5 نصائح للحفاظ على إنتاجيتك خلال أوقات الخمول

وقت الخمول هو الوقت الذي يكون خلاله الموظف داخل وقت العمل دون إنتاج أي شيء تقريبًا. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على أوقات الخمول، بالإضافة إلى بعض النصائح التي تُمكنك من الحفاظ على إنتاجيتك خلال هذه الأوقات.

ما هو وقت الخمول؟

وقت الخمول هو الوقت الذي يكون خلاله الموظف داخل وقت العمل دون إنتاج أي شيء تقريبًا. على سبيل المثال، إذا احتاج الموظف إلى انتظار الموافقة من المدير قبل بدء العمل في مهمة ما، يُشار إلى الوقت الذي يقضيه في هذا الانتظار على أنه وقت الخمول. خلال هذا الوقت يكون الموظف جاهزاً ومتاحاً للعمل ولكن بما أنه بحاجة إلى انتظار موافقة المدير، فإنه يقضي هذا الوقت في عدم أداء أي مهام.

يختلف وقت الخمول عن وقت التوقف. في معظم المؤسسات، يأخذ الموظفون فترات راحة أثناء النهار. الفرق بين وقت التوقف عن العمل ووقت الخمول هو أن وقت التوقف عن العمل يُمكنه أن يُحسّن من كفاءة الموظف. لذلك، لا تعتبر فترات الراحة المنتظمة وقت خمول، حيث تتوقع المنظمة من الموظف أن يأخذ فترات الراحة هذه.

أنواع أوقات الخمول

هناك فئتان من وقت الخمول، هما: وقت الخمول العادي ووقت الخمول غير الطبيعي. وقت الخمول العادي هو أي تأخر يأتي من ممارسات العمل العادية. على سبيل المثال، التأخير بسبب نقص التواصل أو نقص الإمدادات. هذه هي الأشياء التي يمكن للإدارة التحكم فيها.

أما وقت الخمول غير الطبيعي فهو التأخر الذي قد ينتج عن ظروف خارجة عن سيطرة المدير. مثل فقدان الموظفين الاتصال بالإنترنت.

من المهم التمييز بين نوعي وقت الخمول، السابق ذكرهم، حتى يتمكن المدراء من بذل جهدهم ووقتهم في التركيز على تقليل وقت الخمول والسعي لحل المشكلات التي يمكنهم التحكم فيها.

الأسباب الشائعة لحدوث وقت الخمول

هناك العديد من الأسباب الشائعة لحدوث وقت الخمول في الشركات والمؤسسات وخلال الأنشطة التجارية، بما في ذلك:

• عدم كفاءة سير العمل: من الأمثلة على عدم كفاءة سير العمل: الموظفون الذين ليس لديهم الأدوات اللازمة لإكمال وظيفة أو عندما يقضي الموظفون وقتًا في انتظار الموافقات. عندما يكون هناك وقت خمول بين عملية تجارية والتالية، فهذا يعد عدم كفاءة في سير العمل.
• عدم كفاءة الموظف: يمكن أن تظهر حالات عدم كفاءة الموظف لأسباب مختلفة. على سبيل المثال، قد لا يكون الموظف الجديد فعالاً في مهامه لأنه لا يزال يتعلم ما يجب القيام به.

نصائح للحفاظ على إنتاجيتك خلال أوقات الخمول

إذا كُنت تريد الاستفادة من أوقات الخمول، فيُمكنك الاستعانة بالنصائح التالية:

• اقرأ أو استمع أو شاهد شيئًا تعليميًا: يُعدّ الاستماع إلى البودكاست أو الكتب الصوتية أمرًا مثاليًا بالتأكيد، للاستفادة من أوقات الانتظار والخمول. هذا من شأنه أن يُطوّر من مهارات الموظف ويُعيده إلأى عمله أكثر مهارة.
• إنشاء قوائم بالمهام: قوائم المهام هي الطريقة الأكثر فعالية لتسجيل المهام التي تحتاج إلى تنفيذها والتخطيط ليومك. بصرف النظر عن ذلك، يمكنك أيضًا استخدام وقت الخمول لتنفيذ المهام التي دونتها على قائمتك. يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بقائمة "ماذا أفعل" من أن تتمكن من اختيار نشاط جيد أو مهمة لم تنجز بعد كلما كان لديك أوقات لا تعرف فيها ماذا يُمكنك أن تفعل للاستفادة من الوقت.
• تحقق من تلك المهام الصغيرة: يمكنك خلال أوقات الخمول أن تُنجز المهام الصغيرة المهمة ولكنها ليست بالضرورة عاجلة. تُعدّ أوقات الخمول هي أفضل الأوقات لإخراج هذه المهام من قائمة المهام الخاصة بك والقيام بها. مثلًا يمكنك أن تقوم بالرد على بريد إلكتروني من عميلك.
• كتابة أو مراجعة الأهداف: تذكر أنه لتحقيق الأهداف، يكون من المهم بالنسبة لنا أن نوليها اهتمامًا وثيقًا في تحديدها وكتابتها ومراجعتها. يُمكنك أن تستغل أوقات الخمول في كتابة أهدافك والاحتفاظ بها في دفتر ملاحظات تحمله معك. كلما كان لديك وقت فراغ في متناول اليد، أخرج أهدافك وراجعها. ربما تكون قد حققت بالفعل بعضًا منها وقد ترغب في تحديد أهداف جديدة. يمكن أن يؤدي القيام بذلك على أساس يومي إلى توفير الكثير من الوقت حيث يمكنك التخلص من الانحرافات والمشتتات المختلفة والتركيز على أهدافك.
• سجل أفكارك: معظم الناس الناجحين يحتفظون دومًا بدفتر صغير. كلما كان لديهم متسع من الوقت، فإنهم يقومون بتدوين أفكارهم في هذا الدفتر. يساعد هذا الأمر على تصفية الذهن ويمكنك مراجعة هذا الدفتر في المستقبل لاستغلال الأفكار المدونة والبحث عن كيفية الاستفادة منها. أيضًا، إذا كنت كاتبًا أو مدونًا، فإن كتابة اليوميات هي ممارسة جيدة للكتابة. 10-15 دقيقة من كتابة اليوميات كل يوم يمكن أن تساعد أيضًا في التغلب على عقبة عدم القدرة على الكتابة.