استراتيجية المكاتب الساخنة في مكان العمل.. إليك مزاياها وعيوبها

المكاتب الساخنة هي إستراتيجية منظمة في مكان العمل. من خلال اتباع هذه الاستراتيجية لا يمتلك الموظفون مساحة عمل محددة. بدلاً من ذلك، يمكن للموظفين العمل في مواقع مختلفة في جميع أنحاء مساحة المكتب. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على استراتيجية المكاتب الساخنة ومزاياها وعيوبها

ما هي استراتيجية المكتب الساخن؟

المكاتب الساخنة هي إستراتيجية منظمة في مكان العمل. من خلال اتباع هذه الاستراتيجية لا يمتلك الموظفون مساحة عمل محددة. بدلاً من ذلك، يمكن للموظفين العمل في مواقع مختلفة في جميع أنحاء مساحة المكتب. المقصود بالمكاتب الساخنة هو إنشاء بيئة مكتبية مرنة توفر خيارات مختلفة لمساحات العمل. في بعض الحالات، يستخدم الأشخاص مساحات العمل على أساس من يأتي أولاً يختار المكان الذي يريد العمل فيه. قد تسمح بعض الشركات أيضًا للموظفين بحجز منطقة أو غرف اجتماعات منفصلة بشكل مُسبق.

قد تشتمل مساحة العمل التي تستخدم استراتيجية المكاتب الساخنة على بيئة مفتوحة. قد تتضمن الأقسام الأخرى المزيد من أماكن العمل الخاصة والفردية والتي تُمكن للموظفين من العمل بمفردهم.

قد تتضمن بعض الشركات مناطق عمل أكثر رسمية مُزودة بمكاتب عمل تقليدية، جنبًا إلى جنب مع المزيد من المناطق غير الرسمية التي قد تتضمن أرائك أو أماكن يمكن للموظفين العمل عليها بشكل عرضي.

أسباب استخدام استراتيجية المكاتب الساخنة

قد تستخدم الشركات استراتيجية المكاتب الساخنة لأسباب عديدة، مثل:

• التناسب مع سياسة العمل من المنزل: في بعض الأحيان، تستخدم الشركة استراتيجية المكاتب الساخنة لأنها تتناسب مع سياسة العمل من المنزل. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يأتي إلى المكتب يومين أو ثلاثة أيام في الأسبوع، فقد لا يكون من المنطقي أن يكون للموظف مكتب ثابت كمساحة عمل. في مثل هذا السيناريو، يمكن أن تساعد المكاتب الساخنة في السماح باستخدام الحد الأقصى والأمثل للمساحة داخل المكتب حيث يمكن للموظفين الذين لديهم جداول زمنية مختلفة استخدام نفس المناطق.
• استيعاب الموظفين دائمي السفر: قد تستخدم الشركة استراتيجية المكاتب الساخنة لاستيعاب الموظفين الذين يعملون في مكاتب متعددة. على سبيل المثال، قد يحتوي جزء من المكتب على مقاعد مكتب ثابتة، ولكن قد تُترك الأقسام الأخرى مفتوحة كمساحات عمل مرنة يمكن أن يشغلها تدفق منتظم للموظفين. قد يرغب الموظفون الذين يسافرون بين مكاتب متعددة في الاستيلاء على مكتب لإجراء مكالمات هاتفية أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، لكنهم لا يحتاجون بالضرورة أو يريدون موقع مكتب دائم.
• دعم الشعور بالحرية والاستقلالية: في بعض الأحيان، تختار الشركة استراتيجية المكاتب الساخنة لخلق ثقافة مكان العمل التي تعزز استقلالية الموظفين والجدولة المرنة. قد ترغب الشركة في تزويد الموظفين بالشعور بالحرية والاستقلالية لاختيار مكان وكيفية عملهم داخل المكتب. قد ترغب الشركة أيضًا في إنشاء بيئة بها أنواع مختلفة من مساحات العمل، مثل أماكن العمل الخاصة أو المراكز التعاونية.

إيجابيات المكاتب الساخنة

من إيجابيات استراتيجية المكاتب الساخنة ما يلي:

• المرونة: تُعدّ استراتيجية المكاتب الساخنة طريقة مبتكرة وفعالة لزيادة المساحة المتاحة بالقدم المربع. تعمل المكاتب الساخنة على تحسين استخدام المساحة. عندما تستكشف بُعدًا جديدًا لمساحة مكتبك، تبدأ في رؤية كيف يمكن للترتيبات المكتبية المرنة أن تستوعب المزيد من الأشخاص بنفس القدر من المساحة.
• القدرة على تحمل التكاليف: المعادلة بسيطة: زيادة الإنتاجية من مساحة عمل أقل تعني أنك تدفع أقل مقابل ذلك. قد لا يتغير عقد الإيجار الشهري الخاص بك، ولكن المكاتب الساخنة تساعد في تقليل النفقات العامة وهذا يعني تحقيق أرباح أكثر. إن القيام بالمزيد من العمل من خلال نفس القدر من المساحة يوفر لك تكلفة التوسيع ويحقق أفضل عائد ممكن من التكلفة الثابتة الموجودة بالفعل في مكتبك.
• التوافق مع الأنواع المختلفة للموظفين: رُبما لا يحتاج العاملون عن بعد والمستشارون والعاملين بدوام جزئي والمتدربين إلى مكاتبهم الخاصة. اتباع استراتيجية المكاتب الساخنة هو الحل الأنسب لهم. توفر المكاتب الساخنة مكانًا مؤقتًا لهؤلاء الموظفين للعمل أينما ومتى احتاجوا إليه.
• شعور الموظفين بالحيوية والتجدد: من السهل الوقوع في الروتين عند العمل من نفس المكتب كل يوم. هنا يكون اتباع استراتيجية المكاتب الساخنة طريقة رائعة للموظفين لإعادة تجديد حيوية أنفسهم وروتينهم.

عيوب المكاتب الساخنة

هناك جانب سلبي لاتباع استراتيجية المكاتب الساخنة. من عيوب المكاتب الساخنة ما يلي:

• احتمالية الإخلال بتوازن الإدارة: عندما تخرج الأشخاص من المكاتب والمجموعات المكتبية، فإنك تفقد الإحساس بالتسلسل الهرمي. بالتأكيد، يعرف الناس لمن يرفعون تقاريرهم ومن هو رئيسهم، لكن ترتيب المكاتب الساخنة يزيل الكثير من التمكين التقليدي الذي يأتي مع القيادة. قد يبدو هدم الجدران وتجميع الجميع معًا فكرة ذكية، لكنها تنطوي على خطر الإخلال بتوازن الإدارة والمرؤوسين.

صعوبة التواصل: يمكن أن يتعطل الاتصال إذا لم تتم إدارة نظام مكتب العمل بشكل صحيح. إذا لم تتمكن من العثور على زميل في العمل، فلا يمكنك التحدث معه، علاوة على ذلك، من السهل على الأشخاص تجنب الآخرين إذا كانوا مقيدين بالتواجد في مكتب مُحدد. عندما تُزيل استراتيجية المكاتب الساخنة الجدران تجعل الجميع في وجه بعضهم البعض، هنا يصعب التجنب، وقد تزيد المشكلات بين زملاء العمل.