13 نصيحة لقيادة وإدارة الفرق عن بعد

قد لا يكون معروفًا على نطاق واسع أن نحو ربع القوة العاملة في الولايات المتحدة تعمل فعلياً من المنزل على الأقل جزء من الوقت، وذلك لمواجهة وباء كورونا. لذلك يمكن القول أنه يمكننا استخلاص بعض النصائح القيمة من المدراء الذين يطرحون أفضل ممارساتهم لإدارة فرقهم عن بعد في ظل الظروف الراهنة.

وعلى الرغم من أنه من الأفضل دائمًا وضع سياسات واضحة للعمل عن بُعد، والتدريب بشكل مسبق لقيادة فريق العمل عن بعد، إلا أنه في أوقات الأزمات أو غيرها من الظروف سريعة التغير، فقد لا يكون هذا المستوى من الإعداد ممكنًا. ولكن لحسن الحظ هناك خطوات محددة قائمة على الأبحاث والدراسات يمكن للمدراء اتخاذها دون بذل جهد كبير، الهدف منها تحسين مشاركة وإنتاجية الموظفين عن بُعد، حتى عندما يكون هناك القليل من الوقت للاستعداد. 

تحديات العمل عن بعد

يحتاج المدراء إلى فهم العوامل التي يمكن أن تجعل العمل عن بُعد مطلباً أساسياً، وإلا فقد يواجه الموظفون ذوو الأداء العالي انخفاضًا في الأداء الوظيفي والمشاركة عندما يبدؤون العمل عن بُعد، لا سيما في غياب الإعداد والتدرب على العمل عن بعد.
ومع ذلك فإن غالبية المؤسسات تتكون من موظفين نشطين وموظفين غير نشطين، لذلك يمكن أن يؤثر العمل عن بُعد على مستوى مشاركتهم وأدائهم واتصالهم بالمهمة؟
تشمل التحديات الكامنة في العمل عن بعد ما يلي:

1. عدم وجود إشراف وجهاً لوجه
2. صعوبة الوصول إلى المعلومات المطلوبة
3. العزل الاجتماعي 
4. اللهو في المنزل

وبقدر ما يمكن أن يكون العمل عن بُعد محفوفًا بالتحديات، فهناك أيضًا أشياء سريعة وغير مكلفة نسبيًا يمكن للمدراء القيام بها لتسهيل العمل. 
والآن سوف نقدم لكم بعض الأساسيات التي يتوجب على المدراء اتباعها من أجل قيادة فرقهم عن بعد بشكل أفضل.

1- جدولة تسجيلات الوصول اليومية

قد يبدو هذا مبالغ فيه ولكن بالنسبة للمدراء والفرق الجديدة في العمل عن بعد فإن عمليات تسجيل الوصول اليومية هو المفتاح لإدارة الفريق عن بعد. أحياناً يكون البريد الإلكتروني والهاتف والنصوص كافية للقيام بالعمل ولكن يتجه المدراء الناجحون في القيادة عن بُعد نحو الاستخدام المتكرر لمؤتمرات الفيديو ليكون التفاعل وجهًا لوجه لأن هذا الشيء نفتقر إليه في ظل الظروف الراهنة.

2- الإفراط في التواصل

بالإضافة إلى عمليات تسجيل الوصول اليومية البسيطة، يعد الإفراط في التواصل أمرًا ضروريًا عندما يتعلق الأمر بمهام الفريق وواجباته ومسؤولياته والنتائج المرجوة، يمكن أن يكون الافتقار إلى التواصل من التحديات التي يواجهها المدراء بالفعل. ولكن عندما يعمل الموظفون عن بُعد فلا بد من التركيز على مهام وأهداف جديدة ومختلفة لذلك يكون التواصل أمرًا بالغ الأهمية.

