إدارة التغيير.. كيف تُمكنك من التعامل مع أوقات الاضطراب بفاعلية

تلعب إدارة التغيير دورًا مهمًا في إدارة المشروع. لأن كل مشروع أو عمل أو شركة أو مؤسسة قد يمر بفترات من التغيير التي قد تنتج عن التطور، لكنها قد تنتج أيضًا عن فترات الاضطراب أو الانتقال. يجب على مديري المشروع، أو كبار المديرين التنفيذيين المسؤولين عن التحكم في التغيير، فحص كيف يمكن للتغيير في منطقة واحدة من المشروع أن يؤثر على المجالات الأخرى وما هو التأثير الذي يمكن أن يحدثه هذا التغيير على المشروع ككل. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على إدارة التغيير.

ما هي إدارة التغيير؟

إدارة التغيير هي نهج منظم للتعامل مع الانتقال أو التحول لأهداف أو عمليات أو تقنيات مختلفة في المنظمة. الغرض من إدارة التغيير هو تنفيذ استراتيجيات مُعينة لإحداث التغيير بفاعلية وبلا خسائر والتحكم في التغيير ومساعدة الناس على التكيف مع التغيير.

لكي تكون استراتيجية إدارة التغيير فعالة، يجب أن تأخذ الإدارة في الاعتبار كيف سيؤثر التعديل أو الاستبدال على العمليات والأنظمة والموظفين داخل المنظمة. يجب أن تكون هناك عملية لتخطيط واختبار التغيير، وإبلاغ الموظفين بالتغيير، وجدولة التغيير وتنفيذه، وتوثيق التغيير وتقييم آثاره. التوثيق عنصر حاسم في إدارة التغيير، ليس فقط للحفاظ على مسار التدقيق إذا أصبح التراجع ضروريًا، ولكن أيضًا لضمان الامتثال للضوابط الداخلية والخارجية للمؤسسة.

كيف تعمل إدارة التغيير؟

لفهم كيفية عمل إدارة التغيير، إليك بعض العناصر الأساسية التي توضح كيفية عمل إدارة التغيير لإدارة المشاريع وتطوير البرامج والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. هذه العناصر هي:

• المجال: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد كيفية تأثيرها على نطاق المشروع.
• الجدول الزمني: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد كيفية تغيير الجدول الزمني للمشروع.
• التكاليف: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد كيفية تأثيرها على تكاليف المشروع. عادةً ما تكون العمالة هي أكبر مصروفات المشروع، لذلك يمكن أن يؤدي الفائض في إكمال مهام المشروع إلى إحداث تغييرات سريعة في تكاليف المشروع.
• الجودة: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد كيفية تأثيرها على جودة المشروع المكتمل. يمكن لتسريع الجدول الزمني للمشروع، على وجه الخصوص، أن يؤثر على الجودة حيث يمكن أن تحدث عيوب إذا تم التعجيل بالعمل.
• الموارد البشرية: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد ما إذا كانت العمالة الإضافية أو المتخصصة مطلوبة. عندما يتغير جدول المشروع، قد يفقد مدير المشروع الموارد الرئيسية لتعيينات أخرى.
• مجالات التعاون: يجب إرسال طلبات التغيير المعتمدة إلى أصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب.
• نسبة المخاطرة: يجب تقييم طلبات التغيير لتحديد المخاطر التي تشكلها. حتى التغييرات الطفيفة يمكن أن يكون لها تأثيرات قد تكون خطرة على المشروع رُبما تكون هذه المخاطر لوجستية أو مالية أو أمنية.

