نصائح لعقد اجتماعات عمل أكثر فعالية

تُعقد آلاف اجتماعات العمل يومياً في الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم. تُعدّ الاجتماعات جزءاً أساسياً وهاماً من إنجاز الأعمال اليومية للشركات، تُعتبر الاجتماعات هي المكان الذي يتم فيه اتخاذ العديد من القرارات والمناقشات التجارية الأكثر أهمية. لكن الاجتماعات هي أيضاً واحدة من أكثر جوانب الحياة العملية إثارة للشكوى لأسباب متنوعة.

وفقاً لمقال نُشر في مجلة Harvard Business Review ، تم دعم هذه الشكاوي من خلال دراسة أظهرت أن الاجتماعات قد ازداد طولها وتكرارها على مدار الخمسين عاماً الماضية، لدرجة أن المديرين التنفيذيين أصبحوا يقضون في المتوسط ​​ما يقرب من 23 ساعة من الاجتماعات في الأسبوع، مُقارنة بأقل من 10 ساعات في الستينيات، هذا لا يشمل حتى جميع التجمعات المرتجلة التي لا تدخل في إطار الاجتماعات المُحددة.

يُثير هذا العديد من الأسئلة حول ما ينبغي وما لا ينبغي فعله عند عقد الاجتماعات للحصول على اجتماعات ناجحة وأكثر فعّالية، تابع قراءة السطور التالية للحصول على بعض النصائح لإدارة الاجتماعات لمساعدتك في عقد اجتماعات عمل أكثر إنتاجية وفعالية.

• التحضير والاستعداد:

أول نصيحة لإدارة الاجتماع هي التحضير بدقة. رُبما يكون الفشل في التحضير للاجتماع هو السبب الوحيد الأكبر لفشل اجتماعات العمل. لذا، قبل أن تضغط على إرسال دعوة الاجتماع التالي، توقف وفكر في بعض الأسئلة المهمة:

1. ما هو سبب الاجتماع؟
2. ما هي القرارات أو الإجراءات التي تريد أن تتخذها أثناء اجتماعك؟
3. هل الاجتماع ضروري؟ أو هل يمكن أن تُحقق رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو أي شكل آخر من أشكال الاتصال نفس الغرض بكفاءة أكبر؟

• ضع جدول أعمال للاجتماع:

بمجرد تحديد هدفك وتحديد أنك بحاجة فعلاً للاجتماع، انطلق واكتب هدفك هذا ومحاورك في جدول أعمال بسيط للاجتماع يمكن مشاركته مع جميع المشاركين في دعوة الاجتماع. يُعدّ إرسال جدول الأعمال مبكراً أمراً مهماً، لأنه يساعد المشاركين على الاستعداد بشكل كاف لاجتماعك.

كما أنه له أهمية بالغة في الحفاظ على تركيز اجتماعك على المسار الصحيح. احرص على ألا تكون غامضاً أثناء كتابة جدول الأعمال، الأفضل أن تكون مُحدداً وواضحاً.

• دعوة الأشخاص المناسبين:

قد يكون من المغري تضمين أي شخص وكل شخص في دعوات الاجتماع، صحيح أنه في بعض الأحيان يكون هذا ضرورياً، ولكن القيام بذلك يمكن أن يُمثل استنزافاً كبيراً لوقت الآخرين وطاقتهم. إذا لم تكن متأكداً مما إذا كان ينبغي لشخص ما أن يحضر اجتماعك، ففكر في الاتصال به سريعاً أو

أرسل بريد إلكتروني أو دردشة لسؤاله عما إذا كان يرغب في أن يتم تضمينه. خيار آخر هو استخدام وظيفة الحضور الاختيارية في بعض تطبيقات التقويم.

• تشجيع المشاركة:

في أي اجتماع معين، خاصة تلك التي تضم مجموعات أكبر، من الممارسات القيمة لرواد الأعمال وقادة الأعمال تشجيع هؤلاء الأفراد الذين يميلون إلى الهدوء على التحدث. في كثير من الأحيان، سيكون للموظفين الذين لديهم مهارات اجتماعية ومهارات التحدث، الكلمة الفصل لمجرد أنهم الوحيدين الذين يتحدثون. ومع ذلك، فإن طلب آراء صادقة من الجميع يمكن أن يؤدي إلى بعض المناقشات الأكثر إنتاجية.

• كن حذراً عند تحديد موعد الاجتماع:

يجب أن تكون حذراً جداً بشأن تحديد موعد اجتماعاتك. في العديد من الشركات، هناك أوقات معينة من اليوم تعتبر من أسوأ الأوقات لجدولة الاجتماعات. بشكل عام، هذه الأوقات قد تكون هي أول نصف ساعة من اليوم، في وقت الغداء، أو في آخر ساعة من اليوم.

تؤدي جدولة الاجتماعات خلال هذه الأوقات إلى خطر إضاعة الوقت إذا تأخر مشارك أو عدة مشاركين أو اضطروا إلى المغادرة مبكراً. ومع ذلك، فإن كل منظمة تختلف عن الأخرى، لذا حدد موعداً لاجتماعاتك وفقًا لخصائص مؤسستك المحددة.

