كيفية رفع كفاءة الموظفين لزيادة الإنتاجية وتحقيق المزيد من الربح

إذا كُنت صاحب عمل أو قائد فريق فمؤكد أنك تريد أن تعرف كيفية رفع كفاءة الموظفين، رفع الكفاءة لموظفيك يعني نجاح أكثر في وقت أقل، يعني تقديم مُنتجات وخدمات بجودة تُرضي عُملائك وتُحقق طموحاتهم، فقط تابع قراءة السطور التالية لمعرفة الطرق التي يُمكنك من خلالها رفع كفاءة الموظفين.

ما المقصود تحديدًا بالكفاءة؟

الكفاءة تعني القيام بالأشياء بالطريقة الصحيحة، فهي القدرة على التصرف أو الإنتاج بفعالية بأقل قدر من الهدر أو الإنفاق أو الجهد غير الضروري، كقائد فريق يجب أن ينصب تركيزك في الكفاءة على الموارد والسرعة التي يتم بها تحقيق أهداف المؤسسة أو الشركة، غالبًا ما يُشار إلى نوعين من الكفاءة، وهما: الكفاءة الثابتة والكفاءة الديناميكية.

• الكفاءة الثابتة، وهي التي تتعلق بتنقية العمليات أو الفرص الحالية؛ مما يعني إجراء تحسينات في ظل الظروف الحالية.
• الكفاءة الديناميكية، تُشير إلى التطوير المستمر للمنتجات أو العمليات أو الفرص الجديدة، بحيث تتحسن الربحية.

كيفية رفع كفاءة الموظفين؟

هناك بعض الطرق التي تُمكنك من رفع كفاءة الموظفين في شركتك أو في فريقك، ومنها:

• كن فعّالًا ومنفتحًا:

راقب جيدًا الطريقة التي يسير بها عملك حاليًا ومدى استطاعة هذه الطريقة أن تُحقق لك أهدافك، ثم كن منفتحًا على إمكانية تغيير طريقة عملك إذا تطلب الأمر هذا.

تذكر أنه من المهم أيضًا إنشاء قوائم قصيرة وطويلة المدى تُحدد خلالها أهدافك وأولوياتك على المدى القصير والطويل، خاصة في الأعمال التجارية الصغيرة، ومن خلال هذه القوائم زود كل فرد من الموظفين بخطة وشجع كل منهم على عمل قائمة للتأكد من إتمامه للمهام ذات الأولوية في الوقت المحدد، مما يؤدي إلى كفاءة العمل.

• أعطي مسؤوليات للموظفين المؤهلين:

زيادة المسؤولية مهمة لتحسين الروح المعنوية وتحقيق الرضا الوظيفي لموظفيك. أعط مسؤوليات للموظفين المؤهلين الذين لديهم سجل حافل بالنجاح في مجال معين، وثق في أنهم سيؤدون المهام بشكل جيد. إذا سمحت للموظفين بفرصة اكتساب المهارات والخبرة القيادية، فسوف يفيد ذلك شركتك ويزود موظفيك بشعور بالإنجاز والتقدّم في حياتهم المهنية.

• قلل الإلهاءات:

يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي قاتل كبير للإنتاجية، لكن ليس من العملي أن تعتمد سياسة عدم استخدام الهاتف. بدلاً من ذلك، حاول الحفاظ على تركيز الموظفين وانخراطهم مع إعطاء مساحة لهم للتنفس واستخدام هواتفهم.

مثلًا، يُمكنك تشجيع الموظفين على إيقاف تشغيل هواتفهم المحمولة مع أخذ فترات راحة منتظمة يمكنهم خلالها التحقق من هواتفهم بحرية. سيضمن ذلك أن الوقت الذي يقضونه على مكاتبهم سيكون أكثر إنتاجية.

• امتلك الأدوات والمُعدّات المناسبة:

يُعدّ تزويد الموظفين بالأدوات والمُعدّات المناسبة أمرًا مهمًا حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم بكفاءة وفي الوقت المحدد. لا يوجد شيء يؤدي إلى تقليل الإنتاجية وإهدار الوقت أكثر من قضاء الوقت في انتظار طباعة الأوراق لأنك لا تمتلك جهاز طباعة سريع.

تُحدث البرامج والمعدات الحديثة عالية الجودة فرقًا كبيرًا في إنتاجيتك وصورة شركتك، وفر الوقت والجهد باستخدام مُعدّات مثل الطابعة متعددة الوظائف، والتي يمكن أن تعمل كطابعة وماسحة ضوئية وآلة تصوير وجهاز فاكس.

• تحسين ظروف العمل:

تتراوح درجة حرارة العمل المريحة بين 20-21 درجة مئوية، البيئة شديدة الحرارة أو شديدة البرودة تُشتت الانتباه وتُقلل التركيز، حيث سيقضي الموظفون وقتًا أطول في التجول للحصول على معاطفهم أو مروحة كهربائية. تأكد من أن كل من أنظمة التدفئة وتكييف الهواء في حالة جيدة عندما يحين الموسم المناسب.

• تقديم الدعم وتحديد أهداف واقعية:

المشكلة الشائعة لدى المديرين هي عدم وجود شعور واضح وقوي بما إذا كان موظفوهم يتمتعون بأداء عالٍ أم لا. هل يحتاج موظفوك إلى حافز للبقاء على المسار الصحيح؟ ساعدهم من خلال تقديم أهداف قابلة للتحقيق. قم بتقديم توجيه واضح للمشرفين والموظفين ووضح لهم توقعاتك منهم. سيساعد ذلك على زيادة إنتاجيتهم، حيث سيكون لديهم تركيز واضح وأهداف واضحة.

• ممارسة التعزيز الإيجابي:

يعني التعزيز الإيجابي التشجيع والتحفيز والمكافأة. أخبر الموظفين أنهم يقومون بعمل جيد ووجه لهم النقد البناء عند الخطأ. يُمكنك استخدام تقديم حوافز شخصية لأداء العمل بشكل جيد.

يجب أن تُشير بوضوح إلى نجاح أحد الموظفين للموظفين الآخرين لتنمية الشعور بالرضا لدى الموظف الجيد ولتحفيز الآخرين أن يكونوا مثله.

عندما تُحفز موظفيك على العمل بجدية أكبر بالحصول على مكافآت، فمن المرجح أن يضعوا زيادة الإنتاجية على رأس قائمة مهامهم.

• الحوافز الاقتصادية لجميع الموظفين:

تأكد من أن حوافزك تنطبق على جميع مستويات الموظفين، وليس فقط كبار الموظفين. إذا كنت تريد أن يلتزم الموظفون ذوو الرتب الدنيا بتحقيق نجاح عملك، فعليك بالتأكيد تنفيذ الحوافز الصحية. لتغطية التكلفة، توصي فوربس أن تتأكد من أن برنامج الحوافز الخاص بك مرتبط بأرباح أو إيرادات محددة.

• تأكد من أن الموظفين سعداء:

مكان العمل المُجهد لن يُحقق النتائج والأهداف المرجوة. العمال الذين يعملون باستمرار في ظل ظروف شديدة التوتر هم أقل إنتاجية ولديهم مستويات أعلى من الانسحاب والتغيب عن العمل.

لتجنب هذا حاول أن تجعل الموظفين سعداء ببيئة العمل، يُمكنك تحقيق هذا من خلال إظهار مدى تقدير الشركة لموظفيها واحترامها لهم.