3- الاستفادة من التكنولوجيا

إلى الآن يضطر معظمنا إلى السير في مسار التحول الرقمي الذي قد يستغرق شهورًا أو سنوات لنبنيه. فإن أدوات مثل Zoom وGoogle Hangouts وMicrosoft Teams التي يستخدمها معظم الناس بشكل يومي توفر منصات بسيطة للتعامل مع النصائح 1 و2. أن تطبيق هذه النصائح كان أمراً غير مريح بعض الشيء في البداية، ولكن بمجرد اعتمادها بالكامل ثبت بأنها طريقة رائعة لدعم استراتيجيات المشاركة والعمل عن بعد. 

4- وضع قواعد الاتصال

 يصبح العمل عن بُعد أكثر كفاءة وإرضاءً للجميع عندما يضع المدراء توقعاتهم بشأن التردد ونوع الوسائل والتوقيت المثالي للاتصال بفرقهم. على سبيل المثال "نستخدم مؤتمرات الفيديو لاجتماعات تسجيل الوصول اليومية، ولكننا نستخدم المراسلة الفورية عندما يكون هناك شيء عاجل". أيضًا لا بد من وضع توقعات حول أفضل الأوقات في اليوم لأعضاء الفريق للوصول إلى مديرهم وللمدير للوصول إلى كل عضو في الفريق، ويجب التأكد من أن أعضاء الفريق يشاركون المعلومات حسب الحاجة.

5- إدارة التوقعات

هذا أمر حتمي دائمًا ولكنه أصبح أكثر أهمية في الظروف الراهنة. فكما ذكرنا سابقًا، يتعين على العديد من المنظمات والفرق التمحور وهذا يعني أنه قد يتم إعادة تعيين نفس الموظفين على المهام الجديدة التي تؤثر على القدرة والتحفيز وبالتالي تؤثر على الأداء والنتائج. لذلك يجب على المدراء وضع توقعات واضحة وطلب التغذية الراجعة لضمان التوافق في العمل. كما يتوجب على المدير ألّا يفترض ببساطة أن أعضاء الفريق يعرفون أين يجب عليهم تركيز طاقتهم.

6- التركيز على النتائج وليس النشاط

يُعرف هذا على نطاق واسع بأنه أفضل ممارسة لزيادة المشاركة وتمكين الموظفين. فإن التحديد الواضح للأهداف والنتائج المرجوة، ثم السماح للموظفين (الذين لديهم التدريب الجيد والموارد اللازمة للتنفيذ) بوضع خطة للتنفيذ يعزز عندهم الإبداع والتفوق. أما في المناطق النائية يكون من الأصعب إدارة الأشخاص بشكل دقيق، على أي حال لا بد من الانتظار والصبر للوصول إلى النتائج المرجوة فهذا شيء جيد.

7- تحديد الغرض من تلك النتائج

يجب أن نربط النصائح الستة الأولى معًا لنصل إلى أن تحديد الهدف أمرًا بالغ الأهمية لربط الموظفين عاطفيًا بالمهمة. ولكن في ساحة تنافس جديدة، ومع مبادرات جديدة ومنافسين جدد وكميات هائلة من عدم اليقين والتعقيد، فإن ضمان معرفة الجميع بالهدف العام ودورهم في تحقيق النجاح هو حجر الأساس للأداء العالي للفرق البعيدة.

8- توفير الموارد

لا يوجد قائد كبير في ساحة المعركة يرسل قواته إلى المعركة دون التدريب ودون الموارد المناسبة، وكذلك تحتاج الفرق البعيدة إلى أجهزة كمبيوتر محمولة جديدة وشبكة WiFi أفضل وتكنولوجيا جديدة مثل سماعات الرأس وكاميرات الويب. قد يعني هذا تحويل الميزانيات بالفعل نحو الأدوات الهامة. لذلك يجب أن تجهز فريقك للوصول إلى النجاح.

9- إزالة العوائق

من المهم أن يلاحظ المدير العقبات الجديدة غير المتوقعة التي يواجهها الموظفون عن بُعد مثل العزلة الجسدية والعاطفية والانحرافات في المنزل التي تجذبهم في اتجاهات متعددة، والأطفال المنخرطون في التعليم المنزلي، وهناك عقبات جديدة محتملة تواجهها الفرق مثل الخوف والتعقيد مما يؤدي إلى تراجع أداء الموظفين. وهناك العديد من أعباء القيادة حيث يتوجب على القادة حماية الفريق حتى يظلوا مهتمين بمسؤولياتهم وواجباتهم. لذلك يجب إزالة أكبر عدد ممكن من العوائق.  

