Microsoft Teams 101: دليل للمبتدئين و نصائح للمستخدمين الخبراء

Microsoft Teams 101: دليل للمبتدئين و نصائح للمستخدمين الخبراء.

سيساعدكم هذا الدليل في استخدام Microsoft Teams للتواصل والتعاون الافتراضي بين زملاء العمل والمدراء.

بما أن الكثير منا يعتمد على العمل من المنزل حالياً بسبب انتشار فايروس كورونا، لم يكن خيار العمل الافتراضي الخيار الأنسب دوماً. فمع العزل والتباعد الاجتماعي المفروض على العالم، على الجميع إيجاد طرق للتعاون والتواصل مع الآخرين داخل وخارج نطاق العمل. توجد العديد من البرامج والتطبيقات التي تسمح لنا بالتواصل واجراء مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية ومشاركة الملفات مع الاخرين. لكن البرنامج الأمثل الذي سيساعدنا في المهمة هو Microsoft Teams. 

صمم هذا البرنامج لإدارة الأعمال والمدارس والمنظمات الأخرى، فهو يقدم الكثير من الميزات الضرورية للأشخاص الذين يعملون عن بعد. يمكنكم تشكيل فرق افتراضية، ودعوة الناس اليها. يمكنكم التواصل وتبادل الرسائل مع باقي أعضاء فريقكم ضمن المجموعة أو بشكل خاص. كما يمكنكم إنشاء قنوات خاص بفريقكم لتنظيم المحادثات والمكالمات والمحتوى الآخر.

يمكنكم مشاركة الملفات مع الآخرين ومن ثم تعديلها ومشاركتها مع الجميع. يعمل Microsoft Teams بشكلٍ سلسل مع تطبيقات Office 365 على الويب. لتتمكنوا من مشاهدة وتعديل ملفات Word وExcel spreadsheets و PowerPoint presentations و ملفات OneNote. بالإضافة إلى ذلك، يمكنكم دمج تطبيقات Microsoft الأخرى وغيرها من التطبيقات ضمن Microsoft Teams لتتمكنوا من ادخال بيانات معينة في الاجتماعات.

يمكن استخدام Microsoft Teams ضمن منصات مختلفة، مثل الويب والويندوز وال  macOS و ال iOS و ال iPadOS و الأندرويد. لا شك أنه يوجد بعض الاختلافات بين تطبيقات الويب وتطبيقات سطح المكتب وتطبيقات الهاتف المحمول. فتطبيقات سطح المكتب تدعم كل الميزات الموجودة في برنامج Microsoft Teams. بينما تدعم تطبيقات الويب المكالمات والاجتماعات عبر Google Chrome و Microsoft Edge فقط.  لكن لا تدعم تطبيقات الويب وتطبيقات الهاتف المحمول مشاركة ما يوجد على الشاشة بين أعضاء الفريق بشكل كامل. لكن إذا كنتم ترغبون باستخدام كل ميزات برنامج Microsoft Teams ننصحكم بتنصيب تطبيقات سطح المكتب الخاصة بنظام التشغيل خاصتكم.

يمكنكم الدخول إلى  Microsoft Teams من خلال عدة طرق. إذا كانت شركتكم تملك اشتراكاً علىMicrosoft 365 (أو Microsoft Office 365 سابقاً) سواء أكان الاشتراك خاصاً بالأعمال أو الدراسة، سيكون Microsoft Teams ضمن تلك الباقة حيث سيتسنى لكم الدخول مجاناً اليه. وفي هذه الحالة، يجب ان تتواصلوا مع طاقم ال IT الخاص بالشركة لتتعرفوا على كيفية استعمال هذه الخدمة.

مع بداية شهر مارس 2020، قدمت شركة Microsoft تجربة مجانية لمدة 6 أشهر لبرنامج Office 365 E1 الذي يتضمن Microsoft Teams. تقدم شركة Microsoft هذه التجربة المجانية بسبب تزايد أعداد الأشخاص المرغمين على العمل من المنزل بسبب فايروس كورونا.