• بدء الاجتماع والانتهاء منه في الوقت المحدد:

من المقبول تماماً السماح للأشخاص بالتواصل والتحدث للحظة أو اثنتين في بداية الاجتماع، ولكن من المهم أيضاً التأكد من بدء اجتماعاتك وإنهائها في الوقت المحدد.

للمساعدة في إبقاء الأمور على المسار الصحيح، ابحث عن طرق إستراتيجية لحشد المشاركين وابدأ في الوقت المحدد. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك الوقوف وإغلاق باب غرفة الاجتماعات بمجرد دخول جميع المشاركين إلى الغرفة. يمكنك أيضاً أن تطلب من الشخص الأقرب للباب أن يغلقه. وكلا الأسلوبين سيخبران المشاركين بمهارة أن الاجتماع على وشك البدء.

أو إذا اقترب موعد نهاية الاجتماع، فاقحم نفسك بلباقة في المناقشة وأخبر المشاركين أن الوقت ينفد. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، "لقد كان هذا نقاشاً رائعاً، ولا أريد اختصاره، لكننا نفكر في الوقت الحالي. هل يجب أن نحدد موعداً لاجتماع متابعة لمواصلة هذه المناقشة؟ "

من المهم أيضاً تشجيع المشاركين على المشاركة بنشاط في الاجتماع للتأكد من أنك تستغل وقت الجميع بأكبر قدر من الكفاءة. يمكنك حتى التفكير في تثبيط المشاركين عن استخدام هواتفهم أثناء الاجتماع لتجنب الإلهاءات غير الضرورية.
كذلك يجب معرفة أنه لا بأس في عقد اجتماعات قصيرة، إذا كنت قد حققت بالفعل هدفك من الاجتماع، فقل ببساطة للمشاركين أنك قد أنجزت هدف الاجتماع في وقت أبكر مما هو متوقع، وأنك ستنهي الاجتماع مبكراً، لمنح الجميع بعض الوقت للعودة إلى يوم عملهم.

• تدوين الملاحظات:

من المهم تدوين الملاحظات خلال اجتماعك، سواء كانت نقاط مناقشة أو عناصر عمل أو قرارات رئيسية أو أسئلة مفتوحة. في بعض الأحيان يكون من المفيد كتابة ملاحظات الاجتماع على الشاشة ليراها الجميع. هذا له فائدة إضافية تتمثل في ضمان الفهم الجماعي والوضوح فيما يتعلق بنتائج الاجتماع.

• التركيز على نقطة مُحددة خلال المناقشات:

في بعض الأحيان، خاصة في اجتماعات العصف الذهني، قد يكون من السهل على المناقشة أن تخرج عن الموضوع. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون هذه الاستطرادات ذات قيمة، ولكنها في كثير من الأحيان لا تكون مجدية أو مفيدة على الأقل خلال الوقت الحالي. إذا كان الأمر هكذا سيكون من الهام توجيه المحادثة بلباقة إلى موضوع جدول الأعمال المُحدد.

عندما تكون هناك نقطة في اجتماعك تنحرف خلالها المحادثة بعيداً، ففكر في إقحام نفسك بلباقة في المحادثة واستخدم إحدى هذه الاستراتيجيات لإعادة تركيز الاجتماع:

1. التقط العنصر في ملاحظاتك كعنصر مناقشة في المستقبل.
2. اقترح جدولة اجتماع منفصل لاستكشاف الفكرة.
3. اذكر باحترام أن المحادثة تخرج عن الموضوع وأنك ترغب في إعادة توجيهها إلى جدول الأعمال.

• تخصيص قائد واضح للاجتماع:

في حين أن وجود قائد مُحدد وواضح أمر حاسم لاجتماع ناجح، إذا حاول عدد كبير جداً من الأشخاص توجيه اجتماع أو إذا كان شخص واحد غير قادر على إبقاء المناقشة في المسار الصحيح، يمكن أن ينحرف الاجتماع عن المسار الصحيح بسرعة. يستفيد الجميع عندما يعرف القائد دوره ويدعمه الآخرون لتحقيقه.

• متابعة نتائج الاجتماع برسالة للجميع:

بافتراض أنك احتفظت بملاحظات جيدة طوال الاجتماع، ستكون هذه الخطوة في غاية السهولة. ما عليك سوى إرسال ملاحظاتك إلى جميع المشاركين في نهاية الاجتماعات. إذا كانت هناك عناصر متابعة معينة، فقم بإضافتها إلى قائمة المهام أو مدير المهام لتتبعها. إذا كانت هناك اجتماعات متابعة يجب جدولتها، فابدأ وقم بجدولة هذه الاجتماعات على الفور لضمان عدم تعرضك لتعارضات في المواعيد المستقبلية.

• قيّم اجتماعك:

يُعدّ إجراء الاجتماعات بشكل فعّال فناً وعلماً، ومن المهم مراجعة أداء الاجتماع بانتظام. في نهاية كل يوم، اسأل نفسك أسئلة حول اجتماعاتك:

1. هل حققت اجتماعاتك أهدافها؟
2. ما الذي سار بشكل جيد في اجتماعاتك؟
3. ما الذي يمكن تحسينه؟

من خلال صقل مهاراتك في إدارة الاجتماعات بانتظام، ستزيد فعالية اجتماعاتك إلى أقصى حد.