خطاب الاقتراح..ما هو وكيف يُمكن كتابة خطاب اقتراح فعّال؟

خطاب الاقتراح هو مستند احترافي يُقدم أفكار عملك إلى متلق مهم له دور في صنع القرار. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على خطاب الاقتراح وبعض النصائح التي تُمكنك من كتابة خطاب اقتراح فعّال ومؤثر يُحقق أهدافك منه.

ما هو خطاب الاقتراح؟

خطاب الاقتراح هو مستند احترافي يُقدم أفكار عملك إلى متلق مهم له دور في صنع القرار. يمكن أن يقدم خطاب الاقتراح فكرة مبدئية لمحاولة إقناع المستلم بقراءة مستند كامل يحتوي على معلومات داعمة، أو يمكن أن يكون خطاب الاقتراح يتضمن الاقتراح كاملًا نفسه.

مصطلح "خطاب الاقتراح" في الواقع له معان متعددة. فيما يلي الإصداران الأكثر شيوعًا لخطاب الاقتراح:

• خطاب تغطية موجز يعمل كمقدمة رسمية للعميل المحتمل. تُظهر هذه الرسالة للقارئ أنك تفهم احتياجاته، وتسلط الضوء على بعض عوامل التفاضل الرئيسية التي تجعلك الخيار الأفضل لتلبية هذه الاحتياجات، خلال هذه التغطية الموجزة أنت تهدف أن تثير فضول القارئ بما يكفي لقراءة اقتراحك الكامل.
• خطاب يعمل كمقترح بحد ذاته: سترى هذا النوع في أغلب الأحيان مع المشاريع الصغيرة والعملاء غير الرسميين.

أهمية خطاب الاقتراح

خطابات الاقتراح مهمة لأنها عادة ما تكون أول انطباع لدى المستلم عنك وعن عملك. ستزيد الرسالة الواضحة والمؤثرة من احتمالية تفضيل جمهورك لمقترحك والمضي قدمًا فيه. يمكن اعتبار أن خطاب الاقتراح بمثابة وثيقة تمهيدية مقنعة تهدف إلى إثارة اهتمام القارئ بما يكفي لاكتشاف المزيد.

يمكن استخدام خطابات الاقتراح لمجموعة متنوعة من المساعي، بما في ذلك الرغبة في دعم مشاريع الأعمال الصغيرة، من خلال طلب قرض أو اقتراح خطة تسويق جديدة لمديرك. يمكن أيضًا إرسال خطابات الاقتراح كمقدمة موجزة لاقتراح أعمال أكبر وأكثر تفصيلاً، مثل منحة حكومية لمشروع بحثي.

نصائح لكتابة خطاب اقتراح فعّال ومؤثر

إذا كُنت تود كتابة خطاب اقتراح فعّال ومؤثر فيُمكنك الاستعانة بالنصائح التالية:

