12 سرًا لعقد اجتماعات عمل أكثر إنتاجية.

يُطلق على الاجتماعات التي تتم إدارتها بشكل سيئ اسم الثقوب السوداء ليوم العمل ويمكن أن تضعف إنتاجية شركتك، في المقال التالي نناقش 12 سرًا لعقد اجتماعات عمل أكثر إنتاجية.

ما هو اجتماع العمل؟

اجتماع العمل هو تجمع من شخصين أو أكثر لمناقشة الأمور المتعلقة بالعمل واتخاذ القرارات. إنه شكل لفظي للتواصل بين الناس. تعد اجتماعات العمل أكثر فائدة من أدوات الاتصال الأخرى مثل البريد الإلكتروني أو الدردشة أو SharePoint. الاجتماعات هي طريقة لجمع المجموعة معًا لمناقشة قضية مشتركة.

بشكل عام ، يتم عقد الاجتماع عندما يلتقي شخصين أو أكثر ويتداولون بشأن قضية ما. يمكن أن يكون اجتماعًا لمجموعات مثل الرؤساء الوظيفيين أو مجلس الإدارة أو اجتماع رابطة الموظفين. يجب أن يكون كل اجتماع منتجًا وأن يكون له هدف محدد.

لهذا ، يجب على جميع أعضاء الاجتماع المساهمة بشكل فردي في تعظيم إمكانات الفريق. الاجتماع يحل أغراضاً متعددة في إطار تنظيمي. على سبيل المثال ، يمكن أن يوفر حلًا لمشكلة ما ، أو تسوية النزاعات بين الأقسام ، أو إطلاع الموظفين على إعلانات التشغيل المهمة ، وما إلى ذلك.

من أجل حسن سير اجتماع العمل ، يجب على المديرين وأصحاب المصلحة الاجتماع عند الضرورة واتخاذ القرارات بشأن الأمور ذات الصلة بعد المناقشة المناسبة. بعبارة أخرى ، يجب على المنظمة عقد اجتماعات عمل من أجل أدائها السليم ، كما أن الاجتماعات لها أهمية كبيرة في عملية صنع القرار.

ثقافة اجتماعات شركتك

وفقًا لدراسة عالمية أجرتها شركة Microsoft Corp. ، يقضي رجال الأعمال ما يقرب من ست ساعات في الأسبوع في الاجتماعات ، وأفاد ما يقرب من 70 ٪ من المشاركين أن اجتماعاتهم كانت غير مثمرة.

من بين المشاكل النموذجية كثرة الاجتماعات ، وقلة التحضير ، وعدم المتابعة ، وتقسيم الموظفين إلى مناطق لأنهم فقدوا الاهتمام.

يمكن أن يكون للاجتماعات التي تتم إدارتها بشكل سيئ تأثير سلبي على معنويات الموظفين والعمل الجماعي. إذا كان الأشخاص يصلون بشكل روتيني متأخرين عن اجتماعاتك ، ويحدقون في هواتفهم الذكية ولا يدونون ملاحظات ، فإن شركتك لديها بعض التحسينات التي يجب إجراؤها.

12 سرًا لعقد اجتماعات عمل أكثر إنتاجية.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لتحسين ثقافة اجتماعات شركتك.

• قلل عدد الاجتماعات من خلال إيجاد طرق أخرى للتعامل مع الأعمال. إذا كان الأمر يتعلق ببساطة بمشاركة المعلومات أو مراجعة حالة المشروع ، على سبيل المثال ، ففكر في البريد الإلكتروني أو الاتصالات الكتابية الأخرى. سيكون موظفوك ممتنين وسيستخدمون الوقت بشكل أكثر إنتاجية.
• إذا كنت مترددًا فيما إذا كنت بحاجة إلى اجتماع أم لا ، فاسأل نفسك: هل أحتاج إلى مدخلات من أشخاص آخرين ، لاتخاذ قرارات تستند إلى الفريق أو لحل مشكلة خلافية؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد لا يكون لديك سبب وجيه لعقد الاجتماع.
• خلق ثقافة الشركة حيث يتم تقدير الاجتماعات واحترامها. إذا سمحت للأشخاص بالتأخر باستمرار أو بالوصول غير مستعدين ، فأنت بذلك ترسل رسالة تفيد بأن اجتماعاتك غير مهمة. أغلق الباب بمجرد بدء الاجتماع ولا تبدأ من جديد للمتأخرين.
• أرسل جدول أعمال مقدمًا حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد بشكل كامل. تأكد من أنها موجهة نحو العمل. إذا لم يكن المشاركون ضروريين لتحقيق الهدف ، فلا ينبغي أن يكونوا هناك. يمكنك تخصيص أوقات محددة لكل موضوع للحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح وطلب أن يقوم شخص ما بتدوين الملاحظات.
• إذا وجدت أنك تحضر عددًا كبيرًا جدًا من الاجتماعات ، فتحقق من المنظم أولاً لمعرفة ما إذا كان حضورك ضروريًا. ربما يمكنك تعيين شخص آخر في فريقك للحضور.
• في بيئة الأعمال الصعبة اليوم ، تكون اجتماعات اللحظة الأخيرة ضرورية في بعض الأحيان ، ولكن يجب أن تكون استثناءً وليس قاعدة. لا تعقد اجتماعات خارج ساعات العمل العادية ما لم تكن حالة طارئة.
• إذا كنت تعقد اجتماعًا لحل مشكلة ما ، فابدأ بجلسة عصف ذهني أولاً لتحفيز الإبداع ؛ اكتب الأفكار في مكان ما في الغرفة ولا تفرض رقابة على مدخلات الموظفين. بمجرد أن تتاح للجميع الفرصة للتعبير عن وجهة نظرهم ، يمكنك أنت وفريقك تحديد الأفكار الأفضل.
• حافظ على الجو إيجابيًا. لا تنتقد الزملاء في الاجتماع. إذا أصبح المشاركون غاضبين أو ينتقدون بشدة ، اتصل بهم بأدب ليطلبوا الأمر.
• لجعل اجتماعاتك أقصر ، امنح المشاركين ملخصات موجزة للموضوعات وتجنب توزيع وثائق مطولة. إذا كان الأشخاص يتصفحون PowerPoint أثناء التحدث ، فمن المحتمل أنهم لا يستمعون.
• لردع المشاركين بصوت عالٍ عن السيطرة على الاجتماع ، تأكد من أن كل شخص هناك لديه فرصة للتحدث مع حد زمني مقترح.
• إذا وصلت إلى طريق مسدود بشأن قضية خلافية ، فاعرف متى يجب المضي قدمًا. لا تتباطأ في القضايا لأنك لا تستطيع التوصل إلى توافق في الآراء. عد إليها في وقت لاحق.
• اختتم بخطة عمل. تأكد من أن الجميع يغادر وهو يعلم ما هو متوقع منهم.