خطوات أساسية لتأسيس قسم العلاقات العامة بشركتك بشكل فعّال

قسم العلاقات العامة هو قسم في الشركات والمؤسسات يتولى عملية الإشراف على المواقف العامة وتقييمها، ويحافظ على العلاقات والتفاهم المتبادل بين المنظمة والجمهور. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على كيفية تأسيس قسم العلاقات العامة بشكل فعّال وناجح.

ما هو قسم العلاقات العامة؟

قسم العلاقات العامة هو قسم في الشركات والمؤسسات يتولى عملية الإشراف على المواقف العامة وتقييمها، ويحافظ على العلاقات والتفاهم المتبادل بين المنظمة والجمهور. إنه يحسن قنوات الاتصال ويؤسس طرقاً جديدة لإنشاء تدفق ثنائي الاتجاه للمعلومات من ناحية الشركة ومدى فهمها واستيعابها من ناحية الجمهور.

تتعلق العلاقات العامة بمشاركة المعلومات الصحيحة مع الأماكن والأشخاص المناسبين لبناء سمعة العلامة التجارية. تعمل وكالات العلاقات العامة مع المنظمات وتساعدها على بناء صورتها في صناعة معينة. من خلال استراتيجيات تسويقية فعالة تروج لأجندة عملائها. العلاقات العامة هي مجال يمكن أن يغير مستقبل عملك.

يمكن للعلاقات العامة إذا تم استخدامها بشكل مناسب وصحيح أن تنشئ شركة لديها القدرة على التغلب على أي عقبة تقريبًا. العلاقات العامة أمر حيوي لأي علامة تجارية. من المهام والوظائف التي تقوم بها العلاقات العامة ما يلي:

• الإعلام: تتضمن هذه الوظيفة إعداد أوراق موقف حول القضايا التي تهم المنظمة، التعامل مع الدعاية، إصدار أخبار الأنشطة للجمهور الخارجي، إقامة اتصالات مع وسائل الإعلام والمحافظة عليها، التعامل مع الردود على الاستفسارات من وسائل الإعلام، تنسيق المؤتمرات والجولات الإعلامية، تتبع وتقييم التغطية الإعلامية.
• علاقات الضيوف: وتتضمن أنشطة استقبال الضيوف، إعداد جدول الزيارة والمسائل الأخرى المتعلقة بالزيارة، إعداد الكتيبات والمرشدات السياحية والأشرطة ومقاطع الفيديو والخرائط وغيرها من مواد الاتصالات الخاصة بالضيوف، تجهيز الهدايا للزوار.
• إصدار المنشورات: تتضمن هذه الوظيفة إعداد ونشر المواد للجمهور بما في ذلك التجار والوكلاء والهيئات الاستشارية والموظفين، مساعدة الإدارات الأخرى على الترويج ونشر إعلانات الأحداث والمواد الإعلانية الأخرى ذات الصلة بالحدث.
• القيام بالدعاية التسويقية: تتضمن هذه المهمة الإعلان عن منتجات أو خدمات جديدة وإجراء تحسينات في المنتجات والخدمات، من خلال القنوات التحريرية لوسائل الإعلام، تطوير وتنفيذ المواد الترويجية، المشاركة في المعارض والفعاليات التسويقية.

أهمية قسم العلاقات العامة الناجح

هناك العديد من الجوانب بالغة الأهمية التي يستطيع قسم العلاقات العامة الناجح تحقيقها، منها:

• إدارة سمعة الشركة: العلاقات العامة تساعد في إدارة السمعة. حيث تعد اتصالات الوسائط الموثوقة شرطًا أساسيًا لإدارة السمعة. على سبيل المثال في رحلة عملك، ستواجه مواقف صعبة مثل الإعلان عن خطأ ما في منتجك أو قيام العملاء غير الراضين بنشر آرائهم في عملك على وسائل التواصل الاجتماعي ويوضحون للآخرين مدى سوء منتجك. في مثل هذه الأوقات، يمكن أن تساعدك اتصالات الوسائط في إصلاح الضرر من خلال بيان صحفي بسيط.
• تعزيز قيم العلامة التجارية: في أي صناعة، تلعب الثقة دورًا محوريًا في تحديد ما إذا كان النشاط التجاري سيكون ناجحًا أم لا. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الثقة أيضًا إلى فقدان المبيعات. يمكون لموظفي العلاقات العامة الأكفاء العمل على زيادة المصداقية من خلال تحسين سمعة المؤسسة من خلال توضيح القيادة الأخلاقية للمؤسسة، واتصالات المؤثرين، واستراتيجيات التواصل. بمساعدة العلاقات العامة، يمكنك إرسال رسائل إيجابية إلى جمهورك الذين يتماشون مع صورة علامتك التجارية باستخدام الأفكار التي يستجيب لها عملاؤك المستهدفون بشكل أكثر إيجابية.
• تقوية العلاقات المجتمعية: العلاقات العامة تقوي العلاقة المجتمعية. عند إجراء اتصالات جديدة، فهذا يعني أنك تقوم ببناء علاقات مع السوق المحلية من خلال الانضمام إلى المجموعات أو التبرع بالوقت للجمعيات الخيرية أو أي أسباب تتعلق بعملك. كونك عضوًا نشطًا في المجتمع يرسخ مصداقيتك. تعني العلاقات العامة الناجحة إقامة علاقات مستمرة مع العديد من المؤثرين المهمين ومعرفة كيف يمكن أن يصبح عملك مصدر بيانات ممتازًا للمؤثرين.
• تعزيز وجودك على الإنترنت: في هذا العالم الذي يرتبط فيه الجميع رقميًا، تساعد العلاقات العامة الشركات على تحقيق أقصى استفادة من تواجدها في المراجعة عبر الإنترنت. لا تستطيع وكالات العلاقات العامة فقط تزويد مؤسسات اليوم بالدعم والتوجيه الذي تحتاجه لتسويق نفسها عبر الإنترنت، ولكن يمكن لهذه الشركات أيضًا أن تكون مستعدة للتدخل عند وقوع كارثة أو حدوث خطأ ما في الصورة التي كنت تحاول تكوينها. بمساعدة وسائل التواصل الاجتماعي والبيانات الصحفية والاتصال بالمواقع الترويجية التي تنشر المحتوى، تستطيع العلاقات العامة مساعدتك على تحقيق الأشياء المرجوة والتغلب على العقبات التي قد تمنعهم من تحقيق النجاح.
• زيادة الأرباح والمبيعات: الشركة التي تعزز سمعتها من خلال مجموعة من ممارسات العلاقات العامة الفريدة تجعل من المحتمل أن يجد العملاء المحتملون الجدد طريقهم مباشرة إلى بابها. سيكون لدى العملاء المزيد من الخيارات للتواصل مع الشركة من خلال قصص أعمالها والبيانات الصحفية.

