هل تُضيع الكثير من الوقت؟ هذه النصائح تُمكنك من إدارة وقتك بفعالية

الوقت هو أغلى ما تملكه في حياتك، هذا ليس من قبيل الأقوال المُستهلكة التي تُردد دوماً في مناسبة وبدون مناسبة، هذا أمر حقيقي وواقعي لأبعد مدى، فالوقت هو المورد الوحيد الذي لا يُمكنك تعويضه، اليوم الذي يمر، الاسبوع، الشهر، العام، هما مرّوا إلى الأبد، ولن يُمكنك استعادتهم مرة ثانيةً أبداً.

من ناحية ثانية فالوقت هو الشيء الذي يُمكنك من خلال تحقيق أهدافك والوصول إلى ما تتمناه، فإذا رغبت في تعلم لغة جديدة، أو مهارة جديدة في عملك، أو الحصول على ترقية في مهنتك، فيجب أن تُحسن من استغلال الوقت، حتى تصل لما تتمنى، الوقت يمر بسرعة، لذلك تابع السطور التالية للتعرّف على بعض النصائح التي تُمكنك من إدارة الوقت بفاعلية.

• افحص كيفية قضائك لوقتك:

يجب أولاً أن تتعرف على المهام التي تسرق وقتك. ثم عليك فعل شيء حيال ذلك. على سبيل المثال، قد تقضي ساعة في استخدام البريد الإلكتروني بدلاً من إكمال المشاريع المهمة.

يمكن أن تساعدك معرفة أين يذهب وقتك بالضبط في اتخاذ قرارات بشأن تفويض بعض المهام للآخرين أو شراء البرامج لتسريع بعض العمليات ذات المستوى الأقل أهمية أو تلك التي لا تحتاج أن تقوم بها بنفسك بشكل مُباشر.

• قم بوضع مهلة زمنية للمهام:

يمكن أن يكون تحديد مهلة زمنية لمهمة ما أمرًا ممتعًا. فيمكن أن يكون هذا مثل لعبة. بعض الشركات تقوم بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تُنهي مشروعاً أو مهمة ما قبل غيرها على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة. ضع حدّاً زمنياً مُعيناً، مثل ساعة أو ساعتين. ثم حاول إنهاء المهمة المطلبة منك في هذا الوقت المُحدد، يُمكنك أن تشعر بالإثارة أثناء أداء المهمة وأن تشعر بالإنجاز فور إتمامها.

• اصنع قائمة بالمهام المطلوبة منك:

وجود قائمة بالمهام المطلوبة منك هو دائماً أمر موفر للوقت. إذا كانت لديك قائمة، فلن تضطر أبداً إلى التساؤل عما هو مدرج في جدول الأعمال اليومي أو ما يجب عليك القيام به الآن. القائمة تُحافظ على تركيزك وتحفيزك، وتجعلك تشعر بالرضا والإنجاز في كل مرة تقوم فيها بإلغاء مهمة من قائمتك.

تُتيح لك القوائم أيضاً رؤية ومراقبة مدى تقدّمك فيما هو مطلوب منك. حتى لو كنت مُحاطاً بمشتتات كثيرة، فإن قائمتك ستُبقيك على المسار الصحيح.

• رتب المهام من حيث الأهمية:

رتب المهام التي وضعتها في قائمتك من حيث الأهمية. قبل أن تبدأ يوم عملك، حدد الأولويات. لا تكتفي بمجرد تدوين كل ما تحتاج إلى إنجازه، بل نظم المهام من حيث الأهمية أيضاً.

يُمكنك تقسيم المهام المطلوبة منك إلى فئات ، وفقاً لدرجة الأهمية والوقت المطلوب إنجازها خلاله، هذه الفئات هي:

1. مهام هامة وعاجلة: وهي المهام التي يجب إنجازها فوراً، هذه هي المهام التي يُمكنك البدء بها.
2. مهام هامة لكن ليست عاجلة: وهي مهام يجب أن تُحدد لها وقتاً مُحدداً حتى لا تقوم بإغفالها، فكونها ليست عاجلة قد يُنسيك كونها هامة.
3. مهام عاجلة لكنها غير هامة: هي مهام ليس عليك أن تقوم بها بنفسك، فيُمكنك تفويض شخص آخر للقيام بها، هذه المهام قد تشمل دفع الفواتير المنزلية التي يُمكنك تكليف شخص أو شركة للقيام بها نيابة عنك.
4. مهام ليست عاجلة وليست مهمة: وهي المهام التي يُمكنك أن تضعها في نهاية جدولك ولا بأس من ترحيلها لليوم التالي لصالح العمل على المهام الأكثر أهمية والعاجلة.

