كيف تكون منظمًا وتنقذ حياتك من الفوضى

ودع الفوضى التي تتسبب في إهدار الكثير من وقتك وتعلم كيف تكون منظمًا في حياتك وعملك، وذلك من خلال بعض المهارات البسيطة والسهلة التي لا تحتاج منك سوى الاستمرار عليها، ومع الوقت ستجدها قد تحولت إلى روتين أساسي في حياتك، ومع اكتساب صفات الشخص المنظم، ستحقق الكثير من أهدافك في وقت قصير ودون الحاجة إلى أي مساعدة من الآخرين.

كيف يكون الإنسان منظما؟

يكتسب الإنسان مهارة التنظيم مع الوقت فهي من الأشياء المكتسبة التي لا يولد الشخص بها، وهناك الكثير من الخطوات المهمة في عملية جعلك إنسان منظم ومنها:

حدد ما تريده                                      

إن أردت أن تصبح منظمًا فيجب أن تكون لديك الكثير من الأهداف المحددة، وإلا فلماذا ستنظم حياتك؟ فالهدف يضعك على بداية الطريق ثم يتركك لترسمه بالصورة التي تتوقعها للوصول إلى أفضل وأسرع طريق إليه.

يجب أن يعتمد الهدف على الوصول إلى أكبر قدر من الإنتاجية أو توفير المزيد من الوقت لأغراض أخرى أو كونك تريد تحقيق أكثر من هدف في وقت قصير.

التخطيط حسب الوقت

يعتبر الوقت هو المادة الخام التي تعتمد عليها كي تكون منظمًا بشكل كبير، وذلك من خلال وضع خطة تتناسب مع الوقت المتاح، ومنها توزيع الوقت على المهام المختلفة واستهداف الأهداف اليومية في البداية.

استخدم كل السبل التي تساعدك على تنظيم الوقت ومنها التقويم والجداول وكذلك التطبيقات الأون لاين.

الروتين

يعتبر الروتين سر من أسرار التنظيم، فهو يساعدك على استغلال الوقت بأفضل شكل ممكن والقيام بالكثير من المهام في أقل مساحة ممكنة من الوقت.

ضع روتينًا يوميًا وآخر أسبوعيًا وهكذا وفقًا للأهداف التي تريد الوصول لها، ولا تنسى توفير بعض الوقت للحصول على الراحة أو الترفيه عن النفس.

لا تجعل روتينك ممل لأنك ستتجنبه مع الوقت وتنسى الهدف الأساسي من وجوده.

الصبر

يجب أن تتحلى بالصبر فالنظام يقترن بالمثابرة والصبر، لذلك لا تستلم إذا ما واجهت أي صعوبة في الاستمرار على هذا النظام، كما يجب أن تنتظم في المهارات التي تتطلب الصبر والدقة حتى تتقنها ومع الممارسة المستمرة سوف تحصل على النتيجة التي تريدها.

لا تقم بالعديد من الأشياء في الوقت نفسه

اترك مساحة جيدة لكل عمل تريد القيام به، وذلك كي لا تشتت نفسك في أكثر من أمر، وكلما تفرغت إلى القيام بأمر ما خرج بشكل متقن أكثر، وخاصة إذا كان أحد الأمرين ترفيهي مثل تصفح الجوال.

يجب أن تنتظم في العمل ومع الانتظام وعدم التشتت ستتفاجأ بإنجاز ما تريده في وقت أقل مما توقعت.

كيف تكون منظم في عملك؟

يعتبر النظام مطلوبًا في العمل أكثر من أي شيء آخر، وذلك للقدرة على رفع إنتاجيتك والحصول على الإنجاز في وقت محدد قبل الأوقات الموضوعة لانتهاء مهامك، ويتطلب الأمر منك بعض المهارات التي تنظم لك حياتك ومنها.

الجداول

اهتم بعمل جدول رئيسي للأشياء التي تريد القيام بها على مدار اليوم، ولكن يجب أن يكون لكل أمر منهم جدولا منفصلا للقيام به، وهو ما سيساعدك على المزيد من التنظيم والعمل بشكل أفضل بسبب احتواء تلك الجداول على مواعيد محددة ومهمات أصغر تساعدك على القيام بالمهمة بنجاح دون أن تنسى أي جزء مهم منها.

مواعيد التنظيم

حدد وقتًا محددًا خلال كل أسبوع لإعادة جدولك أمورك وتنظيمها، وسيكون هذا الموعد بمثابة البوصلة التي تنظم لك أعمالك وتجعلك تسير على درب التنظيم دون أن تنحرف عنه مهما حدث.

قيم المهام المعروضة عليك

لا يمكنك أن تقبل إضافة أي شيء إلى جدولك دون تقييمه، فهناك البعض الذي لن يتناسب مع قدراتك والبعض الآخر الذي سيحتاج المزيد من الوقت والذي لا يتوافر لديك، لذلك لا تتردد في رفض تلك المهام أو تأجيلها.

