دليلك لكتابة خطاب التوصية بنجاح

هل تساءلت يومًا عن كيفية ظهور ممارسة كتابة الرسائل؟ كانت الرسائل واحدة من أولى أشكال التواصل عبر العائلة والأصدقاء وفي العمل، واستمرت في الوجود منذ ذلك الحين. في هذا المقال دليلك لكتابة خطاب التوصية بنجاح.

ما هو خطاب التوصية

تعتبر كتابة الخطابات من أكثر النماذج المفيدة التي يتم تعلمها واستخدامها لأسباب مختلفة. هناك عدة أنواع من الخطابات، كل منها له شكله وأسلوبه الخاص.

كتابة الرسائل ليست مجرد إنجاز زخرفي. حتى اليوم، يُنظر إلى كتابة خطاب التوصية على أنها مهارة ضرورية يجب على كل فرد اكتسابها.

نصائح حول خطاب التوصية

1. إنشاء خطاب جديد لكل توصية

بينما قد يكون من المفيد أن يكون لديك نموذج أساسي، تأكد من تخصيص كل حرف بتفاصيل محددة تسلط الضوء على مؤهلات المرشح.

2. مراجعة السيرة الذاتية

قبل أن تبدأ الكتابة، راجع السيرة الذاتية للمرشح أو الطالب للحصول على نظرة عامة كاملة عن أنواع الخبرات التي مروا بها في وظائف أخرى. يمكن أن يساعدك الفهم الكامل لخلفياتهم في كتابة خطاب أكثر شمولاً يتناول نقاط قوتهم وأهدافهم المحددة التي يعملون من أجلها. يمكنك أيضًا البحث عن أي مجالات قد تحتاج إلى تحسين واقتراح تعديلات على المرشح أو الطالب.

3. اطلب بعض النقاط

لتوفير الوقت والتأكد من لمس النقاط التي يشعر المرشح بأنها الأكثر أهمية للمنصب، أقترح أن يقدموا لك قائمة بالنقاط أو بضع فقرات يمكنك الرجوع إليها. قد يزودونك بمسودة الخطاب الذي تراجعه بكلماتك الخاصة.

4. إعداد قائمة الصفات

أثناء قيامك بمراجعة السيرة الذاتية والوصف الوظيفي، قم بتجميع قائمة بالصفات والإنجازات التي تعتقد أنها تسلط الضوء على مؤهلات المرشح. يمكنك أيضًا أن تطلب من المرشح مشاركة أصوله الأكثر قابلية للتسويق لنوع العمل الذي يريد القيام به، خاصة تلك التي ربما تكون قد لاحظتها في المنصب الذي كان لديه أثناء العمل معك.

5. قدِّم تعريفًا بنفسك

من الجيد عادةً تقديم نفسك في الأسطر القليلة الأولى من الرسالة. اكتب جملة موجزة أو جملتين تشرح فيه موقفك وعلاقتك بالمرشح. على الرغم من أنه ليس من الضروري التعمق في تاريخك، إلا أن هذا سيساعد في تقديم سياق الرسالة وشرح سبب كونك في وضع جيد لتوصية هذا الشخص.

نموذج خطاب توصية جاهز

هناك أجزاء معينة من خطاب التوصية تظل كما هي. يشمل:

• عنوان المرسل
• التاريخ
• التحية
• نص الرسالة
• الخاتمة
• التوقيع

عنوان المرسل

يجب ذكر العنوان البريدي الكامل للكاتب في بداية الرسالة على الجانب الأيسر من الورقة. يتيح ذلك للمستلم معرفة من أين كتبت الرسالة.

تاريخ

التاريخ مكتوب أسفل عنوان المرسل مباشرةً، ويتيح للمستلم معرفة وقت كتابة الرسالة بالضبط. يمكن كتابة التاريخ بأي من الطرق التالية:

• 4 يوليو 2022
• 4 يوليو 2022
• 4/6/2022
• 4-6-2022
• 4.6.2005

التحية

تعتمد التحية على العلاقة بين المرسل والمتلقي.

بالنسبة لأفراد عائلتك وأصدقائك، يمكن أن يكون أبي العزيز، أعز صديق لي، عمي العزيز، أمي العزيزة، إلخ.

لرجال الأعمال، يمكن أن يكون سيدي العزيز، السادة الأعزاء، سيدي / سيدتي، إلخ.

نص الرسالة

الرسالة التي تريد نقلها مذكورة في نص الرسالة. ومع ذلك، يعتمد الأسلوب على نوع الرسالة التي تكتبها. يختلف أسلوب الرسالة الودية تمامًا عن أسلوب خطاب العمل أو الخطاب الرسمي، ولكن هناك بعض النقاط التي تنطبق على كل من الرسائل الرسمية والرسائل غير الرسمية.

بشكل عام، عندما تقوم بصياغة نص رسالتك، تأكد من تقسيمها إلى فقرات قصيرة، وفقًا للتغيير في الموضوع. استخدم لغة بسيطة ومباشرة يسهل فهمها. ضع كل نقاطك بترتيب منطقي. انتبه لعلامات الترقيم الخاصة بك؛ سيؤدي الترقيم غير الصحيح إلى تغيير معنى الجملة تمامًا.

الخاتمة

تساعدك الخاتمة في إنهاء الرسالة بطريقة مهذبة ولطيفة. تتغير الخاتمة حسب نوع الخطاب الذي تكتبه. يمكن كتابتها بأمانة، لك بمحبة، لك بصدق، بالحب، إلخ.

التوقيع

يجب كتابة التوقيع أو اسم الكاتب بعد الخاتمة مباشرة.

أنواع خطاب توصية المختلفة

يمكن تصنيف خطاب توصية إلى نوعين رئيسيين حسب الغرض من الخطاب. تتضمن الرسائل غير الرسمية، والمعروفة أيضًا باسم الرسائل الاجتماعية، الرسائل الودية ومذكرات الدعوات.

الرسائل الرسمية، والمعروفة أيضًا باسم خطابات الأعمال، خطابات التطبيق، والرسائل إلى السلطات العليا، والرسائل إلى الصحف.

رسالة غير رسمية

يمكن كتابة الرسائل للأصدقاء والعائلة بأسلوب المحادثة. إنها مجرد تركيبة من الأفكار العفوية، وهي سهلة وشخصية. عند كتابة خطاب غير رسمي، يكون لك مطلق الحرية في استخدام اللغة العامية، والتي ستكون في غير محلها تمامًا في خطاب رسمي. هذا لا يعني أنه يمكنك تدوين الأفكار العشوائية المنفصلة تمامًا والتي لا معنى لها. لا يُسمح بالإملاء الخاطئ وعلامات الترقيم والقواعد على الرغم من أن الحرف غير رسمي وشخصي.

يمكن كتابة خطاب غير رسمي باتباع التنسيق الأساسي الذي يتضمن عنوان المرسل والتاريخ والترحيب ونص الرسالة والخاتمة والتوقيع.

خطاب رسمي

يجب أن تكون الرسائل الرسمية أو خطابات العمل واضحة وموجزة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الخطابات الرسمية مكتوبة لأخذ المعلومات المهمة في الاعتبار، لذلك يجب أن تحرص دائمًا على صياغة الرسالة بعناية من خلال تقديم المعلومات الضرورية فقط.

تعتبر اللغة المستخدمة في الرسائل الرسمية أكثر احترافًا من الرسائل غير الرسمية. تنسيق الحروف الرسمية هو نفسه، مع بعض الإضافات، مثل "عنوان المستلم" و "الموضوع" و "التوقيع". تحقق من كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية.