كيفية إنشاء خطة مشروع صغير في 5 خطوات.

إن وضع خطة مشروع صغيرة معًا ليس مخيفًا كما يبدو، قد يبدو تخطيط المشروع مثل الكثير من العمل، ولكنه ضروري لإكمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد وبطريقة جيدة التنظيم، في المقال التالي كيفية إنشاء خطة مشروع صغير في 5 خطوات.

المشاريع الصغيرة: كيف يتم التعرف عليها؟

قد يكون من الصعب إدراك الحاجة إلى تخطيط مشروع صغير. ما هي الظروف وكيف تعرف متى حان الوقت لإضفاء الطابع الرسمي على خطة مشروع بدلاً من مجرد إسناد مهام ثانوية إلى فريقك؟

تمتلك معظم المشاريع الصغيرة واحدة من سمتين تساعدان في تحديدها.

• المدة: معظم المشاريع الصغيرة قصيرة. سيتم الانتهاء منها في غضون أيام أو أسابيع قليلة، وليس أشهر أو سنوات. قد يكون من الصعب جدًا تحديد ذلك لأن المهام الفردية التي يتكون منها مشروعك قد تستغرق بضع ساعات فقط حتى تكتمل، ولكنها مجتمعة تضيف ما يصل إلى أكثر من يوم من العمل.
• النطاق: تركز المشاريع الصغيرة بشكل أكبر على أهداف أقل. قد تكون هذه الأهداف مرتبطة ببعضها البعض، ولكن يمكن أيضًا أن تكون قائمة بذاتها. عادة ما يكون النطاق أكثر أهمية من المدة في تحديد مستوى التخطيط لمشروع صغير. يتطلب المشروع القصير ذو الأهداف العريضة تخطيطًا أقل من مبادرة طويلة وضيقة موجهة نحو الهدف.

كيفية إنشاء خطة مشروع صغير في 5 خطوات.

كيف تنشئ خطة مشروع صغير جديدة؟ المفتاح هو اتخاذ خطوات صغيرة يمكن التحكم فيها.

الخطوة 1). حدد المهام التي يجب إكمالها.

أولاً - حدد ما يجب القيام به. تحديد الأولويات. قم فقط بتضمين المهام التي تحتاج إلى إنجازها لإكمال مشروعك. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب تضمين شيء ما، ففكر في قيمته أو كيف سيساهم في نجاح مبادرتك.

الخطوة 2). قم بإنشاء قائمة بالمهام بالترتيب المطلوب إكمالها.

بعد إنشاء قائمة بجميع المهام التي يجب القيام بها، قم بترتيبها من الهدف الأكثر أهمية إلى الأقل. عندما لا يكون ترتيب المهام أمرًا بالغ الأهمية، فقد يكون من الصعب على أعضاء الفريق تحديد المهام التي يجب إكمالها أولاً.

أسهل طريقة لتجنب الالتباس هي إنشاء مقياس من 1-5، حيث تكون 5 هي المهمة الأكثر أهمية و1 هي الأقل. يمكنك تمييز أو وضع علامة على كل مهمة عند اكتمالها حتى تعرف المهمة التي سيتم العمل عليها بعد ذلك.

من المحتمل أن يكون لديك العديد من المهام بنفس النتيجة، لذلك لا تنزعج فقط تأكد من إعطاء الأولوية للمهام الأكثر تأثيرًا أولاً وانطلق من هناك. بالطبع إذا كنت بحاجة إلى تعديل المقياس إلى 10 أو 15 فلا بأس بذلك. فقط كن متسقا.

قم بتعيين أعضاء الفريق لإكمال كل مهمة رئيسية

الخطوة 3). قم بتعيين أعضاء الفريق لإكمال كل مهمة رئيسية.

يعد تعيين الأشخاص للمهام أمرًا ضروريًا لنجاح أي مشروع، كبير أو صغير. حدد من هو الأنسب للقيام بكل مهمة. إذا لم تكن متأكدًا من الشخص الأكثر نجاحًا في إكمال مهمة معينة. خصص بعض الوقت لمقابلة أعضاء فريقك ومعرفة من سيكون أكثر كفاءة في تولي مشروعك الجديد.

إذا كنت تواجه مشكلة في تحديد الشخص الذي يجب أن يكمل المهمة، فاسأل نفسك: "من ستكون مهاراته وخبراته الأفضل لهذه المهمة؟" أو "أي وقت يمكنني توليه دون التأثير في المسؤوليات الأخرى."

