التفاوض الناجح..إليك خطوات تحقيقه

في أي خلاف، يهدف الأفراد بشكل مفهوم إلى تحقيق أفضل نتيجة ممكنة لصالحهم أو لصالح المنظمة التي يمثلونها. ومع ذلك، فإن مبادئ العدل والسعي وراء المنفعة المتبادلة والحفاظ على العلاقة، وهي أشياء يسعى التفاوض الفعّال لتحقيقها. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على خطوات تحقيق التفاوض الناجح.

ما هو التفاوض؟

التفاوض هو طريقة يقوم  من خلالها الناس بتسوية الخلافات وتقريب وجهات النظر، إنها عملية يتم من خلالها التوصل إلى حل وسط أو اتفاق لتجنب الجدل والنزاع.

في أي خلاف، يهدف الأفراد بشكل مفهوم إلى تحقيق أفضل نتيجة ممكنة لصالحهم أو لصالح المنظمة التي يمثلونها. ومع ذلك، فإن مبادئ العدل والسعي وراء المنفعة المتبادلة والحفاظ على العلاقة، وهي أشياء يسعى التفاوض الفعّال لتحقيقها، هي مفاتيح النجاح. يتم استخدام أشكال محددة من التفاوض في العديد من المواقف، مثل: الشؤون الدولية، والنظام القانوني، والحكومة، والنزاعات الصناعية أو العلاقات المحلية. ومع ذلك، يمكن تعلم مهارات التفاوض العامة وتطبيقها في مجموعة واسعة من الأنشطة. يمكن أن تكون مهارات التفاوض ذات فائدة كبيرة في حل أي خلافات تنشأ بينك وبين الآخرين.

مراحل التفاوض

من أجل تحقيق نتيجة مرغوبة، قد يكون من المفيد اتباع نهج منظم للتفاوض. على سبيل المثال، في حالة العمل، قد يلزم ترتيب اجتماع بحيث يمكن لجميع الأطراف المعنية الاجتماع معاً. تتضمن عملية التفاوض المراحل التالية:

• التحضير: قبل إجراء أي مفاوضات، يجب اتخاذ قرار بشأن متى وأين سيعقد اجتماع لمناقشة المشكلة ومن سيحضر. يمكن أن يكون تحديد نطاق زمني محدود مفيدًا أيضًا في منع تطويل مُدّة الخلاف. تتضمن هذه المرحلة التأكد من معرفة جميع الحقائق ذات الصلة بالموقف من أجل توضيح موقفك. في مثال العمل أعلاه، قد يشمل ذلك معرفة "قواعد" مؤسستك، لمن يتم تقديم الشكوى عندما لا يتم الشعور بأن المساعدة مناسبة. قد يكون لمنظمتك سياسات يمكنك الرجوع إليها استعدادًا للتفاوض. سيساعد القيام بالإعداد قبل مناقشة الخلاف على تجنب المزيد من الخلاف وإضاعة الوقت دون داع أثناء الاجتماع.
• المناقشة: خلال هذه المرحلة، يقوم أفراد أو أعضاء من كل جانب بطرح القضية كما يرونها، أي فهمهم للموقف. تشمل المهارات الأساسية خلال هذه المرحلة طرح الأسئلة والاستماع والتوضيح. في بعض الأحيان يكون من المفيد تدوين الملاحظات أثناء مرحلة المناقشة لتسجيل جميع النقاط المطروحة في حالة الحاجة إلى مزيد من التوضيح. من المهم للغاية الاستماع الفعّال، لأنه عندما يحدث الخلاف فمن السهل ارتكاب خطأ قول الكثير والاستماع القليل جدًا. يجب أن يحصل كل جانب على فرصة متساوية لعرض قضيته.
• توضيح الأهداف: من خلال المناقشة، يجب توضيح أهداف ومصالح ووجهات نظر جانبي الخلاف. من المفيد سرد هذه العوامل حسب الأولوية. من خلال هذا التوضيح، غالبًا ما يكون من الممكن تحديد أو إنشاء أرضية مشتركة. التوضيح هو جزء أساسي من عملية التفاوض، وبدون ذلك من المحتمل أن يحدث سوء تفاهم مما قد يتسبب في مشاكل وعوائق أمام الوصول إلى نتيجة مفيدة.
• تفاوض من أجل تحقيق نتيجة مربحة للجانبين: تركز هذه المرحلة على ما يسمى بالنتيجة "المربحة للجانبين" حيث يشعر كلا الجانبين أنهما اكتسبتا شيئًا إيجابيًا من خلال عملية التفاوض ويشعر كلا الجانبين أن وجهة نظرهما قد تم أخذها في الاعتبار. عادةً ما تكون النتيجة المربحة للجانبين هي أفضل نتيجة. على الرغم من أن هذا قد لا يكون دائمًا ممكنًا، إلا أن تحقيق هذا الأمر يجب أن يكون هو الهدف النهائي من التفاوض.
• الاتفاق: يمكن التوصل إلى اتفاق بمجرد فهم وجهات نظر ومصالح الجانبين. من الضروري أن يكون كل شخص من أطراف النزاع متحلياً بعقل متفتح من أجل تحقيق حل مقبول. أي اتفاق يجب أن يكون واضحا تماما حتى يعرف الطرفان ما تقرر.
• بدء التنفيذ: بعد الاتفاق، يجب تحديد مسار عمل لتنفيذ القرار.

