أهم أنواع الاجتماعات التي تحتاج إليها في عملك

يُعبر اجتماع العمل عن تجمع شخصين أو أكثر لغرض اتخاذ القرارات أو مناقشة أهداف الشركة وعملياتها. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض أنواع الاجتماعات في العمل.

أهمية اجتماعات العمل

يُعبر اجتماع العمل عن تجمع شخصين أو أكثر لغرض اتخاذ القرارات أو مناقشة أهداف الشركة وعملياتها. تُعقد اجتماعات العمل بشكل عام في المكتب، ولكن مع ظهور تقنيات مؤتمرات الفيديو، يمكن للمشاركين الانضمام إلى اجتماع عمل من أي مكان.

تُعتبر اجتماعات العمل مهمة بشكل حيوي، إذا تم إجراؤها بشكل جيد. تساعد الاجتماعات الأشخاص على الشعور بالاندماج والثقة كما تساعدهم على الشعور بالانتماء لفرقهم، فضلاً عن منحهم الفرصة للمساهمة في نجاح شركاتهم. الاجتماعات والمحادثات الفردية هي الوقود الذي يدير الشركات. حيث تتيح الاجتماعات فرص مهمة لأعضاء الفريق للمساهمة بأفكارهم وإعلامهم أيضًا بتوقعات الشركة واحتياجاتها ورغباتها منهم.

رغم أهمية اجتماعات العمل إلا أن هناك بعض المعايير التي يجب مراعاتها، حتى لا تكون الاجتماعات مُجرد تضييع للوقت، من هذه المعايير ما يلي: تحديد ما هو الغرض من الاجتماع؟ إذا كان لتبادل المعلومات، فهل يمكن مشاركتها عبر البريد الإلكتروني؟ هذا يمكن أن يوفر الوقت. عندها يمكن أن يكون الاجتماع لطرح الأسئلة والتوضيح واتخاذ القرارات.

من المعايير أيضاً أنه يجب بدء الاجتماعات في الوقت المحدد والانتهاء في الوقت المحدد. وعندما يأتي شخص ما متأخرًا، وهو ما سيحدث بالطبع، لا يجب العودة إلى الوراء لتكرار ما تم تغطيته. وهو ما سيجعل الناس بدورهم يلتزمون بالمجيء في الموعد المحدد. معيار آخر لفعّالية الاجتماعات وهو هل الأشخاص المناسبون وذوو الصلة مدعوون إلى الاجتماع؟ عند الالتزام بهذه الأمور الأساسية تُصبح اجتماعات العمل أكثر فعّالية.

أنواع اجتماعات العمل

من أنواع اجتماعات العمل ما يلي:

• اجتماعات الإعلان بالمستجدات: تقريبًا كل شركة لديها اجتماعات الفريق المتكررة التي تهدف إلى مشاركة التحديثات حول أحدث المشاريع والتأكد من أن كل فرد في الفريق على نفس الصفحة حول عملية المشروع. تهدف هذه الاجتماعات إلى معالجة أي خلل في الاتصال قد ينتهي به الأمر إلى إضاعة كميات كبيرة من الوقت في فعل الشيء نفسه أو مواجهة نفس التحديات مرارًا وتكرارًا. في حين أن هذه الأنواع من الاجتماعات قد لا تكون أكثر متعة أو مشاركة، إلا أن الشركات تستخدمها لمعالجة أي مشاكل ظهرت مع فرد من الفريق، وتعيين المهام واتخاذ أي قرارات ضرورية للمضي قدمًا بشكل فعال.
• اجتماعات صنع القرار: على الرغم من أن المديرين عمومًا لهم الكلمة الأخيرة في اتخاذ القرارات، فإن المناقشات حول قرارات العمل المهمة تحدث غالبًا في مجموعات أكبر. يمكن اتخاذ قرارات أصغر في اجتماعات تحديث الحالة، لكن القرارات المهمة ستحكم أوقات اجتماعاتها المخصصة. يمكن توزيع عملية اتخاذ القرار على عدة اجتماعات مختلفة بحيث تتاح لجميع الأطراف فرصة جمع المعلومات والتوصل إلى حلول والتصويت على أفضل السبل للمضي قدمًا.
• اجتماعات حل المشكلات: قد تستند هذه الاجتماعات إلى حالات الطوارئ التي تحتاج إلى حل سريع. على سبيل المثال، قد لا يتم تحديد مصدر المشكلة بعد أو يمكن أن يكون هناك العديد من الأولويات المختلفة لإيجاد حل لمشكلة محددة. في كلتا الحالتين، تمنح هذه الاجتماعات الزملاء فرصة لتبادل الأفكار وتقييم الحلول وحل المشكلة المطروحة.
• اجتماعات بناء صلة بين أفراد الفريق: على الرغم من أن كل اجتماع يمثل فرصة للفريق للتقارب من خلال الانخراط في المزاح في البداية واكتساب فهم أقوى لنظرائهم، إلا أنه في بعض الأحيان يكون من الضروري عقد اجتماع مخطط لبناء الصلات والعلاقات بين أفراد الفريق. تُعدّ هذه الاجتماعات فرصة مثالية لتشجيع الموظفين على الاختلاط وخلق المزيد من العلاقات الشخصية التي يمكن أن تساعد في تقدم المنظمة ونموها.
• اجتماعات تبادل الأفكار: في بعض الأحيان قد يكون من الأفضل أن تجتمع المجموعة بأكملها وتتبادل الأفكار الجديدة بدلاً من طرحها في رسالة بريد إلكتروني. لا تسمح هذه الاجتماعات للمتحدث أو المقدم بالتعمق أكثر في موضوع ما فحسب، بل يمكن أن تحدث المحادثات في الوقت الفعلي ويمكن لأعضاء الفريق طرح الأسئلة. تجعل هذه الاجتماعات أيضًا مشاركة الأفكار تفاعلية، مما يمنح الزملاء الفرصة لمناقشة وتطوير أفكار بعضهم البعض، مما يؤدي في النهاية إلى مزيد من العمل الجماعي وبناء علاقات أقوى وتجربة اجتماع جذابة.
• اجتماعات العصف الذهني: العصف الذهني هو عملية مفتوحة ترتبط عادةً بعمل أكثر إبداعًا. في اجتماع العصف الذهني، تحتاج كل مؤسسة لأفكار جديدة من وقت لآخر، واجتماعات الابتكار هي الحل المعياري لهذه الحاجة. من الصعب فرض الإبداع، ولكن يمكنك التماس أكبر عدد ممكن من الأفكار ثم التصفية من خلالها للعثور على أكثرها ملاءمة. قد تبدو اجتماعات الابتكار غامضة بالنسبة للحضور، لكنها ضرورية للتأكد من استمرار شركتك في المضي قدمًا بدلاً من الاحتفاظ ببروتوكولات التشغيل نفسها عامًا بعد عام.
• اجتماعات التخطيط: كجزء أساسي من إدارة المشروع، تجمع اجتماعات التخطيط أعضاء الفريق معًا حول وضع خطة خطوة بخطوة مصممة لتحقيق هدف معين. يمكن أن يتضمن مشروع واحد بالتأكيد أكثر من اجتماع تخطيطي، لذا يُمكنك تخصيص هدف مُحدد لكل اجتماع تخطيط. من الناحية المثالية، في نهاية اجتماع التخطيط، يجب أن يعرف الجميع الخطة.