لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة لعملك

سواء أدركنا ذلك أم لا، فقد أصبحت إدارة المشروع جزءًا من حياتنا. لم يعد يقتصر على إدارة المهام المعقدة في العمل، ولكنه يأخذ أيضًا شكل التخطيط لحفلة عيد ميلاد في المنزل أو شراء البقالة من قائمة المهام الخاصة بك، ومع ذلك، فإن إدارة المشاريع تميل إلى أن تكون مهمة شاقة ومتعددة الأوجه. يتطلب مستوى عميقًا من الفهم لتخطيط المشروع والجدولة وإعداد التقارير، في المقال التالي لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة لعملك

أهمية إدارة المشروع

يتغير مشهد إدارة المشروع كل يوم. نحتاج إلى معرفة أهمية إدارة المشاريع بالمعنى الحقيقي قبل تطبيق هذه الاتجاهات التي تحدث في عالم إدارة المشاريع.

من المثير للاهتمام أن تطبيقات إدارة المشاريع كانت سائدة لفترة أطول على حد علمنا. ومع ذلك، فقد تم استخدامها في الغالب من قبل القطاعات الحكومية. بعد فترة وجيزة من بدء الشركات الخاصة في فهم فوائد إدارة المشاريع عبر الإنترنت والأدوات التي استخدمها هنري جانت في أواخر الخمسينيات من القرن الماضي، والذي لعب لاحقًا دورًا محوريًا في تطوير إدارة المشاريع وتطويرها.

بالعودة إلى القرن الحادي والعشرين، خلصت دراسة أجرتها شركة PWC إلى أن 97٪ من المؤسسات تعتقد أن إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية لأداء الأعمال والنجاح التنظيمي. لهذا السبب تقوم المزيد من الشركات بتنفيذ إدارة المشاريع في سير عملها والتحقق من أدوات جديدة لإدارة المشاريع للمساهمة في نجاحها بشكل عام.

تطور إدارة المشروع.

لماذا نستخدم إدارة المشاريع؟

إدارة المشروع هي عملية تتضمن تطبيق المهارات والأساليب والأدوات المختلفة لتخطيط وتنظيم وإدارة مشاريع مختلفة ضمن معايير محددة. يتعلق الأمر بكيفية إدارة تدفق مشاريعك بشكل فعال بحيث يتم إكمال كل مشروع في الوقت المحدد.

سواء أكان مدير مشروع يقود مشروعًا، أو يحاول أعضاء الفريق بذل قصارى جهدهم لتقديم أفضل عمل لهم، أو عميلاً ينتظر التحديثات واستكمال المشروع، فإن إدارة المشروع تفيد الجميع، وليس فقط قسمًا واحدًا من المؤسسة.

لوضع الأمور في نصابها الصحيح، فإن إدارة المشروع تتعلق أساسًا بتقديم ناتج (مخرجات) من شأنها أن تؤثر على بعض التغيير لصالح المنظمة. ولمعرفة المزيد عن سبب أهمية إدارة المشروع، فيما يلي قائمة ببعض الأسباب التي ستمنحك شرحًا مقنعًا لأهميتها.

1. تخطيط أفضل للمشروع

ربما يكون الجانب الأكثر أهمية في إدارة المشروع هو الذي يقرر مصير المشروع.

ستكون قادرًا على تسليم المشاريع بنجاح عندما يتم تعيين التوقعات الصحيحة حول ما يمكن تسليمه في أي وقت وإلى أي مدى.

على العكس من ذلك، فإن المشروع محكوم عليه بالفشل بالفعل إذا كانت هناك تقديرات ميزانية غامضة ومواعيد نهائية وتوقعات تسليم غير واقعية. بدون إدارة فعالة للمشروع، قد تبدأ الفرق العمل في مشروع دون تحديد خطة المشروع بوضوح.

عندما يفهم أعضاء الفريق التركيز والأهداف، يتقدم المشروع دون أي ارتباك أو فوضى. يتم كسب نصف المعركة بالفعل إذا بدأت مشروعًا بالطريقة الصحيحة.

2. يجلب المزيد من الإنتاجية

الكفاءة والإنتاجية هي الهدف النهائي لإدارة المشروع والتخطيط. تريد الشركات تحقيق أكبر قدر ممكن في أقصر وقت ممكن.

يعتبر الموظفون غير المنتجين والساعات الضائعة مزيجًا خطيرًا لأي شركة وعملائها. يؤدي هذا الوضع إلى تأثير ضار على كفاءة المشروع بشكل عام.

ومع ذلك، مع وجود أساليب إدارة المشروع الصحيحة المعمول بها، يمكن للشركات مواجهة العديد من تحديات الإنتاجية مع تمكين موظفيها أيضًا من القيام بأفضل أعمالهم في جميع مراحل المشروع، من التخطيط إلى التنفيذ إلى التسليم.

3. الاستفادة القصوى من الموارد

سواء كنت تعمل في مهمة سهلة أو مشروع معقد، فإن الاستخدام غير المناسب للموارد يمكن أن يعيث الفوضى. يمكن أن يساعدك استخدام منهجية إدارة المشروع الصحيحة في إدراك كيفية استخدام الموارد لتحقيق أفضل ميزة للمشروع.

على سبيل المثال، تعمل المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم بشكل أفضل مع نهج رشيق بينما تكون كبيرة الحجم تعمل المشاريع بشكل أفضل مع نهج إدارة المشروع التقليدي.