إذا كانت شركتكم لا تستخدم Microsoft Teams مسبقاً، لا يزال بإمكانكم الحصول عليه مجاناً عبر تنصيب البرنامج بأنفسكم ومن ثم انشاء فريق من الموظفين. إن النسخ المجانية من البرنامج لا تفرض اشتراكاً ضمن Microsoft 365. حيث يمكنكم استخدام عنوان بريد الكتروني خارجي مثل Gmail والذي سيتمكن من حل محل حساب ال Microsoft المطلوب.

هناك بعض الاختلافات بين استخدام Microsoft Teams عبر Microsoft 365 business او عبر حساب دراسي أو عبر حساب شخصي خاص بفريقك.

إن الدخول باستخدام حساب Microsoft 365 account يمكن ان يمكنكم من ضم عدد لانهائي من المستخدمين الى شركتكم. كل فريق سيتمكن من ضم 5000 عضو بالإضافة إلى مساحة تخزين تصل إلى 1 تيرا بايت للفريق بأكمله ومساحة 10غيغا بايت للمستخدم الواحد. سيمنحكم هذا الحساب الولوج للعديد من الخدمات مثل SharePoint وOneDrive من أجل التخزين الافتراضي والتزامن للتحكم بالبريد الالكتروني. كما تستطيعون تنظيم وتسجيل الاجتماعات واجراء اجتماعات صوتية. ستمنحكم هذه الميزات الإدارية إمكانية التحكم بالمستخدمين والتطبيقات والميزات. وأما Microsoft Teams for Education فهو يمنح ميزات خاصة للأساتذة والمعلمين مثل OneNote class notebooks وأدوات إدارة المشاريع والوظائف.

إن النسخة المجانية من Microsoft Teams التي ستنصبونها بأنفسكم تتيح لكم ضم 300 شخص لكل مؤسسة أو شركة مع مساحة تخزين تبلغ 10 غيغا بايت للفريق بأكمله و2 غيغا بايت للشخص الواحد. لا يمكنكم تنظيم أو تسجيل الاجتماعات ضمن هذه النسخة. كما لا يمكن دمجها مع SharePoint و OneDrive for Business أو أي من خدمات Microsoft 365 services الأخرى.

كيف يمكن الولوج إلى Microsoft Teams

إذا كنتم لا تملكون حساباً على Office 365 الخاص بالأعمال أو الدراسة، يمكنكم التسجيل في Microsoft Teams مجاناً.

1. ابحثوا عن موقع Microsoft Teams .
2. انقروا على الزر المناسب Business أو Education.
3. ادخلوا عنوان بريدكم الالكتروني
4. اختاروا كيف تودون استخدام البرنامج، للمدرسة او للأصدقاء أو للعائلة أو للعمل.
5. ادخلوا كلمة السر واسمكم واسم شركتكم والتفاصيل الأخرى.

توضح الصورة التالية ما إذا كنتم تريدون استخدام تطبيق نظام Windows أو macOS أو تطبيق الويب. بالنسبة لعملية التنصيب الأولية قد تكون هذه العملية كافية أو يمكن أن تحتاجوا تطبيق سطح المكتب لإتاحة خيار مشاركة شاشتكم مع الآخرين وغيرها من الميزات. وبعد الانتهاء من التنصيب ستصلون الى الشاشة الرئيسية للبرنامج كما هو موضح بالشكل أدناه

كيف ننشئ فريقاً وندعو الناس إليه

إن المهمة الأولى التي يجب إنجازها هي دعوة الناس إلى شركتكم. ستكون هذه الخطوة مهمة خاصة إذا كان الأعضاء الذين سينضمون الى فريقكم غير موجودين ضمن الشركة، أو إذا كنتم تخططون لاستخدام اسم شركتكم كاسم للفريق. وللقيام بذلك اتبعوا هذه الخطوات:

1. اضغطوا على القسم السفلي من الشريط الجانبي الأيسر لدعوة الأشخاص.
2. اختاروا أحد الخيارات الثلاث: نسخ الرابط Copy Link، دعوة جهات الاتصال Invite Contacts أو الدعوة عن طريق البريد الالكتروني Invite By Email (Figure B).
3. إذا اخترتم الخيار الثالث (الدعوة عن طريق البريد الالكتروني) Invite By Email ادخلوا الأسماء وعناوين البريد الالكتروني للأشخاص اللذين تودون دعوتهم لشركتكم وأرسلوا الدعوات.

