11 مهارة فعالة لإدارة الوقت

هل وجدت نفسك يومًا ما تستخدم عبارة "ليس هناك ساعات كافية في اليوم"؟ قد يشعر الجميع بهذه الحالة من وقت لآخر، سواء كنت عاملاً أو رائد أعمال مشغولاً أو طالبًا أو أي إنسان آخر في عالمنا سريع الخطى.

هناك أشياء كثيرة في الحياة خارجة عن إرادتك، لكن الطريقة التي تقضي بها وقتك تندرج تحت الأشياء التي تستطيع التحكم بها، إن الخطوة الأولى نحو تعلم كيفية تحسين إدارة الوقت هي إدراك أنها لعبة ذهنية يمكن لأي شخص إتقانها.

ولتحقيق أقصى استفادة من وقتك وتحقيق الحياة التي تحلم بها، يجب عليك إنشاء تحول عقلي في طريقة تفكيرك في إدارة الوقت، لذلك توقف عن التفكير في أن إدارة الوقت خارجة عن إرادتك. صحيح أنه لا يوجد سوى عدد محدود من الساعات في اليوم، ولكن يمكنك تطوير مهارات إدارة الوقت لتركيز انتباهك على ما يهم حقًا، استخدم هذه الطرق الإحدى عشر لتحسين إدارة الوقت، للسماح لعقلك بالتركيز على النتائج ذات القيمة الأعلى دون الانجراف في اللهو والتسلية.

وجه تركيزك

حيثما يتجه التركيز، تتدفق الطاقة. واعلم أنه يجب أن تتوافق أهدافك اليوم مع الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها لتحقيق هذه الأهداف في هذا اليوم، وإذا كانت المهام التي تحتاج إلى إكمالها لا تتماشى مع ما يهمك حقًا فلن تجد الوقت الكافي للقيام بها. هذه هي المنهجية الكامنة وراء أسلوب التخطيط السريع من خلال التركيز على النتيجة.

ما رأيك في أهدافك النهائية؟ فإذا قمت بإدراج العديد من الأهداف، فتوقف قليلاً، فإن القائمة الكبيرة من الأهداف هي نفسها عدم وجود أهداف، اسأل نفسك ما هي الإجراءات التي تؤدي إلى نتائج قيّمة أكثر؟ وما النتائج التي تلبي رغباتي الحقيقية في الحياة؟ فبمجرد أن يكون لديك اتجاه للتحرك ستحصل على فكرة أفضل عن الأعمال التي تستحق اهتمامك والأعمال التي لا تستحق اهتمامك.

قسم مهامك

تبدأ مهارات إدارة الوقت الأفضل بالتركيز على ما تريده حقًا سواء كان ذلك يقوي علاقاتك أو يسرع حياتك المهنية أو لتبدأ عملك الخاص أو لتعيش بأسلوب حياة أكثر صحة، ثم قم بإنشاء أهداف أصغر تؤدي جميعها إلى النتيجة النهائية المرجوة.

فإن معظم توترك هو لأنك تفكر في أشياء كثيرة في وقت واحد، فإذا كنت تواجه عددًا هائلاً من المهام حول نتيجة ما، فتذكر أنه يمكنك إنشاء قوائم مهام أفضل عن طريق تقسيم جميع المهام ذات الصلة إلى مجموعات أصغر بحيث يسهل إدارتها ومعالجتها. وبهذه الطريقة يمكنك تصور وتحديد الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى هدفك بشكل أفضل.

حدد أولوياتك

كيف تعرف إلى أين توجه طاقتك لترى النتائج التي تريدها؟ وكيف تعرف ما إذا كنت تعمل حقًا نحو تحقيق أهدافك الأساسية؟ لتعرف ذلك قم بإجراء تدقيق لأهدافك الأساسية فحاول أن تراقب أنشطتك لمدة أسبوعين، مع تدوين الأهداف الأساسية التي ترتبط بها أفعالك وراقب بتمعن أثناء تقييمك لكيفية الاقتراب من أهدافك.

فمجرد تدوين التقدم الذي تحرزه لعدة أسابيع، قم بإلقاء نظرة موضوعية على الطريقة التي قضيت بها وقتك ثم حاول التخلص من أي نشاط غير مرتبط بأهدافك الأساسية، واستبدل بعض الأنشطة التي لا تخدم أهدافك مثل استبدال التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي بشكل متكرر بشيء يخدم خطتك النهائية كطهي وجبات صحية أو ممارسة الرياضة بانتظام. وبعد عدة أسابيع من التدريب ستجد أنك قد أحرزت تقدماً ملحوظاً في إدارة وقتك.