مثلاً، إذا كنت بحاجة إلى إنهاء تقرير للعمل، فستكون هذه مهمة عاجلة. أما إذا كنت بحاجة إلى بدء مشروع عمل آخر، ولكن الموعد النهائي للتسليم بعد أسبوعين، فستكون هذه مهمة "هامة ولكنها ليست عاجلة".

توقف عن أي تواصل اجتماعي غير ضروري قبل أن تُنهي مهامك ذات الأولوية.

• قم بالتخطيط للمستقبل:

التخطيط المُسبق هو جزء مهم من إدارة الوقت. من الناحية المثالية، يجب أن تُخطط مُسبقاً للأسبوع أو على الأقل لليوم التالي في العمل. عندما تعرف بالضبط ما يجب عليك القيام به لليوم أو الأسبوع التالي، ستظل مُنظماً ومُركّزاً وستتمكن من إنجاز مهام أكثر وستتجنب المُشتتات وضياع الوقت. يُمكنك أيضاً من خلال التخطيط للمستقبل تقسيم المهام على مدار أيام لمعرفة مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع مقدماً. قضاء بضع دقائق فقط في التخطيط المُسبق يمكن أن يُغير طريقة عملك.

• ابدأ بأهم المهام:

قم بأهم المهام المطلوبة منك في الصباح. كل تلك المهام المُجهدة، التي تحتاج الجزء الأكبر من العمل والجانب الأكبر من الجهد، أصعب المهام، قم بها في الصباح. السبب بسيط، فلديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح، لذلك ستتمكن من مُعالجة المهام بكفاءة وفعّالية أكثر. بالإضافة إلى ذلك، فإن الشعور بالرضا والإنجاز عند إتمام أهم الأشياء وأصعبها أولاً سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.

• تفويض بعض المهام للآخرين:

لا يُمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذا عليك أن تفكر في تفويض بعض المهام للآخرين، رُبما حان الوقت لتدريب شخص ما على القيام ببعض العمليات البسيطة في عملك أو مكتبك. هذا يُحررك ويجعلك تتمكن من التركيز على المشاريع الأكبر أو المهام الأكثر تعقيداً.

• ركز على مهمة واحدة في كل مرة:

إذا اخترت القيام بمهمة ما، فالتزم بها حتى النهاية، حتى تقوم بإنهائها. تجنب القيام بنصف العمل، وهو ما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تماماً. أحد الأمثلة على نصف العمل هو البدء في كتابة تقرير ثم الذهاب للتحقق فجأة من بريدك الإلكتروني دون سبب وكتابة الردود.

هذا ليس فقط إدارة سيئة للوقت، ولكنه أيضاً أمر سيء لتركيزك، فلا تعتقد أنك ستعود إلى كتابة التقرير بنفس الروح ولا الحماسة ولا تدفق الأفكار السابقين، لذلك، يجب أن تُركز على المهمة التي بين يديك وتجنب هذه المزالق.

• إجراء بعض التغييرات في الجدول الزمني الخاص بك:

إذا كنت تشعر بمزيد من النشاط في أوقات معينة من اليوم، فغيّر جدولك لتحقيق الاستفادة القصوى من هذه الأوقات. يكون بعض الناس أكثر نشاطاً في الصباح، بينما يكون البعض الآخر لديه طاقة ذهنية ونشاط أكثر أثناء الليل. عندما تُحدد الأوقات التي تكون خلالها بكامل نشاطك سيُمكنك اختيار أفضل جدول زمني لك، وستستمتع بالقدرة على فعل المزيد.

• لا تُعدد المهام:

يفترض العديد من الأشخاص أن تعدد المهام طريقة رائعة لإنجاز المزيد كل يوم وإدارة الوقت بحكمة وفعّالية. ومع ذلك، فإن التركيز على مهام مُتعددة في وقت واحد يجعلك في الواقع أقل إنتاجية.