الخطوة 4). قدر الوقت المستغرق لإكمال كل مهمة.

بعد تحديد الشخص الذي يجب عليه إكمال كل مهمة، قم بتقدير المدة التي سيستغرقها إكمال المشروع. هذه المعلومات ضرورية لخطة مشروعك لأنها تنشئ جدولًا زمنيًا ملموسًا يمكن لأي شخص في المشروع اتباعه.

تأكد من أنك تسمح لنفسك بوقت كاف لإكمال كل مهمة. وبهذه الطريقة، لن تكون هناك فرصة للتخلف عن خطتك الأصلية والابتعاد عن المسار الصحيح.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على إكمال مهامهم في فترة زمنية فعالة. إذا لم يكونوا قادرين على إكمال مهامهم في الوقت الذي حددته، فستتأثر خطة مشروعك بسبب ذلك.

الخطوة 5). تعرف على الموارد اللازمة لإكمال كل مهمة.

تتطلب كل مهمة موارد محددة لإكمالها. حدد هذه الموارد وقم بتضمينها في خطة مشروعك. قد يكون هؤلاء موظفين أو قد يكونون مواد يجب طلبها أو شراؤها. كلما كنت أكثر شمولاً في بحثك، كان ذلك أفضل.

ما لا تفعله مع المشاريع الصغيرة

ما لا يجب فعله بالمشاريع الصغيرة هناك أيضًا العديد من الأشياء التي يجب أن تحاول تجنبها كمدير مشروع عندما يتعلق الأمر بالمشاريع الصغيرة. عدد قليل من هذه تشمل ...

• لا تفترض أي شيء - تأكد من قضاء الوقت مقدمًا لفهم كل مهمة ونتائجها المتوقعة. لا تفترض أنك تعرف كل شيء عن موضوع ما.
• لا تتخطى مرحلة التخطيط - فالانتقال إلى العمل قبل وضع خطة لن يؤدي إلا إلى الارتباك والأخطاء وإضاعة الوقت.
• لا تقم بالإدارة التفصيلية - سيؤدي ذلك إلى إضافة المزيد إلى لوحة عملك ومن المحتمل أن يكون لدى الموظف بالفعل خطة لما يجب القيام به.
• لا تتوقع الكمال - ما زلت تتعلم لذا ستحدث الأخطاء. بدلًا من توبيخ نفسك، لاحظ الأخطاء وافعل ما هو أفضل في المرة القادمة.
• لا تفرط في تحمل الكثير - فثقل كاهل نفسك بالعديد من المشاريع أو المهام سيؤدي إلى التوتر والإحباط. تأكد من أن عبء عملك يمكن التحكم فيه ويخلق توازنًا في حياتك. من المهم أن تفهم حدودك ولا تتحمل أكثر مما يمكنك فعله. كن واقعيًا بشأن جدولك وحاول ألا تلتزم بساعات طويلة أو عطلات نهاية الأسبوع في العمل.
• المشاريع الصغيرة. قد تبدو أسهل لأنها لا تتطلب الكثير من الموارد، ولكن لا يزال هناك مجال كبير للخطأ. تجنب ترك نقص الوقت أو الموارد لديك يتحول إلى فوضى من خلال التخطيط المسبق وفهم كيفية إكمال كل مهمة بكفاءة.
• لا تنسَ الاستمتاع بوقتك - يمكن أن تكون المشاريع مملة وتستغرق وقتًا طويلاً، ولكن لا تنس أنك تعمل على تحقيق هدف يجب إكماله حتى تعمل شركتك أو فريقك بسلاسة. تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي للاستمتاع بنفسك وممارسة الرعاية الذاتية.
• لا تجعل المشاريع الصغيرة تتنافس مع بعضها البعض - تأكد من تخطيط مشاريعك الصغيرة حول مشاريع أكبر. بهذه الطريقة يمكنك استخدام الموارد اللازمة للمهام الأكبر والأكثر أهمية دون الحاجة إلى القلق بشأن العثور عليها في مكان آخر.
• أخيرًا، لا تفكر في المشروعات الصغيرة على أنها أقل أهمية - فالمشروع هو مشروع. لا تنس أنه أثناء التخطيط لمشاريع أصغر حجمًا، يبحث المديرون في مدى الكفاءة.