الطوارئ

يجب أن تحترم الأعمال الطارئة وتترك لها مساحة من وقتك، وتستغل تلك المساحة يوميًا في القيام بشيء ما إذا لم تستخدم في شيء طارئ، فعلى سبيل المثال إذا كنت تترك ساعة يوميًا للطوارئ ولم يتبقى خلال اليوم سوى تلك الساعة ولم يظهر أي أمر طارئ على الساحة، يجب ألا تترك هذا الوقت فارغًا بل تستغله في قضاء مهمة من مهام الغد وهكذا.

تؤدي الخطوات السابقة إلى زيادة وقت الطوارئ يومًا بعد يوم استعدادًا لأي مشكلة كبيرة قد تحدث، وهنا لن يتعرقل نظامك أو يهتز بسبب الأمر الطارئ.

المكافأة

لا تنسى الحصول على مكافأة من وقت للثاني إذا أردت الاستمرار بنفس الروح التي بدأت بها، لأن المكافأة تؤكد على أن ما فعلته يستحق الثناء وهو من الأمور المميزة التي لا تقبل التهاون فيها من اجل حياة أكثر راحة.

كيف تصبح منظمًا في حياتك اليومية؟

تحتاج الحياة بالكامل إلى التنظيم فكل جزء من حياتنا هو جزء من شيء أكبر وكلما أهملنا التفاصيل التي تمر سيتحول الأمر كله إلى فوضى عارمة لذلك يجب أن تلتزم بما يلي للحصول على النظام.

حدد مكان مخصص لكل شيء

النظام يعني أن تترك كل شيء في مكان محدد له يؤخذ منه ويعود إليه، فذلك يسهل على الفرد التعامل مع الأشياء وعدم إضاعة الوقت في البحث عن مكانها، لذلك نظف المكان أولًا بأول وتخلص من الأشياء التي لا تحتاجها من خلال التبرع أو إلقائها في القمامة لعدم الحاجة إليها مرة أخرى.

تساعدك الخطوة السابقة على توفير أماكن لأشياء ليس لها مكان أو يصعب الوصول إليها أو كذلك الأشياء الجديدة التي تحصل عليها.

السرعة في الحصول على الشيء هو الهدف من التنظيم لذلك لا يعتبر الترتيب هدفنا الأكبر بل سرعة الوصول لما نريد.

لا تنسى أن تعيد كل شيء إلى مكانه بعد استخدامه وبذلك توفر عناء إعادة الترتيب في وقت لاحق.

المنظمات

هناك الكثير من أنواع المنظمات التي تأتي على شكل عبوات وأكياس، لذا صنف كل شيء يخصك وضعه في منظم لسهولة تحريكه من مكان لآخر والاستفادة منه بشكل كبير.

مزج الأنشطة المتشابهة

على الرغم من أن القيام بأمرين معًا يجعلك مشتتًا إلا أن مزج أمرين متشابهين معًا يكون أفضل في التنظيم لهما، وذلك لأن العقل يكون على استعداد للقيام بالفعل لتشابهه مع ما كان يقوم به منذ وقت قصير، وكذلك يزداد خبرة من الموقف الأول.

في بعض الأحيان تراودك أفكارًا أفضل لما كنت تقوم به عند قرب الانتهاء من المهمة، استفد من هذا الأمر لإنجاز أخرى مشابهة تتحمل تطبيق تلك الأفكار.

العمل بفعالية

لا تعتم بكم المهمات التي أمامك، بل ركز على كيفية أدائها بشكل أفضل من الممكن، ولا يعني ذلك أن تتباطأ خلال العمل كي يخرج بأفضل شكل، لكن اختر الطرق الذكية السريعة وصاحبة الابتكارات.

لا تتحمل المسؤولية وحدك

إذا كانت المهام المطلوبة منك سواء بالمنزل أو العمل تتطلب مشاركة الآخرين بها فلا تتسرع وتقم بها وحدك كي تنجزها أسرع، لأنه مع الوقت ستتحمل نفسك أكثر مما ينبغي عليها تحمله وستفقد السيطرة على الأمر، لذلك اجعل كل شخص يقوم بدوره واطلب المساعدة بدون تردد.

الأدوات اللازمة للتنظيم

لا تنسى أن تكون الأدوات التي تستخدمها بالخارج منظمة وتساعدك في عمليتك اليومية ومنها المفكرات الصغيرة وحقائب متعددة الجيوب والقوائم الخاصة بالمهام أو الشراء.

أشياء تصيب نظامك بالفشل

بعد أن تقوم بكل تلك الخطوات الخاصة بالتنظيم يجب ألا تتجاهل بعض الأشياء التي يمكنها القضاء على ما قمت به أو إفشال مهمتك ومن هذه الأشياء ما يلي:

الإحباط

الإصابة بالإحباط السريع بعد عدم تحقق النتائج التي كنت تتوقعها، ومن ثم التراجع عن روتينك التنظيمي والتخلي عنه.

تجاهل الراحة

لا تتجاهل العطلات أو الاستفادة من أوقات الفراغ للقيام بما تحب لأنه بمثابة تجديد النشاط وشحن العزيمة من جديد للالتزام بالجداول التي وضعتها لنفسك.

