14 تقنية لإدارة الوقت.

يمكن أن يساعدك تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح على إكمال مسؤولياتك اليومية والأسبوعية بفعالية. يمكن أن يساعدك إنشاء جدول زمني في تحديد أولويات المهام المهمة ويساعد في تقليل الوقت لإكمالها لجعلك أكثر إنتاجية، في المقال التالي 14 تقنية لإدارة الوقت.

لماذا جدولة وقتك؟

قد تساعدك جدولة أنشطتك على أن تصبح أفضل مع ممارسات إدارة الوقت الخاصة بك. قد يساعدك استخدام الجدول في تحديد أولويات يومك ومعالجة المهام التي تحتاج إلى أكبر قدر من الاهتمام. يقوم المحترفون في الصناعات المختلفة بجدولة وقتهم لتحقيق الأهداف وتقديم خدمة عملاء عالية الجودة للعملاء الذين يعتمدون على خدماتهم. يمكن أن يساعدك تنظيم وقتك في:

• حافظ على التوازن بين العمل والحياة
• خصص وقتًا كافيًا للمهام الهامة
• اقض مزيدا من الوقت مع عائلتك
• قم بدمج التمارين وأنشطة العافية في روتينك اليومي
• اختر المشاريع التي تهمك أو تلفت انتباهك
• يمنحك رؤى حول تحديد أهداف واقعية يمكنك تحقيقها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا

لماذا تعتبر تقنيات إدارة الوقت مهمة؟

تشير الإنتاجية إلى مقدار ما ينجزه شخص ما خلال فترة زمنية محددة. من المهم أن يكون المحترفون منتجين حتى يتمكنوا من إنهاء عملهم والمساهمة في النجاح الشامل للمؤسسة. في حين أن هذا قد يمثل تحديًا للبعض، فإن تجربة طرق مختلفة لإدارة الوقت قد تساعد في تعزيز الإنتاجية.

تقنيات إدارة الوقت مهمة لمساعدة المهنيين على العمل بكفاءة أكبر. تعزز هذه التقنيات تبسيط يوم العمل والعمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً. نتيجة لذلك، قد يتجنب المحترفون التأخير في عملهم، مما يساعدهم على الاستمتاع بتوازن أفضل بين العمل والحياة.

14 تقنية لإدارة الوقت

ضع في اعتبارك تجربة تقنيات إدارة الوقت هذه لتحسين إنتاجيتك:

1. جرب تقنية بومودورو

فكر في استخدام تقنية بومودورو. يتضمن ذلك ضبط مؤقت لمدة 25 دقيقة والتركيز على مهمة واحدة خلال ذلك الوقت. بمجرد انتهاء الـ 25 دقيقة، ستستمتع براحة لمدة خمس دقائق، ثم كرر العملية.

بمجرد إكمال 100 دقيقة من العمل، قم بتمديد فترة الراحة إلى 15 أو 20 دقيقة. الهدف من تقنية بومودورو هو خلق شعور بالإلحاح وإجبارك على الاسترخاء طوال اليوم ومساعدتك على الشعور بالانتعاش والتحفيز طوال اليوم.

2. امنح نفسك مواعيد نهائية

حدد مواعيد نهائية أو حدود زمنية لمهامك. قد يخلق هذا إحساسًا بالإلحاح ويحفزك على إكمال المهمة. فكر في تعيين حدود زمنية لوقت أقل مما تحتاجه عادةً للمهام لتحفيزك أكثر لإنهاء المهمة بكفاءة.

3. قم بأهم مهمة أولاً

حدد أهم شيء عليك أن تكمله كل يوم، ثم أكمله أولاً. يوفر هذا إحساسًا بالإنجاز الذي قد يحفزك على إكمال جميع المهام الأخرى. يساعدك هذا أيضًا على تجنب الرغبة في تحديد أولويات مهامك الأسهل، مما قد يخلق تحديات وتأخيرات لاحقًا في يوم عملك.

4. استخدم مصفوفة أيزنهاور

حاول استخدام مصفوفة أيزنهاور لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك. قد يساعدك هذا في تحديد موعد يومك. ابدأ بإنشاء قائمة مهام، ثم صنف كل مهمة في إحدى الفئات التالية:

• عاجل ومهم
• ليست عاجلة ومهمة
• عاجل وغير مهم
• ليست عاجلة وليست مهمة

5. قم بعمل قائمة بالمهام التي لا يجب عليك القيام بها

قم بإنشاء قائمة بالأشياء التي لا تحتاج إلى القيام بها حاليًا أو التي تعرف أنها قد تجعلك أقل إنتاجية. فكر في يوم عملك المعتاد، وركز على المهام التي تسبب لك مشكلات إنتاجية في أغلب الأحيان. قد يساعد إعداد القائمة في توفير نقطة مرجعية لتحمل نفسك مسؤولية التركيز فقط على المهام المهمة والإنتاجية.

