أشهر الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني في العمل

هناك العديد من الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، هذه الأخطاء قد تتسبب في ترك انطباع سيئ لدى العملاء تجاه شركتك، وهو ما قد يؤثر سلباً على قرارهم بالتعامل مع شركتك. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على أشهر الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني في العمل.

أهمية كتابة بريد إلكتروني احترافي للعمل

من جوانب أهمية كتابة بريد إلكتروني احترافي للعمل ما يلي:

• تطوير علاقات أقوى: المفتاح لتطوير علاقات دائمة مع الآخرين هو جعل التعامل معك تجربة شخصية. يريد عملاءك، مثلاً، أن تقدرهم شركتك، ومن خلال إرسال رسائل بريد إلكتروني مكتوبة بشكل احترافي يتضمن لمسة شخصية، يمكنك تقوية الرابطة القوية بالفعل التي تربطك بعملائك المنتظمين.
• إشراك العملاء في عملك ومُستجداتك: من خلال الانضمام إلى قائمة المشتركين في الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني، يصبح عملاؤك جزءًا من مجموعة "في" شركتك. تعمل رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل احترافي على إبقاء عملائك على اطلاع بأحدث العروض الترويجية، فضلاً عن تقديم منتجات وخدمات جديدة. يستمتع أكثر من 90٪ من المستهلكين في الولايات المتحدة بتلقي رسائل بريد إلكتروني ترويجية من الشركات التي يجرون الأعمال معها بشكل منتظم.
• بناء الثقة: يساعدك البريد الإلكتروني الاحترافي للأعمال أيضًا على اكتساب مستوى جيد من الثقة سواء على مستوى أصحاب العمل والمديرين والزملاء، أو على مستوى العملاء، حيث يستطيع البريد الإلكتروني الاحترافي الذي يُقدّم لعملائك دومًا معلومات جديدة ويروي تعطشهم للمعرفة تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء منتظمين ودائمين.

أخطاء شائعة عند كتابة البريد الإلكتروني

هناك العديد من الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، هذه الأخطاء قد تتسبب في ترك انطباع سيئ لدى العملاء تجاه شركتك، وهو ما قد يؤثر سلباً على قرارهم بالتعامل مع شركتك. من هذه الأخطاء الشائعة ما يلي:

• التحقق من رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت: أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها هو الوقوع في فخ التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك طوال الوقت. التواجد في بريدك الوارد طوال اليوم، وكل يوم، قد يخلق لديك شعوراً بالحاجة إلى الرد على الفور، قد تتعجل في كتابتك، أو ترغب في إنهاء الردود الخاصة بالبريد الوارد بأسرع ما يمكن، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة خطر ارتكاب خطأ. بدلاً من ذلك، تأكد من أنك تكتب وترد فقط خلال ساعات محددة من اليوم.
• إهمال موضوع البريد: يُعدّ عدم كتابة سطر في خانة  "موضوع البريد" دقيق أو حقيقي، أو تركه فارغًا تمامًا، من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني خاصة بالعمل. سطر الموضوع موجود لمساعدة الجميع في البقاء على دراية بما يدور حوله المحتوى والرسالة الواردة إليهم، لا سيما تحديد ما إذا كان مهماً فتحها الآن أم لا. تحتاج إلى التأكد من أنك تملأ هذا بدقة، وبصدق حتى لا يكون مضللاً، ويجب أن يحدد محتوى بريدك الإلكتروني بشكل صحيح.
• عدم الاختصار في محتوى البريد: لا يوجد أي شخص في مكان العمل لديه الوقت لقراءة بريد إلكتروني مُكون من آلاف الكلمات ويستغرق وقتًا طويلاً للوصول إلى صلب الموضوع. سيرى شخص ما هذا النوع من الرسائل الإلكترونية الطويلة وسيبدأ في قراءتها سريعًا، مما يعني أنه من المحتمل أن يفوتهم المعلومات المهمة. تأكد من أنك مختصر ودقيق بنسبة 100٪، وبشكل عام، كلما كانت رسائلك الإلكترونية أقصر، كان ذلك أفضل.
• استخدام الاختصارات والرموز التعبيرية: ما يجب معرفته أنه قد لا يستخدم الجميع الرموز التعبيرية، ولا يعرف الجميع أو يفهم معنى كل اختصار مفرد، لذلك من أجل التواصل بشكل فعال، تأكد من كتابة كل الكلمات بالكامل لتجنب أي أخطاء في فهم الرسالة.
• عدم الكتابة بمعيار مهني: على الرغم من أنك قد لا تكون كاتبًا محترفًا، فإن هذا لا يعني أنه لا يمكن كتابة رسائلك الإلكترونية وفقًا لمعايير مهنية. هناك الكثير من الأدوات والخدمات المتوفرة عبر الإنترنت لمساعدتك في إنشاء أفضل محتوى عالي الجودة.
• استخدام طريقة كتابة خاطئة: ستكون الطريقة التي تتحدث بها مع زملائك عبر البريد الإلكتروني مختلفة عن الطريقة التي تكتب بها إلى مديريك أوعملائك. هذا الاختلاف يحتاج إلى أن ينعكس في طريقة الكتابة الخاصة بك. القدرة على نقل الصوت المناسب في كل مرة من خلال نص مكتوب مهارة، لكنها مهارة ضرورية إذا كنت تريد أن تُحقق أفضل وأقوى تواصل ممكن.
• الرد بالخطأ على الجميع: يُعدّ هذا الأمر من أهم الأخطاء الشائعة في البريد الإلكتروني التي يجب تجنبها، وهو يحدث بشكل عام عند الرد على عجل. من الجيد دائمًا أن تأخذ وقتك عند الرد على رسالة بريد إلكتروني مهمة، فإذا كانت الرسالة تحتاج منك إلى الرد على شخص واحد فلا يجب أن تُرسل ردك على جميع الأشخاص المُشاركين في الرسالة.
• نسيان إضافة المرفق: من الأخطاء الشائعة أيضاً أن تكتب في موضوع بريدك كلمة "مرفق" أو "إرفاق" ولكنك لم تقم بإرفاق ملف فعليًا. يمكنك تجنب هذا الخطأ عن طريق إرفاق الملف بمجرد ذكره في البريد الإلكتروني. من الأخطاء أيضاً، إضافة مرفق خاطئ، يحدث هذا بالصدفة البحتة أو عندما تكون في عجلة من أمرك. خذ وقتك للتأكد من تحديد المرفق الصحيح، حتى لا تكون سبباً في حدوث خطأ فادحًا.
• عدم وضع التحية الأساسية: يبدو أن إرسال أول رسالة بريد إلكتروني في محادثة بدون تحية أساسية أمر فظ. يمكن أن تكون التحية رسمية أو غير رسمية، اختيار نوع التحية سيُحدد النبرة المناسبة للرسالة.
• إرسال بريد إلكتروني عندما تكون غاضباً: إذا تلقيت بريد إلكتروني تسبب في جعلك غاضباً ودفع الدماء في رأسك، فالنصيحة الأساسية هنا هي ألا ترد قبل أن تهدأ، كذلك لا تكتب أبداً بريداً خاصاً بالعمل عندما تكون غاضباً لأنك أنهيت للتوّ شجاراً كبيراً مع زوجتك أو أحد أبنائك. قدرتك على التركيز وانتقاء الكلمات حين الغضب تكون أقل من المعتاد منك بدرجة كبيرة. مما يجعل بريدك عُرضة للمزيد من الأخطاء. ببساطة، لا تفعل هذا أبداً، وانتظر حتى تهدأ تمامًا.
• الكتابة باستخدام مفتاح Caps Lock الخاص بك/ إذا كنت تكتب بريداً باللغة الإنجليزية، فتذكر أن استخدام الكتابة بالأحرف الكبيرة يحدث أحيانًا للتأكيد على كلمات معينة، لكن كتابة رسالة كاملة بالأحرف الكبيرة تعتبر صراخًا في العديد من الثقافات، لذا تجنب القيام بذلك. بدلاً من ذلك، يمكنك جعل الجزء الذي تريد التأكيد عليه غامقًا.