تقنيات إدارة الوقت وكيفية إنشاء خطة إدارة الوقت

تختلف تقنيات إدارة الوقت، والمعروفة أيضًا باسم أساليب إدارة الوقت، على نطاق واسع اعتمادًا على طبيعة المهمة قيد النظر؛ تعمل بعض الطرق بشكل جيد لمهام محددة دون غيرها، في المقال التالي تقنيات إدارة الوقت وكيفية إنشاء خطة إدارة الوقت

تقنيات إدارة الوقت

قد تستغرق معرفة الطريقة الأفضل لكل مهمة بعض الوقت. إدارة الوقت ليست شيئًا يحدث تلقائيًا - إنها تتطلب ممارسة. إنها مهارة. مثل أي شخص آخر، يجب تعلمها وشحذها بالتكرار.

لذلك من الأهمية بمكان أن تجد أسلوبًا إنتاجيًا لإدارة الوقت يناسبك وتلتزم به. إليك بعض طرق إدارة الوقت التي يمكنك تجربتها:

تتبع الوقت: يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام باستخدام تطبيق أو برنامج تتبع الوقت، من بين أدوات أخرى

حظر الوقت: يمكنك تقسيم قائمة المهام الخاصة بك إلى فترات زمنية حتى تتمكن من التركيز على مهمة في وقت واحد؛ هناك تقنيات مختلفة لمنع الوقت، مثل تجميع المهام أو ضبط الوقت.

قاعدة 80/20: المعروفة أيضًا بمبدأ باريتو، تدعي أن ما يقرب من 80٪ من النتائج ناتجة عن 20٪ من الأسباب. لذلك عند النظر إلى قائمة أولوياتك، يجب أن تبحث عن المهام التي يمكن أن يكون لها أكبر تأثير والعمل عليها أولاً.

إذا كنت ترغب في مواصلة القراءة عن هذه الأساليب، فقد تكون مهتمًا بأفضل تقنيات إدارة الوقت.

أدوات إدارة الوقت

أفضل طريقة لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت هي فهم كيفية استخدامك لوقتك حاليًا لتحديد المجالات التي يمكن أن تكون فيها أكثر إنتاجية.

إذا لم تكن متأكدًا من مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة كل يوم، فهناك العديد من أدوات إدارة الوقت التي يمكنك تجربتها. هنا ليست سوى عدد قليل:

• تطبيق أو برنامج إدارة الوقت
• تعقب الوقت
• برنامج تدوين الملاحظات
• التقويم
• تطبيق أو برنامج إدارة الوقت

هناك العديد من تطبيقات وبرامج إدارة الوقت المتاحة لكل من أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة.

تتضمن هذه التطبيقات عادةً ميزات مثل قوائم المهام والتقويمات وتقارير الوقت التي توضح مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة كل يوم؛ يمكنهم أيضًا الحصول على ميزات لمساعدتك في إدارة أموالك وفواتير العملاء بشكل أكثر دقة.

توفر العديد من تطبيقات إدارة الوقت هذه تنبيهات حول الأحداث القادمة، مثل الاجتماعات والمواعيد، مما يسهل على الأشخاص التخطيط ليومهم حول هذه الأحداث بدلاً من جعلهم يقطعون يومهم.

على سبيل المثال، يعد تطبيق Timeular أداة قوية لإدارة الوقت يمكنها مساعدتك في تتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة ومشروع بدقة من خلال السماح لك بتعيين الأنشطة والمهام داخل التطبيق وتصدير التقارير المخصصة.

• التقويم

التقاويم هي أداة رائعة لإدارة الوقت. على سبيل المثال، يمكنك استخدام تقويم ورقي أو تطبيق تقويم عبر الإنترنت لمساعدتك في تتبع الأحداث المتكررة.

تتيح لك بعض تطبيقات التقويم أيضًا إعداد التنبيهات أو التنبيهات التي تذكرك عندما يحين وقت بدء العمل في مهمة أو حضور حدث.

• تعقب الوقت

يتيح لك متتبع الوقت تسجيل ساعات عملك وتحليل إنتاجيتك وتحسين كفاءتك.

غالبًا ما يستخدم تتبع الوقت من قبل المحترفين الذين يقومون بفواتير العملاء بالساعة، مثل المحامين وفرق التسويق والمستقلين.

يمكن أن تساعدك هذه الأداة أنت وفريقك في البقاء منظمين وتضمن أنك تحاسب العملاء بدقة على الوقت الذي تقضيه في المشاريع.

مثال رائع على هذا النوع من الأدوات هو Timeular Tracker. نرد تتبع الوقت المكون من 8 جوانب هو تذكير مادي قوي يتتبع تلقائيًا جميع المهام التي تعمل عليها حتى تكون أكثر إنتاجية وتحصل على الفواتير بشكل أكثر دقة.

• برنامج تدوين الملاحظات

كثير من الناس يستخدمون Note-t برامج Aking مثل Evernote أو OneNote لتتبع ما يفعلونه على مدار اليوم.

تتيح لك هذه البرامج إنشاء ملاحظات وإضافة معلومات بسهولة حول ما ناقشته في اجتماع معين أو ما قمت به على مدار اليوم دون الحاجة إلى التبديل بين تطبيقات متعددة.

كيفية إنشاء خطة إدارة الوقت

غالبًا ما ينسى الناس عند الحديث عن إدارة الوقت أن إدارة الوقت لا تتعلق بالوقت فقط.

يمكنك الحصول على أفضل النصائح لتوفير الوقت، ولكن إذا كنت لا تعرف كيفية إدارة طاقتك وتركيزك وأولوياتك، سواء في العمل أو المنزل، فقد انتهيت.

لذلك من المهم أن يكون لديك خطة لكيفية قضاء وقتك. يجب أن تتضمن هذه الخطة:

• يضع أهداف
• تحديد أولويات المهام
• إيجاد طرق للعمل بشكل أفضل مع الآخرين
• استخدام وقتك بحكمة
• تجنب التسويف

بمجرد الانتهاء من خطتك، ستعرف ما يجب القيام به والوقت الذي تستغرقه كل مهمة.

طالما التزمت بالخطة، فستتمكن من تلبية جميع المواعيد النهائية والأهداف بسهولة.

نصيحة: إذا كنت بحاجة إلى بعض المساعدة الإضافية، فتعرف على كل شيء حول كيفية إنشاء خطة إدارة الوقت، فهذا هو الدليل الذي تحتاجه.

ملاحظة أخيرة

إذا وجدت نفسك تتأخر باستمرار في العديد من الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها على مدار اليوم، فإن تطبيق وإستراتيجية إدارة الوقت هو الشيء الذي تحتاجه.

سيساعدك نظام إدارة الوقت الجيد على تحقيق أهدافك، والأهم من ذلك أنه سيساعدك على تحقيقها في إطار زمني واقعي.

إذا كنت تعتقد أنك بحاجة إلى مساعدة، يمكنك اختيار واحدة من أفضل دورات إدارة الوقت وتحسين مهاراتك. لكن تذكر - إدارة الوقت شيء ستعمل دائمًا على تحسينه. ستكون بعض الأيام رائعة، والبعض الآخر ليس كثيرًا.

لذا جربها، وحقق أقصى استفادة من كل يوم، وستجد في النهاية نظامًا لإدارة الوقت يساعدك في الحفاظ على تركيزك وزيادة إنتاجيتك.