نصائح هامة لإدارة التغيير بفاعلية

قد يكون التغيير المهم الذي يؤثر على عملك، سواء كان سريعًا أو تدريجيًا، مربكًا للعاملين إذا لم تتم إدارته بشكل فعال. هنا يكون الأمر متروكاً لك للمساعدة في منع أو تخفيف الشائعات والإحباط والاستياء والتوتر والخوف عندما تمر مؤسستك بفترة من الاضطراب والانتقال. من الاعتبارات الأساسية والنصائح الهامة لإدارة التغيير التي يمكن أن تساعدك ما يلي:

• التواصل كثيرًا: سيكون عليك أن تُشارك أكبر قدر من المعلومات مع موظفيك كما تعتقد أنه مناسب. تحديد إلى أي مدى يُمكنك تشارك المعلومات، سيعتمد ليس فقط على الموقف ولكن أيضًا على الاحتياجات الفريدة لفريقك. أنت لا تريد تركهم في الظلام حتى لو كان لديك تفاصيل محدودة فقط. أنت أيضًا تريد تجنب القيام بالعكس، وهو إرباك موظفيك عن طريق التورط بلا داع في معرفة الكثير من المعلومات التي لا يُمكنهم فعل شيء حيالها. لذا، كخطوة أولى لتحديد ما يجب مشاركته بالضبط، اسأل نفسك: ما هي الحقائق الضرورية لفريقي التي يجب فهمها، وما هي المعلومات الإضافية التي قد تكون مهمة بالنسبة لهم لسماعها أيضًا؟ التزم بالحقائق عند مشاركة المعلومات، لا تفكر فيما قد يحدث بعد ذلك. يمكن أن يؤدي تقديم النظريات ووضع أهداف أو جداول زمنية غير واقعية إلى تقويض الجهود المبذولة لإدارة التغيير بشكل فعال.
• الاعتراف بمشاعر الموظفين عند إدارة التغيير: قم بتسليط الضوء على أي مزايا قصيرة أو طويلة الأجل قد يجنيها الموظفون بسبب التغيير، لكن بلا مُبالغة أو وعود غير واقعية. إذا كان من الصعب العثور على جانب إيجابي، فأكد وأظهر، أن ما يحدث هو يحدث لك أنت أيضًا، وأن الجميع مشترك في هذا الوضع معًا. يمكنك مساعدة موظفيك على التكيف من خلال تذكيرهم بأنك تمر بالتغيير أيضًا، ومشاركة العديد من نفس المخاوف. لا تفترض أنك تعرف بالضبط ما يشعر به العاملون لديك. عند طرح التغييرات أو وضع سياسات وعمليات جديدة، ضع عواطفهم في الاعتبار. يمكن أن يؤدي الخوف وعدم اليقين إلى انخفاض الروح المعنوية، مما قد يقوض الإنتاجية والاستعداد للتكيف مع التغيير.
• ادعهم للمساعدة في حل المشاكل: بمجرد تعريف موظفيك بالتغيير، رحب بمساهماتهم حول أفضل السبل للاستجابة له، واطلب منهم التعبير عن احتياجاتهم. يمكن لأفكار ووجهات نظر العمال الأكثر مرونة أن تُحقق المطلوب من  التكيف وحتى الازدهار في مواجهة التغيير وهو ما قد يُفيد الجميع. قم بتضمين أعضاء فريقك في المبادرات المصممة لمساعدة الأعمال على التحول أو العمل على النحو الأمثل. من خلال السماح لفريقك بمشاركة المسؤولية عن التغيير، سيشعرون بمزيد من التحكم.
•  كن مرنًا عند متابعة الخطط: بدون الالتزام والتصميم، لن يتمكن فريقك من التكيف مع الوضع الطبيعي الجديد الذي تطلب منهم التأقلم معه. لكنك لا تزال بحاجة إلى التحلي بالمرونة. كن مستعدًا لتغيير استراتيجياتك، إذا لزم الأمر، لتجاوز المطبات والعثرات في الطريق. تذكر أن التغيير هو عملية. ولإدارة التغيير بشكل فعال، يجب أن تكون مستعدًا لتعديل المسار في بعض الأحيان حتى يتمكن فريقك في النهاية من الوصول إلى الوجهة المقصودة.