المثالية

لا تتعمد الوصول إلى المثالية لأن الأمر مرهق وسيصيبك بالضغط مما يجعلك تنفر من عملية التنظيم.

احتيار الوقت غير المناسب

يجب أن تتجنب الأم الجديدة هذا الأمر لأنها لن تتمكن من الحفاظ على نظام المنزل أو تنظيم حياتها بشكل سليم بسبب وجود الطفل الرضيع الذي يستحوذ على كل طاقتها.

التسويف

تأجيل المهام إلى وقت لاحق يسبب تراكمها ويزيد من شعورك بالضغط، لذلك حاول تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ والتزم بالموعد النهائي الموضوع لكل مهمة وكلما كنت أكثر التزامًا تفوقت على الصعاب التي تعيدك إلى نقطة الصفر وتفسد تنظيمك.

السير بدون خطة

عدم وجود خطة واضحة يجعلك كمن ألقى نفسه وسط البحر ولا يجيد السباحة، كما يتسبب في شعورك بالارتباك والضياع ومن ثم تستسلم بشكل أسرع.

حدد أهدافك وحدد خطوات لتحقيقها، واستخدم أدوات مثل التقويم وجدول الأعمال لتنظيم وقتك واتبع الخطة.

الفوضى

تجنب الفوضى قدر المستطاع لأن وجود شخص منظم وسط الفوضى يزيد من ارتباكه وقد تصاب بالتوتر والقلق مما يعيق تفكيرك وتركيزك، لذلك تخلص من الفوضى أولًا بأول.

الملل من الروتين

عدم اتباع روتين يومي يُسبب شعورك بالضياع وعدم التركيز لكن ماذا إذا كان هذا الروتين ممل ولا يطاق، ستتركه عاجلًا أو آجلًا، لذلك لا تعتمد على روتين ممل وفي الوقت نفسه لا تتخلى عن الشيء الوحيد الذي يجعل وقتك يسير بشكل منظم.

اختفاء الحافز

عدم وجود شعور بالإلهام أو الدافع يسبب شعورك بالكسل وعدم الرغبة في العمل، لذلك حدد أهدافًا تلهمك وتحفزك على العمل، وإذا لم تكن الأهداف كافية لتحفيزك اعتمد على نظام المكافآت المستمرة للاستمرار.

فقدان التركيز

وجود الكثير من المشتتات يعيق قدرتك على التركيز وإنجاز المهام، لذلك حدد مكانًا هادئًا للعمل، وقلل من استخدام الهاتف المحمول والأجهزة الإلكترونية أثناء العمل.

التركيز يساعد على الإنجاز بشكل سريع وهذا الإنجاز يجعلك لا تتوتر بينما تسير على النظام الموضوع أو تترك أحد خيوطه دون إتمامها.

عدم وجود مساعدة

لا يمكنك العيش وحدك لمجرد الالتزام بالتنظيم، وإن حاولت القيام بذلك ستنهار بعد قليل، فمحاولة إنجاز كل شيء بنفسك يُسبب شعورك بالضغط والإرهاق، لذلك لا تتردد في طلب المساعدة من الآخرين أو منحهم بعض المهمات التي يجب أن يقوموا بها.

التسرع

توقع النتائج الفورية يجرك إلى الإحساس بالإحباط وعدم الرضا عن وضعك، وتقد تظن أن الأمر قد انتهى ولا يمكنك القيام بالأمر مرة ثانية، وتذكر أن التنظيم مهارة تتطلب الصبر والممارسة وعدم الاستسلام للظروف الخارجية أو التقلبات المزاجية أو حتى الظروف الشخصية.

لا تستسلم إذا واجهت صعوبة في البداية فالجميع يقابل مثل تلك الصعوبات وضع عينيك على من تمكنوا من الوصول لأهدافهم مهما طال الزمن.

عدم وجود ثقة بالنفس

عدم الإيمان بقدرتك على التنظيم سيجعلك تبدو يائسًا في نظر نفسك، ويزيد من طاقتك السلبية، لذلكركز على نقاط قوتك وكن إيجابيًا.

تذكر أن التنظيم مهارة يمكن تعلمها وتحسينها، فلا يوجد عائق يجعلك تقوم بالأمر مثلما قام به آخرين.

انعدام التوازن

التركيز على التنظيم فقط يُسبب شعورك بالملل والرتابة ويفقدك جزء مهم للغاية من حياتك وهو الحياة الاجتماعية والشخصية، لذلك خصص وقتًا للأنشطة التي تحبها، وحافظ على توازن بين العمل والحياة الشخصية.

هناك العديد من الأشياء التي يمكن أن تصيب قدرتك التنظيمية بالفشل فإذا كان لديك بعض هذه العوامل يجب أن تستهدفها وتتخلص منها أو تعالجها حتى لا تؤثر على مسيرتك.

لا يعتبر الأمر صعبًا للوصول إلى كيف تكون منظمًا بل يمكنك أداء مهماتك في مسارها الصحيح دون أي مؤثرات خارجية، وتعتبر مهارة التنظيم من أفضل المهارات التي تقدر قيمة الوقت وتجعل حياتك أفضل على كافة الأصعدة يومًا بعد يوم.