كيف تكتب "بيان" لمشكلة في عملك؟ إليك هذه النصائح

عندما يُظهر الموظفون مبادرتهم ومهاراتهم في حل المشكلات، فإنهم يُبرزون هنا قدرتهم على التعامل مع التحديات المعقدة أو غير المتوقعة في مكان العمل. تعتمد الشركات على الأفراد والفرق الذين يمكنهم التعامل مع المشكلات بفعالية ويستطيعون اقتراح حلول قابلة للتطبيق. للتعامل مع المشكلات بشكل جيد وفعّال سيكون عليك إجادة كتابة "بيان مشكلة".

ما هو بيان المشكلة؟

بيان المشكلة هو بيان لأزمة أو قضية حالية تتطلب اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب لتحسين الوضع. يشرح هذا البيان بإيجاز الآثار التي تُسببها المشكلة الحالية وتأثيرها على العملية الوظيفية و / أو المنتج والوضع الحالي الإشكالي للأمور.

هذا البيان يجب أن يكون موضوعي تمامًا، ويركز فقط على حقائق المشكلة ويتجاهل أي آراء ذاتية. لتسهيل القيام بذلك، يجب أن يُجيب بيان المشكلة على أسئلة: من وماذا ومتى وأين ولماذا؟ سيؤدي البحث عن إجابات لهذه الأسئلة إلى تسهيل كتابة البيان وقراءته، ويجعل المشكلة المطروحة أكثر قابلية للفهم وبالتالي تُصبح قابلة للحل. يُعدّ بيان المشكلة، بالإضافة إلى كونه وسيلة لتحديد قضية ملحة، هو مقدمة لاقتراح حل فعال يجب اتخاذه في الوقت المناسب.

عناصر بيان المشكلة

هناك ثلاثة عناصر رئيسية لبيان المشكلة، هي:

• المشكلة: يتضمن هذا العنصر تفاصيل المشكلة التي تعرضها ولماذا هي مشكلة يجب حلها.
• الحل المقترح: تفاصيل الحل المقترح.
• لماذا يعمل الحل على إصلاح المشكلة وكيف سيتم تنفيذه: تفاصيل عن سبب إصلاح الحل للمشكلة وكيفية تنفيذ الحل.

أهمية بيان المشكلة

تعتبر بيانات المشكلة مهمة لتحديد وفهم المشكلة وتطوير الحلول الممكنة. توفر هذه البيانات أيضًا معلومات مهمة ضرورية في صنع القرار فيما يتعلق بالمشاريع أو العمليات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة.

لا يُحدد بيان المشكلة المشكلة والحل المقترح فحسب، بل يوضح أيضًا النتيجة المتوقعة، حيث يتم توضيح الحل والنطاق والأهداف المقترحة للحل من خلال هذا البيان.

يوفر بيان المشكلة دليلاً للتنقل في المشروع بمجرد بدئه. ويُستخدم كمرجع باستمرار طوال مدة المشروع لمساعدة الفريق على الاستمرار في التركيز على المسار الصحيح. مع اقتراب الانتهاء من المشروع يجب العودة إلى البيان مرة أخرى للتحقق من تنفيذ الحل كما هو مذكور وأنه بالفعل يحل المشكلة الأولية. يمكن أن يساعد ذلك في التأكد من اتخاذ الخطوات المناسبة لمنع حدوث نفس المشكلة مرة أخرى في المستقبل.

نصائح لكتابة بيان المشكلة

سيساعدك اتباع النصائح التالية في كتابة بيان المشكلة.