حدد أهدافك الذكية

حاول أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومثبتة ضمن إطار زمني محدد، وكن واضحًا مع النتيجة التي تخطط لتحقيقها وحدد الوقت اللازم للوصول إلى هدفك. مثال عن ذلك، بدلاً من إخبار نفسك أنك تريد إنقاص وزنك هذا العام، حدد هدفًا واضحًا وقل سأنقص وزني رطلاً واحداً في الأسبوع، أو خمسة أرطال في الشهر، ولا تنس أن تكون واقعيا. وإذا أخبرت نفسك أنك ستنتقل من مدير متوسط ​​إلى مدير تنفيذي في شركتك، فهذا هدف رائع يجب تحديده، لكن عليك أن تدرك أنه في الواقع قد يستغرق ذلك أكثر من ستة أشهر.

فإذا كنت قد حددت نتائجك، وكنت واضحاً حول ماهيتها ولماذا تريدها، يمكنك الآن الحصول على التركيز الموجه الذي تحتاجه لتحقيقها. ليس ذلك فحسب بل ستشعر بإحساس أكبر بالإنجاز عندما تحقق أهدافك. لذلك ضع أهدافًا ذكية لتحسين إدارة الوقت.

تعلّم أن تقول لا

يجب أن تتعلم متى تقول لا لتحسين إدارة الوقت، فإن أحد العناصر الحاسمة في تعلم كيفية تحسين إدارة الوقت هو الشعور بالراحة عند قول "لا" للأشياء التي لا تساعدك في الوصول إلى أهدافك. فعندما تقول "لا" لشيء لا يضيف حقًا قيمة إلى حياتك أو يدعم قيمك أو أهدافك الأساسية، فأنت تقول نعم لشيء آخر وهو قضاء بعض الوقت مع العائلة أو ممارسة الرياضة أو حتى النوم الذي تشتد الحاجة إليه.

وإذا كان قول "لا" لشيء يبدو صعبًا، ففكر في وقت قلت فيه على مضض "نعم" لشيء ما ثم ندمت عليه فيما بعد. ففي النهاية، إما أن تقوم بالمهمة على مضض حتى لو لم يكن لديك الوقت أو الموارد للقيام بها، أو أنك قمت بالمهمة لأنك كنت ملتزماً أكثر من اللازم. إن قول لا في المقام الأول هو أسهل كثيرا ويوفر لك الوقت للتركيز على ما يهم حقا لك.

قلل من مصادر الإلهاء

فكر في تقليل الأشياء التي تشتت وقتك، كطريقة أخرى لقول "لا"، إذن ما هو الشيء الذي يشتت انتباهك؟ البريد الإلكتروني أم وسائل التواصل الاجتماعي؟ مهما كان الأمر، لابد من قول "لا" لتتخلص من الإلهاء والتوتر الذي يصاحبها. وحاول الابتعاد عن مواقع التواصل إذا كان لا بد من ذلك، فضع إشعار "بالخارج" أو "عدم الإزعاج" في حساباتك، فإن وقتك لك لذا تحكم في مساحة عملك ووقتك حتى تكون منتجًا.

وغالبًا ما نسمح لأنفسنا بأن نفقد التركيز وأن يتم مقاطعتنا فنشعر بمشاعر غير مريحة مثل الملل أو الإحباط أو قلة الاهتمام، إن هذه الاستجابات مكتسبة ومسببة للإدمان، ويمكننا تعلم التغلب عليها وتغيير سلوكنا من خلال توظيف مهارات إدارة الوقت الفعالة. لذلك حاول أن تقلل من اللهو لتحسن إدارة وقتك.

قلل من الإجابات الفورية

إذا كنت تواجه مشكلة في قول "لا" فإن إحدى أفضل الطرق لتحسين إدارة الوقت هي التوقف عن الرد الفوري، فكر في الأمر، فكثيرًا ما يطلب منا الناس فعل شيء ما ونقول نعم على الفور، ويكون لدينا عمل آخر يجب القيام به، فبدلًا من الرد فورًا وتقديم رد ستندم عليه لاحقًا ابتعد عن البريد الإلكتروني أو أخبر الشخص الذي ستحتاج إلى التفكير معه، وحاول ألا تلتزم على الفور لمدة شهر واحد. وبدلاً من ذلك خذ وقتًا وتأكد من أنك تلتزم فقط بالمهام أو الأنشطة التي تدعم قيمك وأهدافك الأساسية. وإذا طلب منك شخص ما أن تفعل شيئًا لا يتوافق مع تلك القيم والأهداف فكن جريئًا وارفض بأدب. وفي نهاية الشهر قيم ما فعلته، كم من الوقت وفرت؟ وإلى أي مدى شعرت بالرضا تجاه ما أنجزته؟

حمل نفسك المسؤولية

كل مهارات إدارة الوقت في العالم لا تساوي شيئًا إذا لم تحاسب نفسك. لنفترض أنك تريد تقوية علاقتك مع شريكك، وقررت استخدام ساعة من يومك لمنح هذا الشخص الاهتمام الذي يستحقه، ولكن أثناء جلوسك هناك يهتز هاتفك في جيبك، ماذا ستفعل؟ فبدلاً من التحقق من هاتفك حافظ على التزامك بالنتيجة المستهدفة ألا وهي علاقة أكثر صحة وعاطفية مع الشخص الذي تحبه، وامنح شريكك الاهتمام الذي يستحقه. فمن خلال الاستمرار في التركيز على هدفك النهائي والسماح للمحادثة الهاتفية بالانتظار لمدة ساعة أو أكثر ستحصل على النتيجة التي هي أقصى حد لقيمك الأساسية وستمنحك تحقيقًا أكثر مما يمكن أن يتحقق من هاتفك على الإطلاق. لذلك كن مسؤولاً عند العمل على إدارة الوقت.

استخدم قاعدة العشرين دقيقة

استعد للتعامل مع المهمة التي تريد إنجازها واضبط المنبه لمدة 20 دقيقة، حتى يرن المنبه، أعط هذه المهمة كل ما لديك خلال العشرين دقيقة دون أي إلهاء، وعندما يرن المنبه قرر ما إذا كنت ستنهي المهمة الآن أم أنك تحتاج إلى المزيد من الوقت، ثم خذ استراحة قصيرة وبعدها عد إلى هذه المهمة، وكرر العملية حتى تكتمل المهمة. حيث يساعدك إنجاز مهامك في هذه الأجزاء المكونة من 20 دقيقة على جذب نفسك إلى العمل حسب الحاجة، وبمرور الوقت ستتمكن من تطبيق هذه الطريقة بمفردك دون مساعدة جهاز التوقيت.

الاستعانة بمصادر خارجية

هل تريد أن تكون الأفضل فعالية؟ عليك أن تعلم أن مهارة الاستعانة بمصادر خارجية هي مهارة حاسمة يجب على كل رائد أعمال ناجح والرئيس التنفيذي إتقانها، وكذلك أنت حاول أن تتقنها وقم بتفويض المهام الصغيرة إلى شخص آخر.

مثلاً، إذا كنت تركز بشدة على إكمال قائمة عملاقة من المهام الصغيرة غير الهامة كل يوم، فلن تتمكن من التركيز على أهدافك الأكبر ومهامك الأساسية، فمن المفيد أن تتذكر أنه من خلال التفويض كلما أمكن، فإنك تساعد نفسك على النمو لأنك تمنح نفسك فرصة أكبر لتولي المهام الأهم والأكثر تحديًا بنفسك، ويمكنك تفويض شخص آخر للتعامل مع المهام اليومية الأصغر في قائمة المهام الخاصة بك.

خذ استراحة

إذا كان هذا يبدو غير بديهي فهو ليس كذلك، فإن أنجح الناس في العالم يعرفون أهمية الاستراحة من وقت لآخر، حيث يلعب Warren Buffettعلى الجسر ويمارس العزف على القيثارة في أوقات فراغه. تمارس Oprah Winfrey التأمل، وSimon Cowell يتسلق الأشجار ويشاهد الرسوم المتحركة، إذن فالنقطة المهمة هي أنه في بعض الأحيان يكون أفضل شيء يمكنك فعله هو منح عقلك استراحة من المهمة التي تقوم بها. لذلك خذ استراحة لتحسين مهارات إدارة الوقت. وسواء كنت تقضي إجازة في هاواي أو تمشي وقت الغداء حول مبنى مكتبك، فإن أخذ قسط من الراحة يمنح عقلك فرصة لإعادة النشاط، فإن ذلك في الواقع يزيد من الإبداع والتركيز ويؤدي إلى حل المشكلات بشكل أفضل. وإذا كنت تتساءل عن كيفية تحسين إدارة الوقت وتشعر أنك جربت كل شيء، فابتعد لمدة دقيقة أو دقيقتين ثم ستعود بتركيز متجدد وحيوية مضاعفة.

عزيزي القارئ تعتبر مهارات إدارة الوقت الفعالة كثيرة الأهمية لبناء حياة أكثر سعادة وأكثر إرضاءً، لأنك ستتمكن من التركيز وتحقيق النتائج التي ترضي شغفك. عزيزي تخيل هذا الشعور القوي بالراحة الذي يأتي مع تحقيق ما حققته فهذا الشعور في متناول يدك طالما أنك تلتزم باستعادة وقتك والعمل على تحقيق هدفك النهائي.