الحمل الزائد للاجتماعات.. ما هو وما آثاره؟

يُقصد بالحمل الزائد للاجتماعات هو بالضبط: كثرة الاجتماعات. يمكن أن يؤدي كثرة الاجتماعات أو الاجتماعات المفرطة أو الاجتماعات الطويلة غير الضرورية إلى التأثير سلبًا على معنويات الموظفين وعدم قدرة العاملين سواء أكانوا موظفين أو مديرين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على الحمل الزائد للاجتماعات وآثاره وكيفية التعامل معه.

ما هو الحمل الزائد للاجتماعات؟

يُقصد بالحمل الزائد للاجتماعات هو بالضبط: كثرة الاجتماعات. يمكن أن يؤدي كثرة الاجتماعات أو الاجتماعات المفرطة أو الاجتماعات الطويلة غير الضرورية إلى التأثير سلبًا على معنويات الموظفين وعدم قدرة العاملين سواء أكانوا موظفين أو مديرين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة. لا يمكن أن يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الاجتماعات في التقويم إلى القضاء على إنتاجيتك فحسب، بل يمكن أيضًا أن يهدر وقتًا ثمينًا كان يُمكنك خلاله إكمال واجبات وظيفتك، وهو ما يؤدي بدوره إلى العمل لوقت إضافي.

وجد استطلاع أُجري عام 2017 شمل 182 من كبار المديرين أن نسبة هائلة بلغت 83٪ منهم أفادوا بأن اجتماعاتهم لم تكن مثمرة؛ أشار 17٪ من الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع إلى أن الاجتماعات هي استخدام مثمر للوقت الجماعي والفردي. خلال هذا الاستطلاع نفسه، قال 65٪ من المشاركين أن الاجتماعات منعتهم من إكمال عملهم، بينما قال 64٪ إن الاجتماعات تأتي على حساب التفكير العميق والقدرة على الإبداع في العمل.

أسباب حدوث الحمل الزائد للاجتماعات

أحد الأسباب الرئيسية المحتملة التي تقف وراء كثرة الاجتماعات هى طبيعة الاجتماعات في عصر رقمي متزايد. عندما يتحمل الموظفون ثلاثة اجتماعات متكررة، وسوء توقيتها وسوء إدارتها، يمكن أن تكون النتيجة هي قوة عاملة ساخطة لا تريد بذل أقصى طاقاتها وجهدها في العمل. يضطر العديد من الموظفين إلى القيام بمهام متعددة أثناء الاجتماعات الافتراضية لمواكبة أعباء العمل الخاصة بهم.

لهذا السبب يعتقد البعض أن الحمل الزائد للاجتماعات يمثل مشكلة متنامية في عصر العمل عن بعد، خاصة وأن منصات اجتماعات الفيديو مثل زووم أو اجتماعات جوجل تجعل من السهل أكثر من أي وقت مضى جدولة الاجتماعات بسرعة وسهولة. وهذا يشمل اجتماعات المجموعة الأكبر التي قد لا يكون من الضروري أن يحضرها الجميع، ولكنها تساهم أيضًا في زيادة عبء الاجتماعات.

نتائج حدوث حمل الاجتماعات

وفقًا لبحث اكتمل في عام 2021، عندما تحولت العديد من الشركات إلى نموذج عمل عن بعد أو هجين للتعامل مع جائحة فيروس كورونا المُستجد، كوفيد-19، زاد إجمالي ساعات العمل بنسبة 30٪. وشمل ذلك زيادة بنسبة 18٪ في العمل بعد ساعات العمل العادية، إضافة إلى ساعات العمل الإضافية للموظفين.

وجد البحث أنه قد تم قضاء الكثير من الوقت في تنسيق الأنشطة وحضور الاجتماعات. ونتيجة لهذا التحول، انخفضت الإنتاجية بنسبة 20٪. كما قضى الموظفون وقتًا أقل في التواصل، وزادت تكاليف التنسيق والاتصال بشكل كبير.

في حين أن عبء الاجتماع الزائد يؤثر بالتأكيد على الموظفين، إلا أنه قد يكلف الشركة أموالًا ضخمة على المدى الطويل. اكتشف بحث جديد أجرته شركة Otter.ai ، وهي شركة نسخ، أن الشركات الكبرى تخسر أكثر من 100 مليون دولار سنويًا نتيجة "ثقافة الاجتماع". وهذا يشمل إهدار ما معدله 25 ألف دولار لكل موظف لحضور اجتماعات "غير ضرورية". ووجدت الدراسة أيضًا أنه كلما ارتفع راتب الموظف، زادت الأموال التي يكلفها الشركة من خلال حضور هذه الاجتماعات.

