استراتيجية كانبان لإدارة المشروعات.. المزايا والعيوب

هل سمعت من قبل عن استراتيجية كانبان للعمل وإدارة المشروعات؟ تعتبر تلك الاستراتيجية في العمل من أفضل طرق إدارة الأعمال بشكل منظم، فيما يحصل الفرد على إدارة جيدة وإنتاجية عالية في الوقت نفسه، لذلك إذا لم تكن ممن يتبعون هذا الشكل من أشكال العمل، فعليك أن تتعرف على طريقة كانبان للعمل بشكل أفضل وتحسين مشروعك على كافة الأصعدة.

استراتيجية كانبان

تعتبر استراتيجية كانبانKanaban  من أشهر الأساليب المستخدمة للتركيز على زيادة الأعمال وتطوير وإدارة المشروعات من خلال منهج مرئي لإدارة خط سير العمل والسعي إلى زيادة الإنتاجية الخاصة به.

حاز هذا الأسلوب من العمل على شهرة واسعة في السنوات الماضية، بسبب قدرته على تبسيط الأعمال وجعلها في أفضل حال، ويعود أصل هذا المنهج إلى اليابان مقتبسًا من الصناعة التحويلية اليابانية، ويطلق على هذه الطريقة لوحة كانبان التي تمثل العمل بالكامل أمامك ومع رسمه أمامك ستتبين كافة الطرق النابعة من هذا العمل ليعي كل عامل دوره والاتجاه الذي يجب عليه السير خلاله، مع توضيح للمشكلات والعوائق التي من الممكن أن يقابلها.

يسمح لك هذا الأسلوب بالمزيد من الشفافية في العمل، مما لا يعطل دورة الإنتاج ويسمح للعمل بالسير في مساره الصحيح دون توقف، مع عدم إهدار المجهودات الأخرى.

كيفية استخدام لوحة كانبان في إدارة المشاريع؟

يستند منهج وأسلوب كانبان إلى أربعة مبادئ رئيسية، وتلك المبادئ هي التي تمكنك من القيام بالعمل على أكمل وجه، وهذه المبادئ هي:

التصور

يجب أن يكون سير العمل مرئيًا لجميع أعضاء الفريق وهو ما يعرف بالتصور العام للعمل وكيفية سيره، وهو ما سيساعدك على توقع الكثير حول العمل من الفرص التي من الممكن أن تقع والمشكلات التي يجب تجنبها.

وضع حد للعمل

يجب تحديد الحد الأقصى لعدد المهام التي يمكن العمل عليها في نفس الوقت، وهو ما يزيد من جودة الإنتاج ولا يرهق الموظف الذي يقوم بمهامه أو يجعله ينفر منه.

التركيز على الجودة

يجب التركيز على إكمال المهام بدلاً من البدء بمهام جديدة وهو ما ينتج عنه مهام مكتملة بشكل جيد.

التحسين المستمر

يعتبر المبدأ الرابع لمنهج كانبان هو التحسين المستمر للعمل، حيث يجب تحسين نظام العمل باستمرار والتأكد من التقدم.

كيف يعمل كانبان؟

يتم استخدام لوحة كانبان لعرض سير العمل، حيث تُقسم اللوحة إلى أعمدة تمثل مراحل مختلفة من سير العمل، مثل "مهام جديدة" و "قيد التنفيذ" و "تحت الاختبار"و"مكتملة".

يتم تمثيل المهام ببطاقات يتم تحريكها من عمود إلى آخر حسب تقدم العمل، ويمكن استخدام قواعد كانبان للتحكم في تدفق العمل، مثل تحديد الحد الأقصى لعدد المهام التي يمكن أن تكون في عمود "قيد التنفيذ" على سبيل المثال.

مميزات العمل بنظام كانبان

هناك الكثير من المزايا لهذا النوع من الأنظمة التي تهتم بإدارة المشروعات بالشكل الأمثل ومن هذه المزايا التي يتصف بها كانبان ما يلي:

يساعد نظام كانبان على تحسين الكفاءة والإنتاجية من خلال تحديد المشكلات وتحسين تدفق العمل، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية، ويعمل أيضًا على حث العمال على تقديم أفضل ما لديهم بدون ضغوطات، بل يمنحهم الفرصة للتعرف على ما وصلوا إليه من إنجازات أولًا بأول.

يجعل كانبان سير العمل مرئيًا لجميع أعضاء الفريق، مما يعزز التواصل والتعاون، فلا تتوقع الأسوأ أو تظن أن المهام لن تنتهي، كما يزيد من حماس من يعمل باقترابه من الانتهاء من العمل خطوة بخطوة.

يساعد كانبان على التركيز على إكمال المهام بدلاً من البدء بمهام جديدة، مما يؤدي إلى تقليل تعدد المهام وتحسين جودة العمل، حيث يتم العمل بالترتيب، وكل مهمة تحصل على الوقت الخاص بها بدلًا من تشتت المهام الذي يحدث في الكثير من الأعمال.

يتميز أيضًا بإمكانية تكييف نظام كانبان بسهولة مع احتياجات أي مشروع أو فريق، فهو ليس معقد ويمكن استخدامه في العديد من المسارات ولا يتطلب ان تكون محترفًا في شيء ما لتطبيقه.

يشجع كانبان على التواصل المفتوح والتعاون بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى تحسين حل المشكلات واتخاذ القرار

كما يعمل كانبان على جعل أعضاء الفريق يسعون إلى المشاركة في تحسين سير العمل، مما يؤدي إلى شعور أكبر بالملكية والمسؤولية.

يدعمكانبان التحسين المستمر لسير العمل، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية، وسوف تلمس ذلك من خلال العمال الذين سيسعون إلى تطوير أنفسهم أو خوض تحديات بين بعضهم البعض لإبراز كفاءتهم في العمل.

عيوب العمل بنظام كانبان

لا ينطوي هذا الأسلوب على المزايا فقط بل له أيضًا بعض العيوب التي من الممكن أن تقع إذا لم يتم الأمر كما كان مخطط له ومنها ما يلي:

قد يكون من الصعب تبني كانبان في كافة الأوقات وذلك لأن بعض المؤسسات تفضل التكتم على بعض جوانب العمل أو العمل بالطرق التقليدية أيضًا.

قد لا يكون مناسبًا لجميع المشاريع بسبب البعض المعقد منها أو المشاريع ذات المتطلبات المتغيرة باستمرار.

من أجل تحقيق أقصى استفادة من كانبان، يتطلب الأمر التزامًا مستمرًا من جميع أعضاء الفريق وهو ما لا يتوافر لدى الكثير من العاملين في بعض القطاعات، مما يؤدي إلى تخبط سير العمل بدلًا من ترتيبه وإعداده بالشكل الجيد.

استراتيجية كانبان ليست من الاستراتيجيات الحالمة أو غير الواقعية التي تدعو إلى المثالية في العمل، ولكنها من الأنظمة التي أثبتت كفاءتها على المدى الطويل في تطوير العمل والحصول على إنتاجية أفضل وبالاستمرار على هذا الأسلوب سوف تحصل على نتائج لم تكن تتوقعها.