6. طبق قاعدة 80/20

استخدم قاعدة 80/20 لتنظيم مهامك. طبق هذه القاعدة بالتركيز على إكمال 20٪ من مهامك التي تولد 80٪ من نتائجك. قد يساعدك هذا في إكمال المهام الأكثر تأثيرًا بشكل فعال أولاً.

7. استخدام ميزات الأتمتة

أتمتة سير عملك عندما يكون ذلك ممكنًا. فكر في المهام التي تكملها بشكل متكرر، وفكر في طرق لتقليل عدد مرات إكمالها أو التخلص منها تمامًا.

على سبيل المثال، ضع في اعتبارك استخدام الردود الجاهزة لأنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني لتجنب كتابة الردود نفسها بشكل متكرر. يوفر لك هذا مزيدًا من الوقت للتركيز على مهام أكثر تعقيدًا وفريدة من نوعها.

8. تجميع المهام الخاصة بك

جرب تقنية التجميع عن طريق تجميع المهام المتشابهة معًا وإكمالها في نفس الوقت. الهدف هو التركيز على عدد أقل من المهام لفترات أطول من الوقت، مما يساعدك على العمل بكفاءة أكبر أثناء التبديل من مهمة مماثلة إلى مهمة مماثلة. قد يساعدك هذا أيضًا على التركيز بشكل أفضل لأنه لا يتضمن وقت بدء التشغيل المتكرر والبطء الذي قد تواجهه من خلال التغيير من مهمة واحدة إلى مهمة غير ذات صلة.

9. تتبع وقتك

ضع في اعتبارك مراقبة المدة التي تعمل فيها على مهام معينة أو مهامك التوقيعات بشكل عام. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء جدول بيانات لتتبع المدة التي تتطلبها كل مهمة يدويًا.

قد يكون هناك خيار آخر وهو استخدام تطبيق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك يتتبع نشاط عملك ويبلغ عنه تلقائيًا. قد تساعدك طرق التتبع هذه في تحليل عادات عملك لتحديد الأنماط ووضع استراتيجيات للتحسين.

10. جدولة يومك

خطط لما تريد أن تفعله كل يوم. حدد المهام التي ترغب في تحقيقها، وحدد الأهداف المناسبة لتحقيقها. ضع في اعتبارك القيام بذلك في نهاية كل يوم لليوم التالي أو في بداية كل يوم عمل. قد يساعدك التخطيط ليومك على تجنب التسويف أو نسيان أي مهام.

11. منع وقتك

قم بإنشاء جدول زمني به فترات زمنية مخصصة للمهام الفردية. يجبرك هذا على تحديد كيفية استخدام وقتك ومتى تكمل مهام معينة. ضع في اعتبارك تتبع وقتك أولاً ثم استخدام البيانات لإنشاء جدول الحظر الخاص بك.

12. خطط حول إنتاجيتك

فكر في مستويات طاقتك طوال أسبوع العمل وفي أوقات معينة من اليوم. تتبع مشاعرك وأنماط عملك. استخدم هذه المعلومات لتطوير جدول زمني يجمع بين أكثر المهام تعقيدًا وأوقاتك الأكثر إنتاجية ومهامك الأقل أهمية أو صعوبة مع أيامك وأوقاتك الأقل إنتاجية.

13. تعيين ساعات التركيز

حدد ساعات محددة من يوم عملك للتركيز بشكل كامل على عملك. قم بإزالة مصادر التشتيت قدر الإمكان، مثل كتم جميع الإشعارات أو استخدام سماعات إلغاء الضوضاء. فكر في استخدام تطبيق يحظر جميع مواقع الويب غير المرتبطة بعملك. قد يساعدك هذا على أن تكون أكثر إنتاجية من خلال إجبارك على التركيز على مهامك الحالية فقط.

14. تدرب على قول لا

تجنب الموافقة على الكثير من المسؤوليات. في حين أنه من المهم مساعدة الآخرين عندما تكون قادرًا وأن تكون لاعبًا جماعيًا، فمن الضروري أيضًا أن تكون حازمًا بشأن عبء العمل الخاص بك. كن صريحًا مع زملائك في العمل وارفض طلباتهم عندما تكون غير قادر حقًا على مساعدتهم بسبب حدودك الزمنية.