إذا كانت شركتكم كبيرة وأردتم أن تنشئوا عدة فرق لإدارة مشاريع مختلفة، عليكم بإنشاء مجموعات متعددة بدلاً من جعل شركتكم تعمل بمثابة فريق واحد فقط. في هذه الحالة عليكم النقر على خيار Join أو Create A Team.

اختاروا اسماً ووصفاً مناسباً لفريقكم. على سبيل المثال، إذا كان الفريق مخصصاً لمهمة معينة أو مشروع معين، اختاروا اسم المشروع ليكون اسماً للفريق. الخطوة التالية هي دعوة الأفراد الى الفريق. اكتبوا أسماء وعناوين البريد الالكتروني لكل شخص تودون دعوته في الحقول المناسبة. أما بالنسبة لموظفي شركتكم يكفي أن تبدأوا بكتابة أسمائهم. بالنسبة للأشخاص من خارج شركتكم، ستحتاجون إلى إدخال بريدهم الالكتروني بالكامل. بعد أن تم تجهيز الفريق، يمكنكم تشكيل الفرق التي تريدونها ودعوة الأعضاء إليها.

كيفية التواصل مع الأشخاص

بعد تشكيل الفرق الخاصة بكم، ستحتاجون لإرسال رسالة لجميع الأعضاء كخطوة أولى. اكتبوا الرسالة في حقل الدردشة في أسفل الشاشة. يمكنكم اختصار رسالتكم عبر إضافة صيغة معينة او ايموجي او GIF أو ستيكر او غيرها. كما هو موضح في الصورة أدناه. يعد ارسال الرسالة، يمكن لأعضاء الفريق أن يردوا على رسالتكم ليبدؤوا المحادثة.

يمكنكم التواصل مع أشخاص محددين وليس بالضرورة مع الفريق بأكمله. وللقيام بذلك، اضغطوا على ايقونة New Chat أو محادثة جديدة في الأعلى. اكتبوا اسم الشخص الذي تريدون التحدث معه واكتبوا رسالتكم.

كيف نجري مكالمة مع الآخرين

قد تحتاجون إلى إجراء اجتماع صوتي أو اجتماع فيديو مع أعضاء فريقكم. وللقيام بذلك عليكم اتباع الخطوات التالية:

1. اضغطوا على ايقونة Meet Now في الأسفل
2. اكتبوا عنوان الاجتماع
3. اضغطوا على زر Off لإلغاء الفيديو وإبقاء الصوت وحده. وأما إذا اردتم إبقاء الفيديو في الاجتماع اتركوا زر Off واضغطوا على ايقونة الكاميرا لتفعيل الكاميرا
4. اضغطوا على زر Meet Now
5. ضمن شاشة الاجتماع واضغطوا بالزر الايمين على أسماء الأشخاص الذين تريدون دعوتهم للاجتماع

بعد انضمام جميع الأعضاء الى الاجتماع، يمكنكم التحدث مع الجميع في محادثة واحدة كما يمكنكم مشاركة شاشتكم مع الجميع إما الشاشة بأكملها أو نافذة معينة.  لكن احرصوا على استخدام نسخة سطح المكتب للاستفادة من ميزة مشاركة الشاشة. كما يمكنكم مشاهدة قائمة بجميع المشاركين في المحادثة على يمين الشاشة حيث يمكنكم كتم صوت محادثهم أو إزالتهم من الاجتماع. 

كما يمكنكم التحدث مع أحد المشاركين في الاجتماع بشكل منفرد.

