العصف الذهني.. ما هو؟ وكيف يُمكنك تطبيقه؟

يُقصد بالعصف الذهني طريقة لتوليد الأفكار وتبادل المعرفة لحل مشكلة تجارية أو تقنية معينة، حيث يتم تشجيع المشاركين على التفكير دون انقطاع. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على العصف الذهني.

ما هو العصف الذهني؟

العصف الذهني هو نشاط جماعي حيث يشارك كل مشارك أفكاره بمجرد أن تتبادر إلى ذهنه. في ختام الجلسة، يتم تصنيف الأفكار وترتيبها لمتابعة الإجراءات.

عند التخطيط لجلسة عصف ذهني، يكون من الهام تحديد الموضوع الذي سيتم تناوله بوضوح. تحديد الموضوع بدقة ووضوح يقيد التفكير، في حين أن الموضوع غير المحدد لن يولد ما يكفي من الأفكار القابلة للتطبيق بشكل مباشر.

انتقاء وتكوين مجموعة العصف الذهني هو أمر هام أيضًا. فيجب أن يشمل الأشخاص المرتبطين مباشرة بالموضوع وكذلك أولئك الذين يمكنهم المساهمة بأفكار جديدة وغير متوقعة. يمكن أن تضم جلسة العصف الذهني موظفين من داخل المنظمة أو خارجها.

لا يستمر اجتماع العصف الذهني أكثر من ثلاثين أو أربعين دقيقة. ثم يتم تصنيف الأفكار وترتيبها من قبل منسق المجموعة. يتم الاتفاق على إجراءات المتابعة ويختتم الاجتماع. بمجرد تصنيف الأفكار وتعيينها، يسهل تقييمها وتحديد أولوياتها للعمل.

قواعد العصف الذهني

من قواعد العصف الذهني للخروج بأفكار مناسبة ما يلي:

• شجع الأفكار الجديدة والمبتكرة، مهما بدت غريبة.
• تُعدّ كمية الأفكار أكثر أهمية من الجودة، لذلك بينما تتم مشاركة الأفكار مع المجموعة لا تقم بمناقشتها أو انتقادها بالتفصيل؛ حتى لا تجعل الأفراد المشاركين يتراجعون عن طرح أفكارهم، أمر مناقشة الأفكار هذا محجوز لمرحلة لاحقة.
• قم بالبناء على الأفكار التي طرحها الآخرون.
• قدّر قيمة كل شخص وكل فكرة.
• اجعل كل فكرة تم إنشاؤها تنتمي إلى المجموعة وليس الفرد الذي فكر فيها.

أنواع العصف الذهني

من أنواع العصف الذهني ما يلي:

• تقنية العصف الذهني اللفظي: خلال هذا النوع من العصف الذهني، يقوم المضيف بإعداد جدول الأعمال أو الموضوع. ثم يقوم بدعوة الضيوف لتبادل الأفكار حول الموضوع. خلال الاجتماع يقدم المضيف فريق العصف الذهني لبعضهم البعض. بعد ذلك يعلن القواعد الأساسية. على سبيل المثال، قاعدة مثل "جميع الأفكار مرحب بها" و "لا يُسمح بالنقد" و "يمكن للأشخاص تخطي دورهم إذا لم يخطر ببالهم أي شيء". كما يجب أن يطلعون الفريق على الهدف والمشكلة والقيود.

خلال المرحلة الأولية من هذا النوع من العصف الذهني، يُطلب من المشاركين اقتراح حلول للمشكلة، يتم تدوين جميع النقاط بعناية، ويضمن المضيف تشجيع جميع الأفكار. بمجرد إدراج عدد كافٍ من الأفكار، يتم تلخيص الأفكار من قبل المضيف. ويمكن للناس اقتراح المزيد من الأفكار إذا خطر ببالهم أي شيء. بعد الملخص، يطلب المضيف تعليقات على الأفكار واحدة تلو الأخرى. يتم تقييم الأفكار من قبل جميع أعضاء الفريق بناءً على جدواها. وتتم إزالة الأفكار غير المجدية من القائمة.

