إدارة المشروع.. ما هي وما أهميتها؟

يُقصد بإدارة المشروع استخدام معرفة مهارات وأدوات وتقنيات محددة لتقديم شيء ذي قيمة للناس. من الأمثلة على المشاريع المختلفة: تطوير البرمجيات لتحسين عملية الأعمال، بناء مبنى، جهود الإغاثة بعد كارثة طبيعية، توسيع المبيعات في سوق جغرافي جديد. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف بشكل أكثر تفصيلًا على المقصود بإدارة المشروعات.

ما هي إدارة المشروع؟

لفهم إدارة المشروع، يجب أن ننظر بشكل أعمق في تعريف "المشروع" من الأساس. بشكل أساسي، تُعدّ المشاريع جهودًا مؤقتة لخلق قيمة من خلال المنتجات والخدمات والعمليات الفريدة. تم تصميم بعض المشاريع لحل المشكلات بسرعة. يتطلب البعض الآخر جداول زمنية طويلة لتحقيق نتائج أكبر. بعض المشاريع تكون مزيجًا من هذين الأمرين.

عندما نقوم بتفكيك مصطلح "المشروع" بشكل أكثر تحديدًا، نرى أن المشاريع عبارة عن دمج للمهام والأنشطة والمخرجات التي يجب تنظيمها وتنفيذها بعناية لتحقيق النتيجة المرجوة. قبل تحقيق النتيجة، يجب أن يمر كل جانب من جوانب المشروع بمراحل البدء والتخطيط والتنفيذ. تُعرف هذه العملية بدورة حياة إدارة المشروع، وهي شريان الحياة للمشاريع الناجحة.

علاوة على ذلك، تسمح هذه الدورة لمديري المشاريع بالتخطيط لكل مهمة ونشاط بدقة وفاعلية لضمان أعلى فرص النجاح. بشكل عام، يُعدّ المشروع مسعى جيد التخطيط له دورة حياة ببداية ونهاية محددين. كل المشاريع لها بداية ونهاية، لديهم أيضًا فريق عمل وميزانية وجدول زمني ومجموعة من التوقعات التي يجب على الفريق الوفاء بها. كل مشروع فريد ويختلف عن العمليات الروتينية والتي منها الأنشطة المستمرة للمؤسسة، لأن المشاريع تصل إلى نهايتها بمجرد تحقيق الهدف منها.

إن الطبيعة المتغيرة للعمل بسبب التقدم التكنولوجي والعولمة وعوامل أخرى تعني أنه، بشكل متزايد، يتم تنظيم العمل حول المشاريع مع فرق يتم تجميعها معًا بناءً على المهارات اللازمة لمهام محددة.

يقود هذه المشاريع مديرو المشروع، وهم الأشخاص الذين يُطلب منهم إما عن قصد أو بحكم الظروف التأكد من أن فريق المشروع يحقق أهدافه. يستخدم المديرون في المشروع العديد من الأدوات والتقنيات والأساليب المختلفة لتلبية احتياجات المشروع.

على مدار تاريخ البشرية، كانت إدارة المشاريع تُمارس دائمًا بشكل غير رسمي، ولكنها بدأت في الظهور كمهنة متميزة في منتصف القرن العشرين عندما أدركت مجموعة من الأفراد ذوي التفكير المستقبلي من مجالات الطيران والهندسة والصيدلة والاتصالات عالماً متغيرًا بحاجة إلى أدوات جديدة. بدافع من الحاجة إلى معالجة مسائل الجدولة والموارد المرتبطة بالمشاريع المتزايدة التعقيد، اجتمعوا للبدء في وضع وتوحيد الأدوات لمهنة جديدة. وفي عام 1969، ولد معهد إدارة المشاريع (PMI).

أهمية إدارة المشروع

من جوانب أهمية إدارة المشروع ما يلي:

• التوافق الاستراتيجي: تُعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن أن ما يتم تسليمه صحيح وسيقدم قيمة حقيقية مقابل الجهد المبذول. كل عميل لديه أهداف إستراتيجية والمشاريع تعمل على تحقيق هذه الأهداف. تعد إدارة المشروع مهمة لأن جزءًا من سير العمل بشكل جيد هو ضمان وجود صرامة في تصميم المشاريع بشكل صحيح بحيث تتلاءم بشكل جيد مع السياق الأوسع لأطر عمل العملاء الإستراتيجية. تضمن الإدارة الجيدة للمشروع أن أهداف المشاريع تتوافق بشكل وثيق مع الأهداف الإستراتيجية للأعمال.
• القيادة: تُعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تجلب القيادة والتوجيه للمشاريع. بدون إدارة المشروع، يمكن للفريق أن يكون مثل السفينة بدون دفة؛ تتحرك ولكن بدون اتجاه أو سيطرة أو هدف. تسمح القيادة لأعضاء الفريق بالقيام بعملهم على أكمل وجه. توفر إدارة المشروع القيادة والرؤية والتحفيز وإزالة الحواجز والتدريب وإلهام الفريق للقيام بعملهم بشكل أفضل. يخدم مديرو المشروع الفريق وهم يضمنون أيضًا خطوطًا واضحة للمساءلة. مع وجود مدير مشروع في مكانه، لا يوجد أي لبس حول من هو المسؤول والتحكم في كل ما يجري في المشروع.
• وضوح الأهداف والقدرة على التركيز عليها: تُعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن وجود خطة مناسبة للتنفيذ لتحقيق الأهداف الإستراتيجية. عندما تُترك إدارة المشروع للفريق للعمل بأنفسهم، ستجد فرقًا تعمل بدون إجراءات تنفيذية مناسبة وبدون منهجية محددة لإدارة المشروع. هنا، تفتقر المشاريع إلى التركيز، ويمكن أن يكون لها أهداف غامضة، ويُصبح الفريق غير متأكد تمامًا مما يفترض أن يفعلوه، أو لماذا. وجود مدير المشروع يمنع حدوث مثل هذا الموقف ويدفع لإنجاز المهام في الوقت المناسب، من خلال تقسيم المشروع إلى مهام للفرق المختلفة. في كثير من الأحيان، تكون البصيرة لاتخاذ مثل هذا النهج هو ما يميز الإدارة الجيدة للمشروع عن السيئ. يُمكِّن التقسيم إلى أجزاء أصغر من العمل الفرق من الاستمرار في التركيز على أهداف واضحة، وتوجيه جهودها نحو تحقيق الهدف النهائي للمشروع من خلال استكمال الخطوات الأصغر، وتحديد المخاطر بسرعة نظرًا لأن إدارة المخاطر مهمة في إدارة المشروع. في كثير من الأحيان يجب أن تتغير أهداف المشروع بما يتماشى مع المخاطر التي تظهر في الطريق. بدون إشراف وإدارة مخصصين، يمكن أن يتعثر المشروع بسرعة ولكن الإدارة الجيدة للمشروع ومدير مشروع جيد هي ما يمكّن الفريق من التركيز، وإعادة التركيز عند الضرورة، على أهدافهم.
• التخطيط الواقعي: تُعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن تحديد التوقعات المناسبة حول ما يمكن تسليمه، ومتى، ومقدار ذلك. بدون إدارة مناسبة للمشروع وخطة مشروع قوية، يمكن تعيين تقديرات الميزانية والجداول الزمنية لتسليم المشروع التي تكون مفرطة في الطموح أو تفتقر إلى رؤى تقديرية مماثلة من مشاريع مماثلة. في نهاية المطاف، يعني هذا أنه بدون إدارة جيدة للمشروع، يتم تسليم المشاريع في وقت متأخر، مع حدوث تجاوز في الميزانية.