كيفية تنظيم الوقت عند العمل من المنزل

تنظيم الوقت هي مهارة مهمة عند العمل من المنزل. يوفر التركيز على إدارة الوقت في بيئة العمل من المنزل العديد من الفوائد. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض النصائح التي تُمكنك من تنظيم الوقت عند العمل من المنزل.

العمل عن بُعد

العمل عن بُعد آخذ في الارتفاع، خاصةً بعد أزمة انتشار جائحة فيروس كورونا المُستجد، كوفيد-19. يُقصد بالعمل عن بُعد هو أسلوب العمل الذي يسمح للموظفين بالعمل خارج بيئة المكتب التقليدية. يعتمد على مفهوم أن العمل لا يحتاج إلى القيام به في مكان معين ليتم تنفيذه بنجاح. يمكن للموظفين عن بُعد تنفيذ مشاريعهم وتجاوز أهدافهم أينما يحلو لهم. يتمتع الناس بالمرونة في تصميم أيامهم بحيث يمكن الوصول إلى أفضل وضع في حياتهم المهنية والشخصية.

هناك العديد من الطرق التي يمكن للناس من خلالها العمل عن بعد. يمكن للأشخاص اختيار العمل بطريقة تجعل حياتهم أكثر منطقية وسلاسة بالنسبة لهم. على سبيل المثال، يتمتع بعض الأشخاص بفرصة العمل عن بُعد في معظم أيام الأسبوع، ولكن يتعين عليهم الانتقال إلى الاجتماعات الشخصية في المكتب يومًا واحدًا في الأسبوع. في يوم عادي، يعمل هؤلاء الموظفون عن بُعد من مكاتبهم المنزلية أو المقاهي القريبة ويمكنهم العمل من مكتب الشركة عند الضرورة.

قد يعتمد الآخرون على مساحات العمل المشترك لإنجاز المهام المطلوبة منهم. تعمل مساحات العمل المشترك كمحاور للإنتاجية والمجتمع والتكنولوجيا، حيث توفر اتصالاً جيداً بشبكة الإنترنت، كما أنها تُتيح فرصاً لمقابلة الآخرين الذين يعملون في العديد من الصناعات. يمكن استخدام هذه المساحات من قبل الأشخاص الذين لديهم وظائف بدوام كامل ووظائف مستقلة وحتى رواد الأعمال الذين يرغبون في تأجير مساحة مكتبية لأنفسهم أو لموظفيهم الصغار. من مميزات العمل عن بُعد ما يلي:

• السماح بتوازن أفضل بين العمل والحياة: بالنسبة للعديد من الشركات، حتى قبل عقدين من الزمن، كان العمل عن بُعد شبه مستحيل. بدون التكنولوجيا المناسبة، كان على الموظف الذهاب إلى المكتب لإنجاز عمله. الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة هو أمر يأتي على رأس اهتمامات الكثير من الموظفين. أصبحت القدرة على تحقيق التوازن بين هذين العالمين المفتاح للشعور بالسعادة والإنتاجية أثناء العمل. يتيح توفير الوقت الذي يمكن إنفاقه في تنقلات طويلة للموظفين الحصول على توازن أفضل بين العمل والحياة ويضيف ساعات إلى أيامهم.
• تعزيز رفاهية الموظف: مع عدم وجود تنقلات، وعدم قضاء ساعات طويلة في المكتب بعيدًا عن العائلة أو الأصدقاء، يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى تحسين صحة الموظفين وعافيتهم عن طريق تقليل التوتر، والحدّ من التعرض لزملاء العمل الذين يحتمل أن يكون بينهم الكثير من المشاكل والأزمات.
• زيادة في الإنتاجية: يُعدّ العمل خارج المكتب، مفتاحًا لزيادة الإنتاجية أكثر من أي وقت مضى. تُظهر البيانات أنه عندما يكون الموظفون قادرين على تخطي استراحات القهوة الإضافية، والتنقلات الطويلة، وأي عوامل تشتيت للانتباه للتركيز على عملهم، فإن الإنتاجية تزداد. على سبيل المثال، في دراسة حول مقدار إنتاجية العمل عن بُعد أجرتها جامعة ستانفورد واستغرقت نحو العامين، تابع الباحثون 500 موظف بعد تقسيمهم إلى مجموعات عمل "بعيدة" و "تقليدية". لم تُظهِر نتائج مجموعة العمل عن بُعد زيادة في إنتاجية العمل تساوي يوم عمل كامل فحسب، بل أظهرت أيضًا عددًا أقل من أيام المرض وانخفاض بنسبة 50 في المائة في تناقص الموظفين

أهمية تنظيم الوقت عند العمل من المنزل

تنظيم الوقت هي مهارة مهمة عند العمل من المنزل. يوفر التركيز على إدارة الوقت في بيئة العمل من المنزل الفوائد التالية:

• تعيين الحدود: الحدود مهمة عند العمل من المنزل. قد يكون من السهل تخطي المهام، أو يصعب الفصل بين مسؤوليات العمل والمنزل لأنه لا يوجد دائمًا وقت بداية ونهاية واضحين في بيئة العمل من المنزل.
• زيادة الإنتاجية: عندما تكون قادرًا على إدارة وقتك بكفاءة، يمكنك زيادة تركيزك وإنتاجيتك في النهاية. يتيح لك ذلك إنجاز المزيد دون الحاجة إلى المزيد من العمل.
• القدرة على إتمام المهام: يمكن أن يساعدك تحديد أهداف إدارة الوقت في أن تصبح أكثر قدرة على إكمال جميع المهام الضرورية.
• تحسين جودة العمل: عندما تكون قادرًا على تخصيص الوقت الكافي اللازم لإكمال المهام، يمكنك تحسين جودة عملك. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مراجعات أداء أفضل ورضا الموظفين بشكل عام.

نصائح لتنظيم الوقت عند العمل من المنزل

فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لتنظيم الوقت بكفاءة عند العمل من المنزل:

• إنشاء جدول: قد يكون من المفيد إنشاء جدول ليوم عملك المنزلي، مع السماح أيضًا للآخرين في المنزل بمعرفة متى تعمل. إذا كان عليك التخطيط لأداء واجبات أو مسؤوليات منزلية أخرى على مدار اليوم، فحاول ان تضع هذه المهام في جدولك. يُشير هذا إلى إنشاء جدول يتكون من مهام العمل والوقت الشخصي. على سبيل المثال، يمكنك حجز كتلة الوقت من 9 صباحًا حتى 12 ظهرًا. للعمل، ثم الساعة 12 ظهرًا حتى الساعة 3 مساءً للمهام الشخصية.
• تخصيص مساحة للعمل: يمكن أن يساعدك تخصيص مساحة عمل في فصل المهام المنزلية عن مهام العمل. يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب المشتتات التي قد تصاحب العمل في غرفة المعيشة أو غرفة الطعام. كما أنه يشجع عقلك على التفكير في العمل عندما تكون في المساحة المخصصة للعمل. تخصيص مساحة عمل يخبر عقلك عندما يحين وقت الانفصال عن أي شيء آخر والتفكير فقط في العمل.
• الالتزام التام: بمجرد أن يكون لديك جدول زمني، تخيل أنك ذاهب إلى المكتب. هذا يعني الاستيقاظ في الوقت المناسب للاستعداد ليوم العمل، اذهب إلى مكتبك في المنزل، أو مكان العمل المخصص، وحاول البقاء حتى انتهاء الوقت الذي خططت له.
• التقليل من مصادر الإلهاء: يُعدّ التقليل من عوامل التشتيت والإلهاء طريقة مهمة لزيادة الإنتاجية وزيادة وقتك. يمكن أن يساعدك تعلم كيفية تحديد مصادر التشتيت في وضع خطة للتغلب عليها. على سبيل المثال، إذا كان التلفزيون القريب يشتت انتباهك بسهولة، ففكر في نقل مكان عملك بالمنزل إلى مكان آخر. إذا كان مشهد المهام المنزلية غير المكتملة يُشتت انتباهك، فاختر موقعًا بعيدًا ومنظماً.
• التقليل من التقنيات إلى أدنى حد ممكن: في حين أن بعض التقنيات قد تكون ضرورية للعمل، فإن الحد من كمية التكنولوجيا في مكتبك المنزلي يمكن أن يساعدك في التركيز على مهام عملك. على سبيل المثال، قم بإيقاف تشغيل أي أجهزة تلفزيون أو اجعل هاتفك في وضع كتم الصوت. حاول ألا تفتح صفحات الويب التي لا تحتاجها على وجه التحديد للعمل. خصص بضع دقائق كل ساعة، أو كل ساعتين، للتحقق من رسائلك أو إجراء أي مكالمات هاتفية.
• تحديد الأهداف: يُعدّ تحديد الأهداف طريقة جيدة لتتبع مدى حسن إدارتك للوقت، بالإضافة إلى أي مجالات تحسين تريد تحقيقها. ضع أهدافًا ذكية، مما يعني أنها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب.
• استكشاف تطبيقات الإنتاجية: يُمكنك الاستفادة من المجموعة الواسعة من البرامج المصممة لمساعدة الأشخاص على زيادة الإنتاجية (Evernote و Focus Booster هما خياران مجانيان). لا تساعدك هذه التطبيقات فقط في تتبع المشاريع والوفاء بالمواعيد النهائية وتكون أكثر تنظيماً، ولكنها تنبهك أيضًا عندما يحين وقت الراحة أو إنهاء يوم عملك.
• تعامل مع وقت الفراغ بجدية مثل اجتماعات العمل: من المهم أن تستمر في أخذ فترات راحة كما تفعل عادةً في المكتب. قم بجدولتها في تقويمك كما تفعل مع أي اجتماع عمل آخر، حتى لو كانت فترة الراحة لا تتجاوز مدّتها 10 دقائق في كل مرة. استخدم وقت فراغك للتحرك في المكان سريعاً دون أن يزيد استهلاكك للوقت عن الفترة التي حددتها سابقاً.