5 عادات أثناء مكالمات الفيديو تدمر اجتماعاتك: احذرها

هل واجهت لحظات محرجة في الأسابيع القليلة الماضية أثناء مكالمات الفيديو الخاصة باجتماعاتك؟ ما لم تكن تعمل بالفعل من المنزل قبل أيام الإبعاد الاجتماعي، ربما كان عليك التكيف مع الاجتماعات ذات بُعد. مكنت التكنولوجيا العديد من الشركات من ضمان استمرارية الأعمال، لذا كان الاتصال بالفيديو أداة حاسمة لذلك.

مكالمات الفيديو تجمع الفرق البعيدة سوياً، فهي تساعد الفرق على تحقيق هدف مشترك، كذلك تعلم مهارات جديدة وتكوين صداقات جديدة. يمكن أن يكون العمل عن بُعد معزولاً. وغالباً ما تكون مكالمات الفيديو بمثابة شريان الحياة لتحقيق الإنجاز الاجتماعي.

يقول مارلي ويلغمود - Marli Welgemoed، مؤسس ديسك تو ريموت، إن وجودك في هذه المكالمات يمكن أن يكون مفيداً في تحقيق أهداف الشركة، لكنه أشار إلى أن هناك عادات سيئة يمكن أن تتجاهل المحادثة تماماً وتجعل الحضور يشعرون بالإحباط. من فحص هاتفك باستمرار إلى نسيان كتم صوت الميكروفون.

ومن منطلق ذلك قدم موقع Ladders، المتخصص في الحياة العملية والمهنية، عادات لمكالمات الفيديو يجب تجنبها خلال الاجتماعات ذات بُعد.

1. عدم وجود أجندة:

من السهل جداً أن تحيد اجتماعات الفيديو عن الموضوع أو تطول وقتاً طويلاً لدرجة أنه لم يعد بإمكان أي شخص الانتباه. يحدث هذا عادة عندما يتم إعداد اجتماع فيديو بدون جدول أعمال واضح وموجز - وجود جدول أعمال هو المفتاح لإجراء اجتماع الفيديو بشكل فعال والحفاظ عليه على وتيرة. من المتوقع إجراء بعض الدردشات العامة والترحيب بها، لكن هناك نقطة ما تحتاج عندها إلى بدء العمل! لذا يوصي بإبقاء جدول الأعمال على الشاشة خلال الاجتماع.

2. عدم وجود عملية تبادل أدوار:

إذا لم تقم بإعداد عملية لتبادل الأدوار في الكلام، فسينتهي بك الأمر باستمرار بقطع بعضكما البعض عن طريق الصدفة ويمكن أن يكسر بالفعل تدفق الاجتماع. لذا لابد أن تطلب من أعضاء الفريق رفع أيديهم ليأخذوا دورهم للتحدث، كذلك كتم صوت الجميع وتأكد من متابعة الأشخاص.

3. البيئات المشتتة للانتباه:

العديد من المهنيين يتلاعبون الآن بمطالب مثل الأبوة مع واقع العمل من المنزل. في ظل هذه الظروف، فإن عدم وجود إعداد مثالي لمساحة العمل أمر مفهوم تماماً. ومع ذلك، فإن العثور على مكان حيث يمكنك التركيز أثناء مكالمات الفيديو أمر بالغ الأهمية. لذا ابدأ بالحصول على منطقة هادئة ومضيئة، في مكان مشرق، حيث يمكنك التركيز.

4. تعدد المهام:

أنت لا تخدع أي شخص عن طريق التحقق من هاتفك أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، لذا تجنب إغراء القيام بأشياء أخرى أثناء إجراء مكالمة فيديو. قد يكون من المغري التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو إنهاء مهمة سريعة في مكالمة فيديو نظراً لأن كل شيء في متناول اليد بسهولة، لكن هذا التشتت يظهر أنك لست مركزاً أو حاضراً ويؤذي فهمك للمحادثة.

5. الحفاظ على الميكروفون الخاص بك طوال الوقت:

إن إبقاء الميكروفون قيد التشغيل عندما لا تتحدث يؤدي إلى تشتيت انتباه الحضور الآخرين- خاصة إذا كان الجميع يفعل ذلك في نفس الوقت. قد تعتقد أنه لا يوجد ضوضاء في الخلفية من حيث تتصل، لكن الميكروفونات حساسة بشكل لا يصدق وتلتقط الكثير. لذا يجب الحفاظ على الميكروفون الخاص بك طوال الوقت في حالة كتم الصوت حتى لا تزعج الآخرين، لا تفتحه إلا إذا كان عليك الدور في الحديث فقط أو إذا طٌلب منك الحديث.