لماذا قررت شوبيفاي إلغاء كل اجتماعات الموظفين التي تضم أكثر من شخصين؟

بعد مرور عامين على إعلان توبي لوتكي (Tobi Lütke) الرئيس التنفيذي والمؤسس لشركة شوبيفاي نهاية "مركزية المكتب" وبدأ عصر العمل عن بعد، تقوم شركته بإجراء تغييرات جديدة وشاملة وضرورية في نموذج عملها.

تم الإعلان عن أخر هذه التغييرات في بداية العام، وهي تشمل إلغاء كل الاجتماعات المتكررة التي تضم أكثر من شخصين، في محاولة لمنح الموظفين مزيداً من الوقت للعمل على مهام أخرى.

جاء هذا القرار في رسالة بريد إلكتروني وصلت للموظفين من كاز نجاتيان (Kaz Nejatian)، وهو نائب رئيس المنتج والرئيس التنفيذي للعمليات في شوبيفاي.

التغير هذا سيدخل حيز التنفيذ على الفور، ولن يكون الموظفين مضطرين لحضور الكثير من الاجتماعات الافتراضية، في حين ستقتصر الاجتماعات الكبيرة التي تضم أكثر من 50 شخصاً - إن وجدت - على يوم الخميس فقط بين الساعة 11 صباحاً و 5 مساء. أي اجتماع كبير واحد فقط كل أسبوع.

إلغاء الاجتماعات غير الضرورية

في تعليقه على هذا القرار، أكد متحدث باسم شوبيفاي أن الاجتماعات التي يعقدها موظفون الشركة تتسبب في إضاعة 76.500 ساعة من وقتهم كل أسبوع. لذلك، سيكون هذا القرار مفيداً، ومن شأنه أن يحرر الموظفين من الوقت الطويل الذي يقضونه في الاجتماعات.

في الرسالة الإلكترونية التي وصلت إلى الموظفين، طلب منهم عدم إضافة أي اجتماعات إلى تقويمهم لمدة أسبوعين على الأقل، وأن يكونوا حاسمين ولا يضيفوا سوى الاجتماعات الهامة والضرورية التي لا غنى عنها إلى التقويم.

الرئيس التنفيذي لشوبيفاي توبي لوتكي أشار إلى هذا النهج باسم "تنظيف التقويم". وقال في حديثه لبودكاست ذا نوليدج بروجيكت: "إضافة أشياء إلى التقويم أسهل من إزالتها. إذا قلت نعم لشيء ما، فأنت في الواقع تقول لا لكل شيء آخر كان بإمكانك فعله في نفس الفترة الزمنية".

تغييرات العمل عن بعد

لقد تغير نظام العمل بسرعة كبيرة خلال الأعوام الماضية، فبين عامي 2019 و 2021، ارتفعت نسبة الموظفين الأمريكيين الذين يعملون عن بعد من 5.7٪ إلى حوالي 18٪، حيث أجبر الوباء الشركات على تغيير نظام العمل، والآن بعد انتهاء الإغلاق الناجم عن الوباء، بدأت بعض الشركات تضغط على موظفيها للعودة إلى مكاتبهم، في حين قامت شركات أخرى يتبني العمل عن بعد رسمياً.

العديد من شركات التكنولوجيا مثل كوين بايز (Coinbase) وأتلاسيان (Atlassian) وإير بي إن بي (Airbnb) قالت إنها ستواصل إعطاء الأولوية للعمل عن بعد أو العمل الهجين حتى بعد انتهاء الوباء.

في عام 2020، غرد توبي لوتكي على تويتر قائلاً أن شركة شوبيفاي ستصبح "شركة افتراضية"، وأنه سيسمح لمعظم الموظفين بالعمل من المنزل حتى بعد انتهاء الوباء، وأكد أن ذلك سيكون نهاية "مركزية المكتب".

As of today, Shopify is a digital by default company. We will keep our offices closed until 2021 so that we can rework them for this new reality. And after that, most will permanently work remotely. Office centricity is over.

— tobi lutke (@tobi) May 21, 2020

لكن التحول الدائم إلى العمل عن بعد أو العمل الهجين دفع الشركات لتبني نهجٍ يتضمن المزيد من الاجتماعات الافتراضية، وهو نحج انتقده العديد من الموظفين كونه غير منتج، واعتبره كثيرون يؤثر على حياتهم الشخصية. أصبح "إجهاد زووم" حالة صحية معروفة خلال الوباء، حيث أبلغ الكثيرون عن شعورهم بالإرهاق والتعب من الاجتماعات الافتراضية.

وفقاً لدراسة أجرتها شركة مايكروسوفت الأميركية عام 2022. أدت الاجتماعات الافتراضية خلال الوباء إلى زيادة الوقت الذي يقضيه الموظفون في الاجتماعات بمعدل 3 أضعاف عما كان قبل الوباء، ولم تكن كل هذه الاجتماعات ضرورية للغاية، وربما أدى الكثير منها إلى إرهاق للموظفين.

الاجتماعات غير ضرورية لا تؤثر على صحة الموظفين النفسية فقط، بل على إنتاجيتهم أيضاً، ما يؤدي لخسائر كبيرة للشركات، فوفقاً لدراسة أجرتها عام 2022، تبين أن إلغاء الاجتماعات غير الضرورية في الشركات التي تضم أكثر من 100 موظف يمكن أن يوفر حوالي مليوني دولار أمريكي سنوياً. وبالنسبة للشركات الكبيرة التي تضم أكثر من 5 آلاف موظف، يمكن أن يساهم ذلك في توفير حوالي 100 مليون دولار أمريكي سنوياً.

في رسالته الإلكترونية إلى موظفي شوبيفاي، قال نجاتيان أن إلغاء الاجتماعات المتكررة غير الضرورية يعني أيضاً تجنب إضاعة الوقت ومنح الموظفين المزيد من الوقت للتركيز على عملهم.