• توضيح الرؤية: قبل أن تقرر كيفية حل مشكلة ما، يجب أن تعرف أولاً ما تحاول تحقيقه. لهذا السبب من المهم أن تكتب توضيحًا يشرح رؤيتك. يُمثل هذا التوضيح ما تأمل في تحقيقه من خلال حل المشكلة. من خلال كتابة الرؤية، ستتمكن من التحقق مما إذا كانت الخطوات التي تتخذها ستساعدك على إحراز تقدم نحو الرؤية ومعرفة ما إذا كانت جهود حل المشكلات التي تبذلها ناجحة أم لا. خذ الوقت الكافي لكتابة بيان رؤية واضح وموجز خاص بالمشكلة التي تسعى لحلها.
• تحديد المشكلة: تُعدّ كتابة بيان الرؤية أمرًا مهمًا، ولكنه يركز بشكل أكبر على ما يحدث بعد حل المشكلة أكثر من التركيز على المشكلة نفسها. لهذا السبب من المهم أيضًا تحديد المشكلة نفسها بوضوح من خلال كتابة بيان القضية. يجب أن يكون هذا بيانًا موجزًا، يصف المشكلة، ويحدد سبب أهمية حل المشكلة. تذكر أنه لن يُمكنك حل مشكلة ما إذا لم تكن متأكدًا من ماهيتها حقًا.
• تحديد السياق: هنا يجب النظر في الجوانب الأخرى المتعلقة بالمشكلة وتحديدها بوضوح. بالنسبة للمشكلة المتعلقة بالعمل، يجب أن تضع في اعتبارك ما إذا كانت تؤثر على أقسام أو وظائف متعددة داخل المنظمة أو خطوط إنتاج معينة فقط. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كانت هناك ظروف خاصة يبدو أن المشكلة في ظلها تزداد سوءًا أو تتضاءل، وكذلك ما هي المحاولات السابقة التي تم إجراؤها لحل المشكلة. ستلعب هذه المعلومات جميعها دورًا في تحديد كيفية المضي قدمًا.
• تحديد التأثير: هنا يتم تحديد مدى أهمية المشكلة. هل المشكلة تمنعك أنت أو الشركة من تحقيق الدخل أو المنافسة بشكل فعال؟ من المحتمل أن تحدث مثل هذه المشكلات تأثيرًا أكبر من المشكلات التي لا تؤثر بشكل مباشر على الدخل. نطاق التأثير مهم أيضًا، هل سيتأثر عدد قليل فقط من العملاء أو الموظفين أم ستؤثر المشكلة على مجموعات متعددة من أصحاب المصلحة. كلما اتسع التأثير، زادت أهمية حل المشكلة بسرعة.
• قم بعمل دراسة حالة: يجب كتابة كل بيان مشكلة بطريقة مقنعة، بحيث يقنع صانعو القرار بالحاجة إلى معالجة المشكلة. سيسمح لك جمع المعلومات حول سياق المشكلة وتأثيرها ببناء سبب منطقي لاتخاذ الإجراءات. وغالبًا ما يُشار إلى ذلك على أنه تقديم دراسة جدوى لاتخاذ إجراء. اعتمادًا على الموضوع، قد تحتاج إلى تضمين حقائق أو إحصائيات أو توفير المزيد من المعلومات. سترغب في التركيز على سبب الحاجة إلى اتخاذ إجراء، وكذلك النتيجة المحتملة للفشل في اتخاذ إجراء.
• حدد طريقة حل المشكلة: تُعدّ كتابة الطريقة التي تخطط لاستخدامها لحل المشكلة جزءًا مهمًا من كتابة بيان مشكلتك. من خلال طريقتك تنقل الخطوات التي ستتخذها في حل المشكلة. هذا مهم جدًا، لأن صانعي القرار سيرغبون في رؤية أنك مهتم تمامًا بحل المشكلة مثلما تهتم بالإشارة إلى الخطأ وكيفية إصلاحه.
• وصف الخطوات التالية: في هذه المرحلة، يكون قد تم تجميع جميع المعلومات معًا، وتتمثل الخطوة التالية في وصف كيف تخطط للمضي قدمًا نحو حل المشكلة. اشرح ما سيحدث بعد ذلك. هل ستكون هناك حاجة لبحوث أولية أو ثانوية واسعة النطاق؟ هل تحتاج إلى تشكيل لجنة لتبادل الأفكار من أجل الحلول المحتملة؟ ما الموارد التي ستحتاجها؟ سيكون عليك أيضًا أن تقوم بتضمين جدول زمني يتضمن متى يكون من الممكن البدء والمدة التي قد يستغرقها حل المشكلة.