بخلاف الأثر المالي للاجتماعات الزائدة يوجد أيضًا العبء الذي يلحق برفاهية الموظف. وجدت الدراسة السابقة نفسها أنه في حين أن 83٪ من الموظفين يقبلون دعوات الاجتماع، فإنهم يريدون سرًا رفض 31٪ من تلك الاجتماعات، لكن ينتهي بهم الأمر بالتراجع بنسبة 14٪ فقط. ونتيجة لذلك، شعر أولئك الذين شملهم الاستطلاع بعدم الرضا خلال اجتماعاتهم، مشيرين إلى المُعاناة من مشاعر الإحباط والانزعاج.

للتعويض عن الوقت الضائع، أبلغ 70٪ من هؤلاء الموظفين عن تعدد المهام أثناء الاجتماعات، بينما قام 45٪ بإيقاف تشغيل الفيديو و / أو الصوت.

كيفية علاج الحمل الزائد للاجتماعات في العمل

يبقى السؤال: ما الذي يُسبب عقد اجتماعات كثيرة جدًا؟ للأسف، لا توجد إجابة واضحة. تتطلب بعض الصناعات اجتماعات أكثر من غيرها، خاصةً عندما يشارك العملاء، لذلك قد يختلف الوقت المتوازن الذي يمكن قضاؤه في الاجتماعات اعتمادًا على الوظيفة. من القواعد الأساسية التي يقترحها بعض خبراء الأعمال ألا تقضي أكثر من 20٪ من وقتك في اجتماعات متكررة. هذا يعادل ثماني ساعات من الاجتماعات في أسبوع عمل قياسي مدته 40 ساعة. إذا وجدت نفسك تقضي وقتًا غير متناسب في الاجتماعات، فهناك خطوات يمكنك اتخاذها لتخفيف عبء الاجتماعات الزائد. من هذه الخطوات ما يلي:

• حدد الاجتماعات غير الضرورية: ليست كل الاجتماعات ضرورية ليحضرها كل عضو في الفريق. يمكن أن يساعد الحد من عدد المشاركين في الاجتماع في تخفيف عبء الاجتماع الزائد غير الضروري على بعض الموظفين، مما يمنحهم وقتًا للعودة لإكمال واجبات عملهم. هنا يكون من الهام توضيح وتحديد الأدوار والمسؤوليات من أجل فهم أفضل لمن يجب ومن لا ينبغي دعوته إلى اجتماع عمل. بدلاً من دعوة الفريق بأكمله، خذ الوقت الكافي لتقييم أعضاء الفريق الذين يحتاجون حقًا إلى تضمينهم.
• حدد موعدًا لبعض الوقت "الخالي من الاجتماعات": خصص بعض الوقت كل يوم أو أسبوع لا يكون لديك خلاله أي اجتماعات. سيعطيك هذا بعض الوقت الهام لإنجاز العمل الفعلي. وجدت دراسة أجرتها جامعة ريدينغ أن رضا الموظفين زاد بنسبة 50 بالمائة تقريبًا من خلال توفير يوم أو يومين "بدون اجتماعات". سمح لهم هذا أيضًا بالشعور بمزيد من الاستقلالية في العمل. أبلغ الباحثون أيضًا عن انخفاض بنسبة 26 في المائة في عدد الزملاء الذين أبلغوا عن الإجهاد عند وجود يوم واحد خالٍ من الاجتماعات، والذي ارتفع إلى 43 في المائة بين أولئك الذين لديهم يومان خاليان من الاجتماعات.
• ضع الحدود: إذا كنت تتعرض باستمرار لاجتماعات كثيرة وزائدة عن الحد في العمل، فقد يكون من الصعب أن تظل مطلعًا على كل شيء. تتمثل واحدة من طرق التعامل مع الحمل الزائد للاجتماعات في وضع قيود على الاجتماعات المتكررة. على سبيل المثال، يجب أن تحضر الاجتماعات الضرورية فقط ولا تشعر بأنك ملزم بالمشاركة في كل اجتماع تعقده شركتك. حدد نفسك بواحد أو اثنين من الاجتماعات الأسبوعية المتكررة. سيساعدك هذا على البقاء مُطلعًا على المستجدات ويُمكنك من توفير بعض من وقتك حتى تتمكن من الاستمتاع بحياتك الشخصية خارج العمل.
• تكلم: إذا استغرق الاجتماع وقتًا أطول مما ينبغي، فتحدث وأسأل عما إذا كان هناك أي شيء آخر بحاجة إلى المناقشة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فاقترح إنهاء الاجتماع حتى يتمكن الجميع من العودة إلى العمل. يقترح الخبراء أن الاجتماعات الأقصر والتي تكون لمدة 15 أو 20 أو 25 دقيقة ستزيد من الإنتاجية. لذا، إذا شعرت أن الاجتماع بدأ يثقل ويزيد وقته، فلا تتردد في التواصل والتوصية بطرق تبسيطه. سوف يشكرك زملائك على ذلك.