• قدّم نفسك وقدم معلومات أساسية: الهدف من تقديم مقترحك هو جذب اهتمام القارئ. يجب أن تتضمن هذه الفقرة معلومات أساسية عن شركتك ونظرة عامة على الموضوع لتوضيح ما سيقرأه المستلم. إذا كنت تتابع اجتماعًا، فاذكر الاجتماع باختصار في البيانات الافتتاحية للسياق. إذا كان لعملك علاقة بالفعل بمستلم رسالتك، فاذكر ذلك أيضًا.
• اذكر الغرض من الاقتراح: الغرض من الاقتراح هو ما تنوي تحقيقه، أو ما هي المشكلة الموجودة التي تنوي إصلاحها. سيوفر اقتراح ترتيب العمل تفاصيل واضحة وشروطًا أساسية للترتيب، في حين أن اقتراح إعادة تصميم موقع ويب للشركة سيناقش فهمك لمشكلات مواقع الويب الحالية الخاصة بهم.
• تحديد أهدافك وغاياتك: صف النتائج طويلة المدى التي تخطط لتحقيقها والأهداف التي ستضعها للوصول إلى هناك. كن واضحًا جدًا وقم بتضمين أرقام محددة إن أمكن. على سبيل المثال، بدلاً من "سنزيد إنتاجيتنا بشكل كبير من خلال هذا القرض" ، قد يُمكنك كتابة: "سنزيد إنتاجيتنا بنسبة 40٪ خلال العام المقبل بمبلغ القرض الذي طلبناه. وسنزيد إنتاجيتنا من خلال إضافة ماكنتين جديدتين وأربعة موظفين إضافيين"؟
• تحديد احتياجات العمل الرئيسية للعميل: يبدأ خطاب الاقتراح القوي بموضوع يفكر فيه العميل المحتمل بالفعل، مثل: احتياجات أعمالهم. ما هو التحدي الذي يجعلهم يبقون مستيقظين في الليل؟ ما الأشياء التي تجعلهم قلقون؟ لماذا يطلبون مقترحات في المقام الأول؟ إذا كنت تستخدم هذه المعلومات في خطاب الاقتراح الخاص بك، فإنك هنا تنضم إلى المحادثة التي تدور في رؤوسهم بالفعل. لا توجد طريقة أفضل لجعل العميل المحتمل يشعر بأهمية خطاب الاقتراح الخاص بك.

• التوصية بحل يلبي احتياجات العميل: بمجرد تحديد احتياجات العميل، فقد حان الوقت لتحديد الحل الذي ستوصي به لتلبية هذه الاحتياجات. استخدم هذه الفقرة لمنح القارئ نظرة عامة واسعة على النتيجة أو النتائج الإيجابية التي يبحث عنها. تذكر أنه لن يدفع أحد نقودًا جادة لمجرد الحصول على موقع ويب جديد رائع؛ لكنهم يدفعون لأنهم يريدون ما يمكن أن يُحققه هذا الموقع الجديد لأعمالهم، مثل: المزيد من العملاء، والمبيعات، والمزيد من الانتشار والتعرف على العلامة التجارية. يُمكنك ترك التفاصيل الدقيقة لاقتراحك الكامل، ولكن استخدم هذه الفقرة لتحديد الحل وربطه بمزايا العمل الملموسة.
• اشرح منهجك الأساسي: بعد وصف الحل الذي تقدمه، خصص دقيقة لشرح كيف ستنفذ هذا الحل. تذكر أن خطابات الاقتراح هي الأكثر فائدة للمشاريع الكبيرة والمعقدة. لذا، يكون من الجيد إعطاء العملاء فكرة عن كيفية سير الأمور. من المحتمل أن يتكون الحل الموصى به من مجموعة من الخدمات التي، عند إجرائها معًا، تحقق الحل. استخدم هذه الفقرة لتسليط الضوء على الخدمات الرئيسية المعنية ووصف ما سيحدث ومتى.
• اذكر بعضاً من أهم المميزات لديك: لماذا يجب على العميل أن يقبل خطاب الاقتراح الخاص بك بدلاً من أي شخص آخر؟ إن فهم احتياجات العملاء والتوصية بالحل المناسب قد لا يكون كافيًا، لكن القيمة الفريدة التي تقدمها للمشروع هي التي تُبرم الصفقة حقًا. سيوضح اقتراحك الكامل هذا بالتفصيل. استخدم خطاب الاقتراح لتسليط الضوء على بعض من أهم العوامل التي تجعلك الاختيار الأمثل. نظرًا لأن هذا يميل إلى أن يكون فقرة أطول، يمكنك تقسيم كل عامل قوة أو ميزة بنقاط نقطية لتسهيل قراءة الأشياء.
• أنهي الخطاب بدعوة إلى العمل: يجب تضمين عبارة قصيرة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ما. امنح القارئ إجراءً مباشرًا يتخذه إذا رغب في المتابعة.