خطوات تحقيق التفاوض الناجح

لتحقيق التفاوض الناجح يجب اتباع الخطوات التالية:

• خطوات التحضير للتفاوض: تشمل هذه الخطوات تحديد الدوافع والأهداف الخاصة بك، لماذا تتفاوض؟ ماذا تتمنى أن تكسب؟ لماذا يُعدّ الوصول إلى نتيجة أمر هام بالنسبة لك؟ ما الذي تعتقد أنه سيتعين عليك تقديمه في المقابل؟

خلال مرحلة التحضير أيضاً يجب التعرف على الأهداف والدوافع العاطفية للشخص الآخر. بالإضافة إلى التخطيط لعروضك والعروض المضادة الممكنة، وما هي السيناريوهات المختلفة التي يمكن أن تحدث؟ وكذلك تحديد ما هي الأشياء غير القابلة للتفاوض من وجهة نظرك؟ وفي أي الأشياء يمكنك المساومة؟

• حدد أهدافك: من بين خطوات المفاوضات الناجحة، فإن الخطوة الأولى والأكثر أهمية هي تحديد أهدافك بدقة. يجب أن تعرف ما هو على المحك وما هو السيناريو المثالي بالنسبة لك. لكن لا تتوقف عند هذا الحد. قد لا يكون الطرف الآخر على استعداد للتنازل عن كل ما تطلبه. لذا، مثلما تعرف ما هو أفضل خيار لك، من الضروري أيضًا معرفة ما الأشياء التي تكون على استعداد للتنازل عنها. أفضل شيء تفعله هنا هو أن تحدد مسبقًا ما هو السيناريو الأقل مثالية الذي ترغب في الاتفاق عليه. وبالطبع، لا تذهب إلى ما دون ذلك.
• قم بأبحاثك: المعلومات قوة، خاصة في التفاوض، لتعزيز فرصك في النجاح، فإن أحد أهم الأشياء التي يجب عليك القيام بها هو البحث المناسب. احصل على أكبر قدر ممكن من المعلومات حول شريكك المفاوض. ما هي العقبات التي تواجه أعمالهم؟ حاول تحديد التحديات وما يمكن توقعه من المفاوضات. انظر أي الخيارات لديهم. تحقق من أخبار الأعمال والصناعة. احصل على مزيد من المعلومات حول المحاور الخاص بك. خلال البحث، يجب ألا تستخلص استنتاجات متهورة، الإعداد الجيد سيساعدك في توجيه المحادثة لصالحك. سيساعدك على طرح المزيد من الأسئلة المستهدفة وجمع المزيد من المعلومات سيضعك البحث في وضع أقوى مما يتيح لك الاقتراب من السيناريو المثالي.
• تحديد من هو صانع القرار لدى الطرف الآخر: قبل الدخول في مفاوضات، تأكد من أنك على اتصال فعليًا بالشخص المخول لاتخاذ قرارات العمل. إنها خطوة حاسمة لأنه قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت في محاولة الحصول على صفقة مع شخص ليس في السلطة لإعطائك "نعم". في بعض الأحيان لا تعرف الشخص المناسب من الشركة الذي عليك الاتصال به، ولكن الكثير من المعلومات يمكن الوصول إليه بالفعل عبر الإنترنت.
• بناء الثقة: التالي في قائمة الخطوات للمفاوضات الناجحة هو بناء الثقة. في الواقع، الجانب الإنساني له أولوية عالية في أي تفاوض. سيؤثر موقفك تجاه نظيرك على نتيجة المحادثة. ادخل إلى الحديث بنهج يربح فيه الجميع. لهذا الغرض، من الضروري بناء الثقة على المستوى الشخصي. سوف يساعدك هذا على العمل معًا من أجل التوصل إلى اتفاقية مرضية.
• كن حازما ولكن متعاطفا: تتطلب المفاوضات مستوى معينًا من الحزم. معظم الأشياء قابلة للتفاوض. لذلك لا تخجل واسأل عما تتوقعه. لا تأخذ "لا" كإجابة على الفور. كن مثابرا. اشرح ما تريد تحقيقه، لكن افعل ذلك بطريقة سلمية ومتعاطفة. تجنب السلوك العدواني واحترم مصالح الشخص الآخر.