1. انقروا على ايقونة Calls على القائمة الفرعية اليسارية واختاروا Contacts.
2. اضغطوا على زر Add Contact وابدأوا بكتابة اسم أحد أعضاء فريقكم. بعد إضافة الشخص المطلوب يمكنكم التحدث معه وارسال الرسائل واجراء محادثة فيديو أو محادثة صوتية.  

 

كيفية إنشاء القنوات

في هذه المرحلة، قد تقررون تقسيم أعمال فريقكم الى أقسام منفصلة أو قنوات. وقد تكون هذه الخطوة مفيدة إذا كنتم تعملون على عدة مشاريع او مشروع ذو عدة أقسام وذلك لمتابعة كل مرحلة على حدي.

1. انقروا على ايقونة More Options الى جانب اسم فريقكم، واختاروا خيار Add Channel.
2. اختاروا اسما لقناتكم وبعض التفاصيل
3. كرروا هذه الخطوات لكل قناة تريدون اضافتها.
4. إذا اردتم اجراء محادثة او مكالمة أو مشاركة معلومات معينة لقناة معينة، اضغطوا على اسم القناة واستخدموا واجهة Teams كما تفعلون عادةً.

كيف تشاركون الملفات

1. في أسفل حقل المحادثة، انقروا على ايقونة paper clip او الدبوس الورقي يمكنكم ارفاق ملف من حاسوبكم او OneDrive.
2. اختاروا الملف الذي تريدون مشاركته مثل ملف اكسل على سبيل المثال.
3. أرسلوا الملف الى كل المشاركين، والآن سيتمكن الجميع من فتح الملف باستخدام تطبيق Excel"s web. يمكن لجميع المستخدمين التعديل على الملف كما ترغبون حيث سيظهر اسم المستخدم الى جانب التعديل الذي اجراه. 
4. اغلقوا الملف عند الانتهاء من العمل. كل الملفات المرفقة بهذه الطريقة سيتم حفظها على برنامج Microsoft Teams وسيكون متاحاً لجميع الفرق والقنوات.

كيفية التعامل مع الملفات

يمكنكم التعامل مع الملفات بطريقة أخرى. اضغطوا على ايقونة Files على القائمة الفرعية اليسارية وستلاحظون كل الملفات المرفقة. وهنا يمكنكم رفع الملفات الى ال OneDrive. وبعد ذلك، يمكنكم العمل على هذه الملفات من خلال من OneDrive.

كيفية استخدام التطبيقات الأخرى

يمكنكم زيادة فعالية فريقكم عبر استخدام تطبيقات Microsoft الأخرى التي تتضمن تطبيقات التنظيم وتطبيقات إدارة المشاريع وتطبيقات الأخبار والتطبيقات التعليمية والمعلومات وتطبيقات التواصل وغيرها.

1. اضغطوا على ايقونة Apps في القائمة الفرعية اليسارية وابحثوا عن التطبيق الذي تريدونه.
2. اختاروا التطبيق واضيفوه. وتبعاً للتطبيق المختار يمكنكم الآن الولوج الى المعلومات او المحتوى التطبيق من برنامج Teams Microsoft مباشرة. على سبيل المثال، يمكنكم الاتصال ب Salesforce للدخول إلى بيانات CRM، وإلى SurveyMonkey لإنشاء الاستطلاعات واليوتيوب لمشاركة الفيديوهات.

نصائح للمستخدمين الخبراء

الى حد الآن استطعنا تغطية المعلومات الأساسية الخاصة ب Microsoft Teams.لكن لا يزال هناك الكثير من المعلومات الأخرى. خاصة للأشخاص الخبراء بالبرنامج، واليكم بعض النصائح التي يمكن الاستفادة منها.

• اطلعوا على الاعدادات: لا شك أنه يمكنكم التحكم والتعديل على بعض الميزات الموجودة في Microsoft Teams بواسطة لوحة التحكم (Settings panel). وللوصول لها، اضغطوا على ايقونة الصفحة الشخصية في الأعلى على اليمين واختاروا Settings. وهنا يمكنكم الاختيار كيف ومتى ستُفعلون تطبيقات Microsoft Teams وكيف ستتحكمون بخيار Do Not Disturb والعديد من خيارات الخصوصية وإدارة التنبيهات وفحص الصوت والفيديو والتحكم بالمكالمات القادمة والبريد الصوتي.

