التحسين المستمر.. ما هو وما سبب أهميته؟

التحسين المستمر هو عملية إجراء تغييرات تدريجية صغيرة تستطيع أن تُحقق مع الوقت نتائج مهمة. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على عملية التحسين المستمر.

ما هو التحسين المستمر؟

يُقصد بالتحسين المستمر الاستثمار في الوصول إلى إمكاناتنا الكاملة. هذه الرحلة قد لا تناسب الجميع، وذلك لأن الأمر يتطلب تنفيذ استراتيجيات التحسين أو تقنيات التحسين باستمرار. إنها عملية مدروسة تتطلب الملاحظة والتحليل والتخطيط والعمل. التحسين المستمر هو جهد مستمر. بالنسبة للشركات والمنظمات فإن التحسين المستمر هو أمر مبني على أساس العمل الجماعي وثقافة وأخلاقيات الشركة القوية وخدمة العملاء الجيدة. التحسين المستمر يتطلب أيضًا دعمًا وأدوات لإجراء التحسين والمساعدة في الحفاظ على المهارات والقدرات في أفضل حالاتها.

كل شخص لديه القدرة على النمو والتحول. الأعمال والمؤسسات الكبرى تتكون في الأساس من أشخاص. لذلك عندما تستثمر في موظفيك، فإنك تستثمر في نجاح مؤسستك.

في بعض الأحيان، يكون التحسين المستمر هو أصغر تغيير يتم إضافته بمرور الوقت. في أوقات أخرى، يسير التحسين المستمر جنبًا إلى جنب مع التكيف مع التغيير وبناء المرونة للبقاء قادرًا على المنافسة في سوق اليوم. يمكن اعتبار أن عملية التحسين المستمر هي عملية تولد نتائج دون الشعور بالألم الذي يصاحب إجراء تغييرات كبيرة بشكل مفاجئ.

إذا بدا أن هناك مجالًا للتحسين في العمل، أو إذا كنت تريد أن تصبح رائدًا في الصناعة يظل في الطليعة، فاستخدم التحسين المستمر كإطار عمل لإجراء تغييرات إيجابية بشكل دائم.

تُعرف عملية التحسين المستمر أيضًا باسم كايزن، وهي طريقة نشأت في اليابان. اليوم، تم اعتماد هذه الطريقة من قبل الشركات في جميع أنحاء العالم كوسيلة لتحقيق التميز التشغيلي.

الفكرة الرئيسية وراء التحسين المستمر هي أنه لا توجد عملية مثالية وهناك دائمًا مجالًا للتحسين. الهدف هو التخلص من الهدر، وتحسين الموارد، وتمكين الموظفين من إجراء تغييرات تعمل على تحسين النتيجة النهائية للشركة.

مراحل التحسين المستمر

يسمى التحسين المستمر أحيانًا بدورة PDCA ، والتي تعني Plan-Do-Check-Act.  هذه هي المراحل الأربع للتحسين المستمر.

• الخطة: أي تحديد مجالات التحسين ووضع خطة عمل للإدارة.
• الفعل: بمجرد تحديد مجالات التحسين وتحديد أفضل السبل لمعالجتها، تكون المرحلة التالية هي الفعل أو القيام بتنفيذ هذا التغيير على نطاق صغير. يجب البدء على نطاق صغير لقياس فعالية الإجراء بموضوعية.
• التحقق: خلال هذه المرحلة يتم التحقق من الفعالية، هل نجح التغيير؟ تحتاج أن تُحدد إجابة هذا السؤال قبل أن تتمكن من تطبيقه الإجراء على مستوى المؤسسة.
• العمل: تنفيذ الحل، بمجرد التأكد من أن الحل الخاص بك فعال، فقد حان الوقت لنشره على مستوى المؤسسة لجني الفوائد.

أنواع منهجيات التحسين المستمر

هناك منهجيات مختلفة لتحسين إجراءات العمل يمكن لفريقك استخدامها للمساعدة في تقليل أوجه القصور. في معظم الحالات، تعتمد المنهجية التي تختارها على سبب رغبتك في إجراء التحسين وما تتطلع إلى تحسينه.

• منهجية ستة سيجما: ستة سيجما هي منهجية تحسين العملية التي تهدف إلى تقليل كمية الاختلافات داخل المنتج النهائي. تم تطوير هذه العملية في عام 1986 من قبل المهندس الأمريكي والموظف في موتورولا بيل سميث، وتستخدم هذه العملية البيانات الإحصائية كمعايير لمساعدة قادة الأعمال على فهم كيفية عمل عملياتهم بشكل جيد. غالبًا ما يتم استخدام ستة سيجما في التصنيع، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنها تساعد في تقليل العيوب والتناقضات. الهدف هنا هو تحسين الاتساق، والذي يؤدي في النهاية إلى رضا العملاء.
• إدارة الجودة الشاملة (TQM): إدارة الجودة الشاملة هي طريقة تركز على العميل وتتضمن التحسين المستمر بمرور الوقت. غالبًا ما تستخدم هذه التقنية في إدارة سلسلة التوريد ومشاريع رضا العملاء. تعتمد إدارة الجودة الشاملة بشكل كبير على القرارات التي تعتمد على البيانات ومقاييس الأداء. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية لإدارة الجودة الشاملة: التركيز على العميل، فالهدف النهائي لإدارة الجودة الشاملة هو دائمًا إفادة العميل النهائي، مشاركة الفريق بالكامل فعلى عكس منهجيات تحسين العمليات الأخرى تتضمن إدارة الجودة الشاملة الفريق بأكمله وليس الإنتاج فقط.
• التصنيع الخالي من الهدر: حدد هذا الشكل جيمس بي ووماك ودانييل جونز ودانييل روس في كتاب "الآلة التي غيرت العالم"، يسلط هذا النوع من التحسين المستمر الضوء على خمسة مبادئ رئيسية تستند إلى تجارب المؤلفين في تصنيع Toyota، والتي منها تحديد القيمة، خلق التدفق، التحسن المستمر.
• التحسين المستمر (كايزن): توجه فلسفة كايزن اليابانية نموذج التحسين المستمر. وُلدت كايزن من فكرة أن الحياة يجب أن تتحسن باستمرار حتى نتمكن من عيش حياة أكثر إرضاءً. يمكن تطبيق نفس المفهوم على الأعمال التجارية، لأنه طالما أنك تتحسن باستمرار، يمكن أن يصبح عملك أكثر نجاحًا. الهدف من التحسين المستمر هو تحسين الأنشطة التي تولد قيمة والتخلص من أي نفايات. هناك ثلاثة أنواع من النفايات التي تهدف كايزن إلى إزالتها: التبذير وهي الممارسات التي تستهلك الموارد ولكن لا تضيف قيمة، التفاوت وهو الإفراط في الإنتاج الذي يترك وراءه نفايات مثل فائض المنتج، الإثقال بالأعباء وهو ما يشكل ضغطًا شديدًا على الموارد مثل الآلات البالية أو الموظفين المرهقين.