ستستغرق الأمور وقتاً أطول مما ينبغي لها، لأنك لا تولي أي مهمة منهم اهتمامك الكامل. بدلاً من هذا يجب التركيز تماماً على مهمة واحدة في كل مرة. ستُنجز عملك بشكل أسرع بهذه الطريقة، وسيتيح لك هذا تحقيق أقصى استفادة من وقتك.

على سبيل المثال، قم بمراجعة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بعد ذلك، قم بتسجيل الخروج من حساب بريدك الإلكتروني وانتقل إلى مهمة أخرى. لا تترك هذه المهمة في مُنتصفها لتتحقق من بريدك الإلكتروني، لا تقلق بشأن بريدك سيُمكنك التحقق منه في وقت لاحق من اليوم، لكن بعد إكمال المهمة الحالية.

• التقليل من المُشتتات:

عندما يكون ذلك ممكناً، قم بإيقاف تشغيل هاتفك. يمكن أن تستهلك الهواتف الكثير من الوقت طوال اليوم، فعندما يكون من السهل تسجيل الدخول إلى Facebook أو إلقاء نظرة خاطفة على بريدك الإلكتروني، فمن المُرجح ألا تستطيع منع نفسك عن القيام بذلك. الأفضل أن تُغلق هاتفك عندما تود التركيز على مهمة مُحددة، لتواجه شاشة فارغة عندما تُحاول الهرب من المهمة التي تعمل عليها.

إذا كان من الضروري أن يكون هاتفك في وضع العمل، فضعه في مكان من الغرفة بعيد عنك قليلاً، حتى يُصبح الوصول إلى الهاتف أصعب. يُمكنك أيضاً إيقاف تشغيل أي إشعارات غير ضرورية.

كذلك عليك غلق المُتصفحات غير الضرورية. في هذه الأيام، يعتمد الكثير من الناس على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو الإنترنت لإنجاز أعمالهم. سيؤثر العمل مع Facebook أو Twitter أو غيرها من المواقع المُشتتة للانتباه في الخلفية سلباً على مهاراتك في إدارة الوقت.

قد يُشتت انتباهك أيضاً فتح علامات التبويب الكثيرة غير ذات الصلة بالمهمة التي تعمل عليها. اعتد على إغلاق علامات التبويب بمجرد الانتهاء وضع كل تركيزك على المواقع الضرورية لعملك. يُمكنك تحدى نفسك بفتح علامة تبويب واحدة أو علامتي تبويب في كل مرة.

• وضع جدول لفترات الراحة والانقطاعات:

لا أحد يستطيع العمل بشكل مستمر دون انقطاع أو الحصول على فترة من الراحة. لا بأس في قبول المقاطعات والمشتتات في بعض الأحيان، لكن عليك أن تُجدول هذه الفترات من الراحة والانقطاع عن العمل، وتُحدد لها وقتاً مُحدداً، بهذه الطريقة، تقلّ احتمالية أن تستحوذ المقاطعات على يومك وتعرقله.

على سبيل المثال، خطط لتناول الغداء لمُدة ساعة في الواحدة بعد الظهر كل يوم ومشاهدة نصف ساعة من التلفزيون للاسترخاء بعد العودة من العمل. يُمكنك أيضاً التخطيط لانقطاعات صغيرة أثناء أداء المهام اليومية. على سبيل المثال، لنفترض أنك تكتب تقريراً في العمل، فيُمكنك منح نفسك خمس دقائق للتحقق من Facebook لكل 500 كلمة تكتبها.

• التزم بجدول نوم مُحدد وثابت:

إذا كنت ترغب في إدارة وقتك بفعّالية، فإن جدول نوم قوي هو أمر حيوي وبالغ الأهمية لتحقيق هذا. يضمن الجدول الزمني الجيد للنوم أنك ستستيقظ مبكراً في الصباح وستكون جاهزاً لبدء اليوم وأداء المهام المطلوبة منك.

للحفاظ على جدول نومك ثابت ومُحدد، اذهب إلى الفراش واستيقظ في نفس الوقت تقريباً كل يوم، حتى في عطلات نهاية الأسبوع. سيتكيف جسمك مع دورة نومك واستيقاظك هذه، وستبدأ تدريجياً في الشعور بالرغبة في وقت النوم عندما يقترب وقت النوم الذي اعتدت عليه، كما ستشعر بالحيوية في الصباح.