4. إدارة المخاطر

في كثير من الأحيان، نبدأ مشروعًا بأفضل إستراتيجية، ولكننا نفشل في التعرف على المخاطر المحتملة التي يمكن أن تعرقل التقدم العام للمشروع.

من خلال الإدارة الفعالة للمشروع والمدير المناسب للمشروع، يمكن للمرء دائمًا أن يظل في المقدمة من المخاطر والتهديدات غير المرغوب فيها.

5. مراقبة الجودة

هناك ضغط هائل على أعضاء المشروع للالتزام بإرشادات المشروع والمواعيد النهائية والميزانيات ومعايير الامتثال ومراقبة الجودة.

تعتبر إدارة المشروع مهمة لتحديد وإدارة ومراقبة جودة كل ما يتم تسليمه.

6. التوافق الاستراتيجي

إدارة المشروع مهمة للمواءمة الاستراتيجية للأعمال التجارية. من الضروري التأكد من أن استراتيجية المنظمة تتماشى مع أهدافها طويلة المدى وإطارها الاستراتيجي.

تساعد الإدارة الفعالة للمشروع الأفراد على ضمان توافق رؤية المنظمة ورسالتها وأهدافها الاستراتيجية وأهدافها مع أهداف المشروع.

يساعد الشركات على البقاء في صدارة المنافسة من خلال المساهمة في الربحية والنجاح بشكل عام.

7. القيادة الفعالة

كونك مدير مشروع فعال يستلزم القدرة على القيادة. يجب أن يكون الشخص الذي لديه الرؤية المناسبة قادرًا على قيادة الفريق بأكمله بالطريقة الصحيحة.

في نهاية اليوم، من المفترض أن يقوم القادة بتوجيه وتحفيز وإلهام الآخرين من أجل قيادة وإدارة الفرق.

لذلك، فإن إدارة المشروع تمهد الطريق للقيادة الفعالة.

8. كفاءة التخطيط

عندما يعرف الفريق بأكمله من يعمل على ماذا ومتى وكيف، يصبح التخطيط أفضل وأكثر كفاءة.

توضح الخطة الجيدة المسؤوليات وتبسط الإجراءات وتقيم المخاطر وتسمح لك بالتوصل إلى الإستراتيجية المطلوبة لإبقاء فريقك ومشروعك على المسار الصحيح.

وبالتالي، فهذا سبب آخر لأهمية إدارة المشروع لأنه بدون خطة جيدة التنظيم وسهلة الفهم، قد يكون العمل عرضة لمخاطر مختلفة مثل فشل المشروع وفقدان الثقة وسوء تفسير المعلومات والمزيد.

9. المراقبة المستمرة

تضمن المراقبة المستمرة للمشروع أن المشروع يسير وفقًا للخطة الأصلية وهو ضروري لإبقائه على المسار الصحيح.

السبب في أهمية إدارة المشروع للرصد المنتظم هو أنه يجعل من السهل تحديد متى يبدأ المشروع في الابتعاد عن المسار المقصود عندما يكون الإشراف الفعال وإعداد تقارير المشروع في مكانه الصحيح.

10. يوفر الوقت والمال

الأولوية القصوى للمؤسسة هي الإدارة الفعالة للوقت والمال. تسعى كل شركة جاهدة لإكمال المشاريع في الوقت المحدد مع وضع ميزانية محددة في الاعتبار، وإدارة المشاريع هي النهج الأكثر فاعلية لإنجازها.

يمكن للفرق التأكد من تسليم مشاريعهم في الوقت المحدد مع الإعداد المناسب. من مراحل التخطيط إلى الوفاء بالمواعيد النهائية، تتيح لك إدارة المشروع تحديد مشروعك بالكامل.

إنه يوضح كيف ستكشف الأمور بحيث يمكنك توزيع مواردك بشكل مناسب، والاستعداد في حالة حدوث مشكلة، وتجنب التأخير بالإضافة إلى التكاليف الإضافية.

11. تواصل أفضل

عندما تبدأ العمل في مشاريعك بشكل عشوائي دون التفكير في ممارسات إدارة المشروع أو وضع الخطط المطلوبة لتحقيق أهدافك، فقد تبدأ الأمور في السقوط.

إنه يؤدي فقط إلى النزاعات والارتباك الذي يؤدي في النهاية إلى فشل المشروع. تعمل إدارة المشروع الجيدة على تبسيط اتصالات الفريق وتحافظ على توافق الجميع مع نفس الأهداف.

عند العمل عبر فرق وإدارات مختلفة، قللت إدارة المشروع الفعالة من تعقيد التعاون والتنسيق. كما أنه يعزز المزيد من الشفافية ويوفر إحساسًا بالمساءلة لجميع المشاركين في المشروع.

12. اتخاذ قرارات أفضل

عندما يكون لديك صورة واضحة لكيفية تقدم مشروعك ولديك نظرة شاملة لكل التفاصيل الصغيرة للمشروع، يصبح من السهل عليك اتخاذ قرارات سريعة وفي الوقت المناسب.

توفر لك إدارة المشروع فهمًا عميقًا لمن يعمل على ماذا، وأين يتم إنفاق مواردك، وما هي أولوياتك، وما إذا كانت الأمور تسير خارج المسار الصحيح.

تعد إدارة المشروع مهمة لأنها تتيح لك اكتشاف المشكلات في مراحل مبكرة جدًا وتجنب الاختناقات واتخاذ قرارات أكثر حكمة.