مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها

  • تاريخ النشر: الجمعة، 30 أبريل 2021
مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها
مقالات ذات صلة
التعلم عن بعد: 5 نصائح الأكثر فعالية لجميع المتعلمين
عيشها صح: 9 طرق لتنفيذ مهامك اليومية
لماذا عليك أن تحصل على يوم إجازة من العمل؟ إنجازات في انتظارك

هل سبق لك أن أرسلت بريداً إلكترونياً بدون مهارات الكتابة الجيدة ووجدت أنه لا يبدو أن أحداً يفهم أنه انتهى بإخراج الجدول الزمني لمشروع بأكمله عن مساره؟ أو كتبت تقريراً كان عليك بعد ذلك شرحه شفهياً للجميع بعد قراءته؟

حتى إذا لم تكن في وظيفة تعتبر فيها الكتابة عنصراً أساسياً في واجباتك المهنية، فمن المحتمل أنك تستخدم مهاراتك الكتابية يومياً للتواصل مع الآخرين من خلال الرسائل النصية «سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack، في تقرير شهري أو ربع سنوي، في شكل تحديث المشروع، أو غير ذلك».

هناك عدة أنواع مختلفة من مهارات الكتابة، كما أنه خلال الممارسة يمكنك تقويتها وإظهارها في بحثك القادم عن وظيفة.

مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها

لماذا تعتبر مهارات الكتابة مهمة؟

إذا كنت تقوم بدور كاتب محتوى - على سبيل المثال، التسويق - فقد تكون على دراية بالفعل كيف تساعدك مهارات الكتابة لديك يومياً. ولكن حتى لو لم تكن في إحدى هذه الوظائف، فإن «الكتابة هي مهارة أساسية في مكان العمل، خاصة اليوم مع وجود المزيد والمزيد من الأشخاص الذين يعملون عن بُعد.

تساعدك مهارات الكتابة القوية على التواصل مع الآخرين دون الحاجة إلى تحديد موعد اجتماع أو مكالمة هاتفية. إنها تضمن للقراء فهم النقاط الرئيسية لما تحاول إيصاله.

من المحتمل أيضاً أن تستخدم مهارات الكتابة خارج البريد الإلكتروني، ربما تقوم بتجميع العروض التقديمية التي تتضمن نصاً أو تحتاج إلى كتابة تقرير عن نتائج شيء قمت به أو بحثت فيه. أو ربما تكون ذاهباً في إجازة وتكتب ما تريد أن يعرفه زملائك في الفريق أو التقارير أو بمن يعتني بهم أثناء تواجدك بالخارج.

الكتابة هي شيء يمكن للآخرين الرجوع إليه في أي وقت، على عكس الاتصال اللفظي، الذي قد يتوجب تكراره ويتطلب توفر كلا الطرفين في نفس الوقت. يمكن أن تكون السجلات المكتوبة مفيدة بشكل خاص عندما تحاول توحيد الطريقة التي يتعامل بها فريقك أو شركتك مع المهام المتكررة أو تدريب زملاء العمل الجدد على القيام بهذه المهام.

مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها

نصائح لتحسين مهارات الكتابة الخاصة بك

الكتابة الجيدة يمكن أن تساعدك على التميز والمضي قدماً، إذن كيف تحسن مهاراتك في الكتابة؟ إليك بعض النصائح:

1. اصقل إلى أساسيات القواعد النحوية

يجب أن تعرف الأساسيات، كيف تكتب جمل كاملة مفهومة، كذلك كيفية استخدام علامات الاقتباس والفاصلات ومتى يتم استخدامها هناك.

هناك عدد من النماذج المجانية عبر الإنترنت، التي يمكنك استخدامها لتحسين مهاراتك في القواعد النحوية أو الإجابة على أسئلة فردية، كذلك هناك كتب نحوية ولغوية سوف تساعدك.

2. اقرأ وادرس نوع الكتابة التي تريد تحسينها

من أفضل الطرق لتحسين كتابتك هي القراءة كثيراً، لاحظ ما يتردد صداها بالنسبة لك من الكتابة وانظر إلى تلك الكتابة عن كثب لترى كيف يتم تجميعها معاً. هل تستخدم الكثير من الكلمات التقنية؟ هل الجملة حوارية أم أكثر جدية؟ هل يستخدم الكاتب الكثير من الجمل القصيرة، معظمها جمل أطول، أم مزيجاً من الاثنين معاً؟ يمكن أن تساعدك القراءة من أي نوع على فهم الطرق المختلفة التي يمكن أن تتحد بها جميع عناصر الكتابة بشكل فعال.

3. اختر التنسيق المناسب للموقف

عليك أن تُطلع رئيسك بسرعة على ما قمت به في الأسبوع الماضي، ما هي أفضل طريقة للقيام بذلك؟ هل ستفتح مستند Google جديداً وتكتب تقريراً من خمس صفحات يغطي كل التفاصيل؟ على الأغلب لا. من المحتمل أن تكتب بريداً إلكترونياً ببضع فقرات قصيرة أو نقاط رئيسية بطريقة يمكن لرئيسك قراءتها بسرعة.

من ناحية أخرى، إذا كنت تفصل نتائج أسابيع من البحث، فقد يكون هذا التقرير المكون من خمس صفحات ضرورياً لمشرفك المباشر أو زميلك في الفريق الذي يحتاج إلى معرفة عمليتك. ولكن إذا كنت تشارك هذه النتائج مع قسم آخر، فقد يكون من المنطقي أن تنقل فقط النقاط الرئيسية أو عناصر العمل في عرض تقديمي في PowerPoint مع بضع نقاط أو ملخص قصير في كل شريحة.

ستمنحك معرفة التنسيق الصحيح لمقطع معين من الكتابة واختياره - بناءً على أهدافك والجمهور المستهدف - المقدار المناسب ونوع المساحة لمشاركة ما تحتاج إليه، كما أنه سيحدد توقعات القارئ بشكل صحيح أيضاً، هذا يعود على النقطة السابقة من خلال القراءة كثيراً.

مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها

4. كُن على دراية بجمهورك والنغمة المناسبة لكتابتك

للتواصل بشكل جيد من خلال الكتابة، من المهم أن نفهم من سيقرأ ونوع اللغة المناسبة. ضع في اعتبارك مدى رسمية لغتك، إذا كنت تتهرب من أحد زملائك في الفريق، فقد تكون أكثر استرخاءً في نبرة اختيارك للكلمات أكثر مما لو كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى عميل أو تقوم بإعداد عرض تقديمي لأصحاب المصلحة. في معظم المواقف المهنية، يجب عليك تخطي الرموز التعبيرية وتجنب استخدام علامات ترقيم متعددة ما لم يستدعي الموقف ذلك حقاً، مثل نادراً ما يكون!!!!!!.

قبل أن تكتب، لاحظ المستوى المعرفي لجمهورك من حيث صلته بالموضوع. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتحديث أعضاء آخرين في الفريق الهندسي حول ميزة قمت بترميزها، فيمكنك استخدام المصطلحات التقنية وتخطي الخلفية، لكن إذا كنت تكتب عن الميزة الجديدة في منشور مدونة للعملاء، فقد تحتاج لشرح الأشياء بشكل أكثر شمولاً، واختيار كلمات أكثر شيوعاً، وبيان سبب أهميتها بوضوح.

قبل الانتهاء من أي جزء من الكتابة، خذ الوقت الكافي لإعادة قراءته مع مراعاة وجهة نظر الجمهور. ضع في اعتبارك أن الطريقة التي تنوي أن ترسل بها البريد الإلكتروني قد لا تكون هي الطريقة التي يُنظر بها إليه، خاصة وأن نقل نبرة الصوت عبر النص صعبة للغاية، لذا راعي كيفية كتابة كلماتك.

5. انتبه لآليات كتابتك

فيما يلي بعض الإرشادات الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار والتي ستساعد في تسهيل قراءة وفهم أي شيء تكتبه تقريباً:

  • لا تستخدم كلمات معقدة عندما تكون الكلمات البسيطة مفيدة، حتى لا تشتت انتباه القارئ أو تجعله يفقد التركيز.
  • نوِّع جملك، إذا كانت كل جملك بنفس الطول أو تتبع نفس البنية، يمكن أن تصبح كتاباتك شاقة للقراءة.
  • استخدم كلمات وصياغات محددة كلما أمكن، حدد بالضبط ما تقصده بدلاً من استخدام كلمات غامضة.
  • لا تكرر نفسك، عند الكتابة والتحدث، يمكن أن يؤدي التكرار إلى تدعيم كتاباتك بشكل غير ضروري ويجعل انتباه الناس لا يتابعون القراءة.
  • تخلص من كلمات الحشو غير ضرورية لتوضيح وجهة نظرك فهي تعمل على ثقل كتابتك وعدم فهمها. 
  • أرشد القارئ من خلال كل نقطة من نقاطك، أثناء الانتقال من موضوع إلى آخر، انتقل بسلاسة.

مهارات الكتابة: أهميتها وكيفية تحسينها

6. احصل على تعليقات على كتاباتك

إذا كنت تتطلع إلى تحسين مهاراتك في الكتابة، فإن الحصول على آراء من الآخرين حول ما تقوم به حالياً يمكن أن يكون مفيداً للغاية. قد لا تدرك أنك تميل إلى استخدام صيغة خاطئة أو أن جملك طويلة جداً، لكن شخص آخر قد يفعل ذلك. 

من الشائع أيضاً أن يستخدم الأفراد نفس الكلمات والعبارات مراراً وتكراراً دون أن يدركوا ذلك. وبالمثل، قد تعتقد أن كتابتك واضحة ومباشرة، لكن قد يشعر القارئ أن هناك سياقاً رئيسياً مفقوداً. عندما تحصل على تعليقات من عدة أشخاص أو على مقالات متعددة، انتبه لأي تعليقات أو انتقادات حصلت عليها أكثر من مرة وركز على هذا المجال أولاً.

اطلب من أحد زملائك في الفريق أو المدير أو أي شخص آخر تثق برأيه أن ينظر إلى شيء كتبته واسأل ما الذي يجعل كتابتك أقوى. وإذا كان أحد الأشخاص الذين تعمل معهم، فقد يكون من الأسهل أن تطلب منهم كتابة ملاحظات حول شيء يجب عليهم قراءته على أي حال.

7. التدقيق اللغوي

بغض النظر عما تكتبه، فإن إلقاء نظرة أخيرة للتحقق من أي أخطاء إملائية أو أخطاء لغوية يمكن أن يوفر لك الكثير من الصداع على المدى الطويل. هل ناقضت نفسك في مكان ما أو تركت الفعل خارج الجملة؟ اقرأ أي شيء كتبته بصوت عالٍ إن أمكن. 

تبدو الأشياء أحياناً على ما يرام على الشاشة، لكن عندما تحاول أن تقولها، فإنك تدرك أن شيئاً ما ليس صحيحاً. على نفس المنوال، يمكنك أيضاً طباعة كتاباتك وتصحيحها على الورق، غالباً ما يكون هذا كافياً لرؤية كتابتك بطريقة مختلفة، مما يسهل اكتشاف الأخطاء.