خطوات لتأسيس قسم العلاقات العامة

لتأسيس قسم علاقات عامة ناجح يُمكنك الاستعانة بالنصائح التالية:

• تحديد إجابات للأسئلة الرئيسية قبل تأسيس قسم العلاقات العامة: من المفاهيم الخاطئة الشائعة اعتبار العلاقات العامة ضرورية فقط للعلاقات الإعلامية والتغطية الإخبارية. بدلاً من ذلك، من المهم التفكير في استراتيجية التسويق المتكاملة اللازمة لنقل الأعمال إلى المستوى التالي من النجاح. تتضمن الأسئلة الرئيسية التي يجب الإجابة عليها في هذه المرحلة ما يلي: هل لديك ما تقوله؟ هل لديك توقعات صحيحة ومنطقية من قسم العلاقات العامة لديك؟ هل لديك خطة مالية واضحة؟ ولديك موارد كافية لتغطيتها؟
• وضّح أهدافك: الخطوة التالية لإنشاء قسم العلاقات العامة هي تحديد الأهداف الشاملة الرئيسية للوظيفة. سيتم بعد ذلك صياغة كل خطة واستراتيجية وإجراء مع وضع هذه الأهداف في الاعتبار. يمكن أن يكون لقسم العلاقات العامة عدد من الأهداف، والتي قد يكون لها الأولوية على بعضها البعض اعتمادًا على أهداف الشركة أو طبيعة أعمالها.
• وظف الأشخاص المناسبين: بمجرد أن تصبح أهداف قسم العلاقات العامة واضحة، حان الوقت الآن للعثور على الأشخاص المناسبين لإدارة القسم. الخطوة الأولى لتحقيق هذا هي تحديد الشكل الذي تريد أن تكون عليه شخصيتك المثالية من حيث المهارات والخصائص. تتضمن بعض الصفات الرئيسية التي يجب البحث عنها ما يلي: مهارات اتصال قوية، القدرة على حل المشكلات، مهارات تحليلية، القدرة على التخطيط الاستراتيجي، المهارات التقنية.

رُبما تكون أفضل طريقة للعثور على الشخص المناسب هي الإحالة الشفوية. مكان جيد للبدء هو شركاء الأعمال والأصدقاء والزملاء والجمعيات داخل الصناعة. فكرة أخرى هي البحث في موقع لينكد إن عن محترفي العلاقات العامة.

• تحديد الملاءمة: بمجرد تحديد الأشخاص المناسبين، يمكن أن يُطلب منهم الحضور لإجراء المقابلات لتحديد ما إذا كانوا مناسبين للوظيفة والشركة. قد لا يتناسب محترف العلاقات العامة الممتاز مع ثقافة الشركة، بينما قد يكون المبتدئ هو الخيار الصحيح. لذلك من المهم مقابلة وتقييم مدى الملاءمة. بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار هي الخبرات ذات الصلة، ومعدل النجاح، والمعرفة بالصناعة وكذلك المعرفة والاتصالات في وسائل الإعلام الجديدة والقديمة.

بمجرد تعيين فريق أو شخص ما، من المهم ضمهم بنجاح وتزويدهم بالمعلومات الصحيحة اللازمة للقيام بعملهم. وهذا يعني مشاركة رؤية الإدارة العليا والاستراتيجية والأهداف معهم بالإضافة إلى المساعدة في تحديد الأهداف والتوقعات لوحدتهم الخاصة. نقطة أخرى مهمة هي تحديد كيفية التعامل مع حالات الطوارئ من خلال تحديد سلسلة من السلطات.

• ضع إستراتيجية وخطة علاقات عامة واضحة: مع وجود قسم الآن، يحتاج محترفو العلاقات العامة والإدارة العليا إلى الجلوس وصياغة استراتيجية وخطة رسمية للعلاقات العامة. الخطة الناجحة هي أكثر بكثير من مجرد تغطية إعلامية، فهي عادة ما تكون أكثر تعقيدًا وبعيدة المدى وتتطلب تخطيطًا استراتيجيًا وتفكيرًا إبداعيًا، بالإضافة إلى القدرة على التخطيط للمواقف غير المتوقعة.