• إدارة الأعضاء: ان النسخة المجانية من برنامج Microsoft Teams لا تقدم أدوات خاصة بالإدارة لكن لا زال بإمكانكم إدارة الاذونات وغيرها من الميزات لفريقكم. اضغطوا على زر More Options (المزيد من الخيارات) واختاروا خيار Manage Team (إدارة الفريق). ضمن شاشة Manage Team اذهبوا الى Settings واختاروا Member Permissions للتحكم بما يمكن للأعضاء أن يفعلوه. اختاروا Fun Stuff وستتمكنون من تقييد أعضاء الفريق من استعمال الايموجي والستيكر وال GIF.

• اضيفوا إشارة لأعضاء فريقكم Tag: يمكنكم الإشارة لاحد أعضاء فريقكم وتوكيل المهمات لهم والتواصل معهم على الفور. ما عليكم سوى الضغط على زر More Options واختاروا Manage Tags. اختاروا اسم tag او وسم خاص بكم وارفقوا أعضاء الفريق به. في نافذة المحادثة اكتبوا رمز @ متبوعاً باسم ال tag من أجل ان تصلوا الى كل الأعضاء المرفقين بهذا الاسم والذين ارفقتم لهم تلك المهمة.

• استخدموا سطر الأوامر: يوفر سطر الأوامر الموجود أعلى الشاشة طريقة سهلة للولوج الى الخيارات والميزات. ببساطة اكتبوا / متبوعة بالأمر الذي تريدونه مثل /activity لمشاهدة نشاط أحد الأعضاء. /call للاتصال بأحدهم و /dnd لضبط الحالة الى Do Not Disturb او عدم الازعاج. لمشاهدة لائحة بكافة الأوامر اكتبوا رمز/ وحده.

• اجعلوا خلفية الفيديو ضبابية: إذا كنتم تعملون من المنزل، لن ترغبوا بأن يرى الناس غرفتكم الفوضوية خلال مكالمة الفيديو. لا تقلقوا يمكنكم جعل الخلفية ضبابية بسهولة. وللقيام بذلك أثناء مكالمات الفيديو، اضغطوا على زر More Actions واختاروا خيار Blur Background. ولإلغاء هذا الأمر اضغطوا على الزر نفسه مرة أخرى واختاروا Don’t Blur Background.

• دونوا الملاحظات أثناء الاجتماعات: يمكنكم تدوين بعض الملاحظات بسهولة خلال الاجتماع. خلال المكالمة اضغطوا على زر More Actions واختاروا Show Meeting Notes. اختاروا اسماً لملاحظاتكم وابدأوا بتدوين الملاحظات خلال الاجتماع. يمكنكم تنسيق الملاحظات وتقسيمها الى أقسام متعددة ونسخ رابط الملاحظات لمشاركتها مع الآخرين.

• استمعوا للرسائل: إذا كنتم لا تحبذون القراءة من الشاشة وتفضلون الاستماع الى الرسائل، يمكنكم تفعيل ميزة Immersive Reader سواء للفريق بأكمله او لرسائل معينة. اضغطوا على زر More Options الموجود بجانب الرسالة واختاروا خيار Immersive Reader. ستعرض شاشة ال Reader او القارئ الرسائل بخط واضح وكبير، اضغطوا على زر Play لسماع تلك الرسائل المكتوبة.

• اضيفوا عنوناً للمحادثة: إن المحادثات العشوائية بين أعضاء الفريق قد تكون مشوشة بعض الشيء، خاصة عندما تفقد الرسائل السياق. لحل هذه المشكلة، يمكنكم إضافة عنوان لمحادثاتكم. اضغطوا على ايقونة Format الموجودة على القائمة تحت نافذة المحادثة. ثم اكتبوا العنوان في حقل Add A Subject. اكتبوا الرسالة وارسلوها ثم سيظهر العنوان بخط كبير فوق الرسالة.  

