أهمية إدارة المشروع بالنسبة للمنظمات

تبحث عن طريقة للبقاء في الصدارة في الاقتصاد العالمي التنافسي اليوم، تشرع الشركات في عدد كبير من المشاريع لتقديم نتائج الأعمال باستمرار وتحسين رضا العملاء وأصحاب المصلحة، في المقال التالي أهمية إدارة المشروع بالنسبة للمنظمات

دورة حياة إدارة المشروع

أصبح الانضباط في إدارة المشاريع أكثر أهمية من أي وقت مضى للمنظمات. يبدأ الانضباط القوي لإدارة المشروع على مستوى المحفظة، حيث تقود الرؤية الإستراتيجية الاستثمارات الأولية وحيث يتم وضع مقاييس القيمة. تشمل إستراتيجية إدارة المشاريع والبرنامج والمحافظ المتوافقة تمامًا المنظمة بأكملها لتلبية أهداف الشركة الإجمالية اكتشف المسؤولون التنفيذيون للشركات أن الالتزام بأساليب واستراتيجيات إدارة المشروع يقلل من المخاطر ويخفض التكاليف ويحسن معدلات النجاح. يساعد تنفيذ إدارة المشاريع عبر المؤسسة في إنشاء سلسلة قيمة استراتيجية تمنح الشركات ميزة على منافسيها. مع نضوج ممارسة إدارة المشروع - من مستوى الحافظة إلى المشاريع الفردية - تصبح الروابط بين إدارة المشروع التنظيمي وقيمة الأعمال أكثر وضوحًا. وكلما زاد مشاركة الفريق التنفيذي، كانت النتائج أفضل.

لماذا تصبح المشاريع مركزية لعمل المنظمة؟

غالبًا ما تكون المشاريع حافزًا للتغيير في المؤسسة لأنها تقدم منتجات أو خدمات جديدة وابتكارات وتحسينات تشغيلية أخرى في المؤسسة، مما يساعدها على المضي قدمًا في السوق، وتحسين الربحية، ورضا الموظفين، والعملاء. على الرغم من فشل المشاريع، فإنها تضع الأسس لمتابعة النجاحات بالإضافة إلى إنتاج نتائج محددة، فريدة، ملموسة أو غير ملموسة، والتي تضيف قيمة كبيرة للمنظمات.

تستثمر الشركات في المشاريع للوصول إلى أهدافها. ومع ذلك، لم ينجح كل منهم. تشترك هذه المشاريع غير الناجحة في شيء واحد - الافتقار إلى إدارة فعالة للمشروع. على الرغم من وجود العديد من أسباب الفشل تقريبًا مثل وجود مشاريع فاشلة، إلا أن فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لفشل المشروع في كل عمل تجاري.

• أهداف / تعريف نطاق غير واضح
• التخطيط السيئ من قبل مدير المشروع
• تواصل ضعيف
• الأدوار والمسؤوليات غير واضحة
• جداول زمنية غير واقعية
• فهم ضعيف لتعقيد المشروع
• عدم كفاية التزام الإدارة العليا / أصحاب المصلحة

كيف يجلب مديرو المشروع القيمة؟

تصبح المشاريع أكثر نجاحًا عندما يتولى مدير المشروع الفعال دفة قيادة وإدارة المشاريع والفرق. يمكن لمديري المشاريع استخدام معارفهم ومهاراتهم وخبراتهم لإدارة التعقيدات وحل المشكلات الشائعة والحفاظ على مشاركة أعضاء الفريق في المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يستخدم مديرو المشاريع الناجحون عمليات موحدة وتقنيات مجربة لجعل المشاريع الأكثر استحالة تسير بشكل صحيح. لكن الأهم من ذلك، أنهم يتوقعون المشكلات والمخاطر مقدمًا، من خلال البقاء على اطلاع بحالة المشروع (غالبًا باستخدام أداة فعالة لإدارة المشروع)، ودعم فريقهم بفعالية وإدارة اتصالات العملاء / أصحاب المصلحة والتوقعات في جميع الأوقات.

لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟

جميع المنظمات لديها أهداف قصيرة الأجل ومتوسطة وطويلة الأجل تسعى إلى تحقيقها. لتحقيق هذه الأهداف، يجب على الإدارة تنفيذ مبادرات محددة تنطوي على الاستثمار والجهد. تؤدي هذه المبادرات إلى برامج ومشاريع مختلفة تؤدي في النهاية إلى إحداث التغييرات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف. وبالتالي، من الواضح أن هذه المشاريع - جميع المشاريع التي تديرها الشركة - ضرورية لتحقيق أهدافها المختلفة. ومن ثم، فإن القدرة القوية في إدارة المشروع أمر بالغ الأهمية أيضًا لإرساء الأساس لخطة مشروع مناسبة لـتحقيق الأهداف التنظيمية. دعونا نفهم نوع المشاريع التي تنفذها المنظمات - للحصول على فكرة عن سبب أهميتها. يساعدنا فهم سبب أهمية المشاريع المختلفة على فهم سبب أهمية إدارة المشاريع لمؤسستك. تقوم المنظمات بتنفيذ مشاريع لأسباب مختلفة - بعضها موصوف أدناه.