10- تشجيع التفاعلات الاجتماعية البعيدة

لقد سمع الكثير منكم أو حتى جربوا هذه الأنواع من التفاعلات والمكافآت كساعات التخفيضات الافتراضية التي يفضل ألا تكون قبل التاسعة صباحًا، أو إقامة حفلات البيتزا أو جلسات المكافئة والتقدير. وعلى الرغم من أن هذه التفاعلات قد تبدو قسرية وغير حقيقية بعض الشيء، إلا أن الأبحاث المشتقة من أفضل ممارسات المدراء الذين قادوا فرقًا بعيدة لفترات طويلة من الزمن تُظهر أن هذه الأنشطة مجدية بالفعل، ولكن يجب عدم المبالغة في القيام بذلك. ولا بد أيضاً من تخصيص بعض الوقت خلال الاجتماعات الخاصة بالعمل للمحادثات والأنشطة غير المتعلقة بالعمل. ثم في بعض الأحيان لا بد من التخطيط لتلك الساعة السعيدة أو حفلة البيتزا الشيقة.

11- إظهار المرونة

وهذا هو التحدي الكبير، حيث أن كل عضو في الفريق لديه بيئة منزلية مختلفة، لذلك سيكون لدى البعض أزواج وأطفال والبعض لا، وسيمتلك البعض مكاتب منزلية خاصة بينما سيحضر البعض الاجتماعات من غرفة الجلوس أو غرفة النوم أو حتى الحمام، وقد يواجه البعض مشاكل وتحديات في حياتهم، لذلك فإن النقطة المهمة هي أن المدير يحتاج إلى فهم الظروف الخاصة والمختلفة لكل موظف والعمل بما يناسب هذه الظروف فيخف الضغط على الموظف ويتحسن أداؤه، مع العلم أن الظروف ليست مثالية بسبب الوضع الطبيعي الجديد لعام 2020 ولكن إذا استطعنا تحمل الأوبئة والاضطرابات الاجتماعية والركود الاقتصادي والحرائق والأعاصير والجراد والنيازك، فإن إدارة الفرق عن بعد ستكون بسيطة جدًا.

12- إظهار التعاطف

لا بد من إظهار التعاطف خاصة في ظروف التحول المفاجئ إلى العمل عن بُعد، فمن المهم أن يعترف المدير بالتوتر الذي قد يصيب الموظفين ويجب عليه أيضاً الاستماع إلى مخاوفهم، وتقدير جهودهم. وقد أثبتت الأبحاث عن الذكاء العاطفي والعدوى العاطفية أن الموظفين يتطلعون إلى مديريهم بحثًا عن إشارات حول كيفية الاستجابة للتغيرات المفاجئة ومواجهة الأزمات فإن "الهدوء معدي." لذا هدئ أعصابك لأن ذلك سينعكس إيجابياً على موظفيك.

13- التوجيه أكثر من الإدارة

إن أفضل المدراء هم الذين يوجهون ويدربون فرقهم أكثر من تطبيق الإدارة عليهم، كما أنهم يفهمون الفروق والاختلافات الدقيقة بين ممارسة القيادة وتطبيق الإدارة. ولأننا في خضم التقلب والتعقيد والغموض، فإن هذا لا يعني أننا نوقف بذل الجهود في تطوير فرقنا وأنفسنا، وقد يتطلب ذلك أحيانًا مساعدة خارجية ومبادرات جديدة وتخصيص جزء كافي من الوقت. 
عزيزي المدير تذكر بأن كل النصائح المذكورة أعلاه قد تبدو بسيطة ولكنها ليست سهلة، فكلٌ منها يتطلب الوقت والاهتمام والمرونة ولكن ثق بأن فريقك سوف يشكرك، وسوف تستفيد شركتك وتزدهر، وستكون أكثر جاهزية للتنقل في مياه التغيير العكرة.
 نرجو لك حظاً طيباً.