• اختاروا قناة خاصة: في بعض الأحيان قد ترغبون بوجود قناة خاصة بأشخاص معينين تدعونهم بأنفسكم. حيث ستكون هذه القناة ظاهرة لأولئك الأشخاص. ولضبط هذه الميزة، اضغطوا على زر More Options واختاروا Add Channel. امنحوا اسماً للقناة وتحت بند Privacy غيروا الاعدادات الى Private وادعوا الأشخاص الذين ترغبون بهم.

• اربطوا الأشخاص بقنوات معينة: قد يعمل بعض أعضاء الفريق ضمن قنوات محددة. وفي هذه الحالة، يجب أن يتجهوا مباشرة الى تلك القنوات في كلمة مرة يستخدمون فيها برنامج Microsoft Teams. ولمساعدتهم على تخطي ذلك، يمكنكم إنشاء رابط خاص يأخذهم مباشرة الى قناتهم. اضغطوا على زر More Options بجانب القناة واختاروا Get Link To Channel. انسخوا الرابط ثم شاركوه مع الأشخاص الذين يستخدمون هذه القناة.

• إضافة tabs: إن متابعة جميع التطبيقات والملفات الخاصة بفريقكم قد يكون أمراً صعباً. لكن لتسهيل هذه المهمة، يمكنكم إضافة ال tabs او اللسان. ضمن Activity, Chat أو  Teams window اضغطوا على ايقونة +. وفي النافذة التالية، اختاروا التطبيق الذي تستخدمونه باستمرار. قد تحتاجون لاختيار ملف معين لذلك التطبيق. بعد تخطي جميع المراحل، سيظهر لسانٌ او ملف الى جانب باقي الألسنة من أجل دخول أسرع.

• التطبيقات المثبتة: كلما اضفتم مزيد من التطبيقات الى فرقكم كلما أصبح الوضع أكثر تحدياً وصعوبة بالنسبة لاستخدام تلك التطبيقات. فبعض أعضاء الفريق يستخدمون تطبيقات معينة فقط. اضغطوا على زر Extensions على شريط الأدوات أسفل الشاشة. اضغطوا بالزر اليمين على التطبيق الذي تودون تثبيته واختاروا امر Pin. سيظهر التطبيق على شريط الأدوات فوراً.

• انشأوا ملفات للإدارة: يوفر برنامج Microsoft Teams بعض الطرق للتعامل مع الملفات. واليكم خياراً سهلاً: اثناء وجودكم في احدى القنوات، اضغطوا على لسان Files في الأعلى. ومن هنا انشأوا ملف Office جديد، ثم حملوا ملفاً من حاسوبكم وقوموا بمزامنة الملف عن طريق OneDrive، انشأوا رابطاً للملف وحملوا الملف الى حاسوبكم. عند اختيار الملف، يمكنكم حذفه وإعادة تسميته وتثبيته ونقله ومراقبته كي لا يعدل أحد على محتواه.

• اضيفوا وحدة تخزين افتراضية: بعيداً عن OneDrive و SharePoint يمكنكم استخدام مواقع تخزين أخرى من أجل مشاركة و مزامنة ملفاتكم. اضغطوا على ايقونة Files في القائمة اليسارية واختاروا خيار Add Cloud Storage. اختاروا الخدمة التي تريدونها مثل Dropbox او Box أو ShareFile او Google Drive. انشأوا حساباً في احدى تلك المواقع وخزنوا الملفات التي تريدونها ضمنها.

• اضيفوا تطبيق How-To: ان تعلم كيفية استخدام الميزات في برنامج Microsoft Teams قد يكون صعباً بعض الشيء. لكن يمكنكم الحصول على بعض المساعدة من خلال التطبيق المناسب. سيوفر لكم تطبيق How-To خيارات واسعة من الفيديوهات التعليمية التي تقدم معلومات مهمة عن استخدام البرنامج. ولإضافة هذا التطبيق، اضغطوا على زر Apps في القائمة اليسارية. ابحثوا عن تطبيق How-to app من قسم Productivity.