• مقدمة عن المنتجات / الخدمات الجديدة

ربما يكون تطوير وإطلاق منتجات أو خدمات جديدة من أهم أهداف المؤسسة المتعلقة بنمو الأعمال. هذه مساع صعبة تنطوي على وظائف عمل متعددة - ولا تحتاج فقط إلى تقديم المنتج أو الخدمة المناسبة، ولكن يجب أيضًا تنفيذها في الوقت المحدد من أجل استغلال نافذة الفرصة بدلاً من تفويتها. وغني عن القول، إن الإدارة القوية للمشروع مهمة بالغة الأهمية لأي منظمة.

• خفض التكاليف وتحسين الكفاءات التنظيمية

المجال الآخر ذو الأهمية الحاسمة للمؤسسة هو تقليل التكاليف - عادةً باستخدام استراتيجيات مثل تحسين الكفاءة عن طريق تحسين العمليات، وتقليل الاختناقات، ونشر تقنيات الأتمتة، وما إلى ذلك. يتضمن تنفيذ أي من هؤلاء مرة أخرى القيام بمشاريع تنفذ تلك الاستراتيجيات وتساعد المنظمة على تحقيق أهدافها. اعتمادًا على طبيعة وحجم المنظمة، يمكن أن تكون هذه أيضًا مشاريع معقدة للغاية وصعبة.

• ترقية التكنولوجيا / القدرة على التسليم

من وقت لآخر، يجب على المؤسسات ترقية قدرتها على تصميم وتصنيع وتسليم منتجاتها، أو ترقية خدماتها لتلبية أحدث توقعات السوق ومعايير مستوى التكنولوجيا / الخدمة. أي ترقية من هذا القبيل تمثل مشروعًا. في حين أن بعضها قد يكون له تأثير مباشر على الإنجاز أو النمو الأساسي، فإن البعض الآخر سيمثل تأثيرًا على المحصلة النهائية، أو تحقيق التكافؤ مع المنافسة أو تلبية متطلبات / توقعات العملاء.

• تحسين رضا العملاء

طالما أن المنظمة تقدم جودة عالية من المنتجات والخدمات التي تسعد عملاءها، فستكون قادرة على ضمان مستوى عالٍ من رضا العملاء. ومع ذلك، إذا كانت درجات رضا العملاء تنخفض، أو ترتفع شكاوى العملاء أو يغادر العملاء، فأنت تعلم أن لديك مشكلة خطيرة بين يديك. حتى إذا لم تكن لديك مشكلة بعد، فإن الهدف الرئيسي للمؤسسة هو تحسين تقييمات رضا العملاء (CSAT) باستمرار والتأكد من أن عملاءها سعداء حقًا. يمكن أن تشمل المشاريع في هذا المجال تحسين منتجاتها أو خدماتها لأنها تراجعت من حيث الجودة ورضا العملاء. قد يعني ذلك إنشاء موقع ويب أفضل وأكثر استجابة أو نظام دعم حتى يشعر العملاء أنه يتم سماعهم. قد يعني ذلك تنفيذ برنامج ولاء العملاء. يمثل كل من هذه المشاريع مهمة حاسمة يجب القيام به بشكل فعال وناجح.

• معنويات الموظف ورضاها

يقال، الموظفون السعداء يقودون إلى عملاء سعداء. سعادة الموظف ومعنويات الموظف أمر بالغ الأهمية بالنسبة للمؤسسة. تطبق المنظمات في جميع أنحاء العالم مجموعة متنوعة من السياسات، وتؤسس مرافق مختلفة وتسعى جاهدة من أجل ثقافة تنظيمية - وكلها يأملون أن توفر لموظفيها مكانًا مثاليًا للعمل، والرضا، والدافع، والسعادة، وإنتاج أفضل أعمالهم. إذا حدث، على مدى فترة من الزمن، أن رضاء الموظفين وانخفاض الروح المعنوية، سوف تتخذ المنظمات مبادرات لفهم سبب حدوث ذلك وإجراء تغييرات تعكس الاتجاه وتجلب الشركة وجميع موظفيها. تمثل كل هذه الأنشطة المشاريع التي يجب تنفيذها بنجاح للتأكد من أن المنظمة لديها إمدادات وفيرة من أهم مواردها - أفرادها!

ملخص

تواجه الشركات منافسة شرسة وتتطلب نهجًا منظمًا للتعامل مع هذه التحديات، وتنفيذ مبادرات التغيير والتحسين التي تساعدهم في الحصول على ميزة. إن ضمان تنفيذ هذه المبادرات بنجاح هو أمر في غاية الأهمية. يمكن أن تكون هذه المشاريع في أي وظيفة من وظائف المنظمة - التسويق والمبيعات والموارد البشرية والتمويل والبحث والتطوير وتصميم المنتجات وما إلى ذلك. في كثير من الأحيان، تكون متعددة الوظائف حيث يجب أن يجتمع الأشخاص من أجزاء مختلفة من المؤسسة معًا، ويديرون مشروعًا بنجاح ثم يعودون إلى وظيفتهم الأصلية أو ينتقلون إلى المشروع التالي. وبالتالي، فمن الأهمية بمكان بالنسبة للمؤسسات أن تطور نظامًا قويًا لإدارة المشاريع في جميع وظائفها - من أجل ضمان تمتعها بكفاءة إدارة المشروع والتسليم في جميع المجالات. في هذا اليوم وهذا العصر، حيث أصبحت المشاريع تمثل الجزء الأكبر من إنفاق المؤسسة، ربما يكون تقديم هذه المشاريع هو أهم قدرة المؤسسة.