الأعمال والمهام المطلوبة منك، سيكون عليك في الخطوة التالية مراجعتها وتحديد الأولويات اليومية. ضع في اعتبارك استخدام أداة تمييز للمساعدة في تنظيم أولوياتك بصريًا حسب العمل والرغبات والاحتياجات. على سبيل المثال، قم بتمييز احتياجات العمل اليومية، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة المكالمات الهاتفية، باللون الأزرق وإبراز الرغبات الشخصية، مثل قراءة كتاب للمتعة أو الخروج لتناول القهوة مع صديق، باللون الأخضر. افعل هذا مع قائمة مهامك الكاملة.
- وضح المهام المُكررة: راجع قائمتك المميزة وحدد التكرار الذي تريده أو تحتاجه لإكمال مهامك. اكتب رقم تكرار المهام المكررة بجانب هذه المهام. مثلاً، يُمكنك كتابة رقم "7" بجوار "إعداد الفطور"، لأنك ستفعل ذلك كل يوم.
- تجميع المهام المتشابهة: حدد ما إذا كانت هناك مهام متشابهة يمكنك تجميعها مع بعضها البعض. على سبيل المثال، إذا كان لديك مهمة "غسل الأطباق" و "مسح الأسطح" في قائمة المهام اليومية الخاصة بك، ففكر في القيام بذلك معًا أو واحدًا تلو الآخر مباشرةً لأنهما يتطلبان بعضًا من نفس المستلزمات ويتم إجراؤهما في نفس المنطقة المنزل.
- قم بعمل مخطط أسبوعي: أبدا في ملئ مخططك الأسبوعي بالاحتياجات الشخصية والعملية اليومية والأسبوعية. حدد المواضع المنطقية لإكمال المهام التي تتكرر أسبوعيًا للحفاظ على جدولك مرناً قدر الإمكان. على سبيل المثال، إذا كان لديك يوم الاثنين أربع مهام ذات أولوية فقط ولديك من ناحية أخرى الوقت والطاقة لفعل المزيد، فيُمكنك أن تفكر في إضافة مهمة أسبوعية مثل تنظيف جزء من المنزل بدلاً من القيام بها في يوم الإجازة، والذي قد يكون لديك خلاله ست مهام ذات أولوية.
- تحسين المهام الخاصة بك: راجع جدولك الأسبوعي وحدد ما إذا كانت هناك مجالات أو مهام يمكنك تبسيطها أو تحسينها لتوفير الوقت. على سبيل المثال، إذا كنت تذهب بشكل ثابت إلى متجر البقالة أيام الجمعة ولكن هذا لا يترك وقتًا لإدارة المهام الأخرى في ذلك اليوم، ففكر في خدمة توصيل البقالة للمنزل أو نقل المهمة إلى يوم من أيام الأسبوع بدلاً من ذلك. افعل ذلك في أي أيام تبدو مليئة بالأنشطة بشكل خاص. بمجرد قيامك بتحسين جدولك الأسبوعي، قم بإنشاء جدول زمني فضفاض لمهام كل يوم. ضع في اعتبارك تحديد أوقات تنفيذ المهام بهذه الطريقة: "الصباح" و "منتصف النهار" و "بعد الظهر" و "المساء" بدلاً من وضع خطة كل ساعة بساعة. بهذه الطريقة، إذا استغرقت المهمة وقتًا أطول من المتوقع أو كان عليك حضور حالة طوارئ، فستظل قادرًا على الحفاظ على جدولك.
- نظم يومك بالطريقة التي تُناسب طبيعتك: يُنجز الأشخاص النهاريين الأشياء بشكل أكثر فاعلية قبل وقت الغداء، بينما يميل الأشخاص الليليين إلى الحصول على طاقتهم الإبداعية في المساء. فكر في الوقت الذي تعمل فيه بشكل أفضل، وقم بتجميع المهام الخاصة بك خلاله لتقوم بإكمالها على أفضل وجه.