• تقنية المجموعة الاسمية: تُعدّ تقنية المجموعة الاسمية (NGT) أو العصف الذهني للمجموعة الاسمية (NGB) أيضًا أحد أنواع تقنيات العصف الذهني. قد يبدو الأمر صعبًا في البداية. ومع ذلك، فإن الأمر يستحق الخطوات الإضافية، لأن النتائج تكون قوية ودقيقة. الخظة الأولى في هذا النوع من العصف الذهني هي نفس الخطوة اللفظية. لكنه يختلف عنه في أنه خلال مرحلة ترتيب الأفكار يقوم أعضاء الفريق بترتيب هذه الأفكار على انفراد ويمكن لكل شخص إعطاء تقييم للأفكار من 1 إلى 10، يجمع المضيف ورقة التصنيف ويجمع الإجمالي لجميع الأفكار، ويتم وضع الأفكار ذات الإجماليات الأعلى في القائمة المختصرة. ثم تتم مناقشة أهم الأفكار، فيتحدث المشاركون عن إيجابيات وسلبيات. كما يناقشون القضايا والحلول المحتملة لكل فكرة. بمجرد التوصل إلى توافق في الآراء، يتم اختيار الفكرة الأفضل أو مجموعة الأفكار الأفضل.

• العصف الذهني الإلكتروني: في هذه التقنية يتفاعل المشاركون مع بعضهم البعض باستخدام جهاز. يدعم برنامج العصف الذهني الإلكتروني الحديث استخدام الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر. نتيجة لذلك، يوفر هذا النوع من العصف الذهني أكبر قدر من المرونة للوقت.

خطوات العصف الذهني

هناك بعض الخطوات الأساسية في عملية العصف الذهني، هي:

• خلق البيئة: للعصف الذهني الجماعي، حاول أن تقتصر على أقل من 10 مشاركين. تريد التأكد من حصول الجميع على فرصة للمشاركة في المناقشات. حاول أن تكون على دراية بمن سيحضر، وقم بتضمين مشاركين من خلفيات وتخصصات ووجهات نظر مختلفة لإضافة المزيد من العمق والإبداع إلى العملية. يجب أن تعين المجموعة شخصًا واحدًا لتسجيل الأفكار التي تمت مشاركتها أثناء الجلسة، مما يضمن عدم فقد أو نسيان أي شيء. تأكد من اختيار موقع به مساحة كافية للجميع ليظلوا مرتاحين. يمكن أن يضمن إبقاء الغرفة مضاءة جيدًا أيضًا بقاء المشاركين في حالة تأهب طوال العملية.
• تحديد المشكلة: بمجرد جمع المشاركين، حدد الهدف من جلسة العصف الذهني. عادةً ما تهدف هذه الجلسات إلى التوصل إلى أكبر عدد ممكن من الحلول الممكنة. في حين أن جميع الحلول لن تبدو ممكنة، فإن الحصول على كمية أكبر يمنحك المزيد من الخيارات للاختيار من بينها. ومن خلال المناقشة الجماعية، يمكن للجميع المشاركة في تطوير الأفكار التي تبدو غير مجدية وتحويلها إلى حلول واقعية. حتى الفكرة التي يعتقد الناس أنها "سيئة" يمكن أن تثير فكرة جيدة أو إبداعية.
• توليد الأفكار: تستخدم جلسات العصف الذهني تقنيات وتمارين مختلفة لتوليد الأفكار. يتمثل أحد الطرق الفعالة في البدء بجعل المشاركين يأخذون الوقت كأفراد لتبادل الأفكار. يمكن أن تكون هذه الخطوة بسيطة مثل جعل الجميع يكتب قائمة بالأفكار على قطعة من الورق. اشرح للمشاركين أن لديهم الحرية في كتابة أي شيء يعتقدون أنه يمثل حلاً محتملاً، بغض النظر عن مدى استحالة أو غرابة ذلك. جعل المشاركين يطورون الأفكار بشكل فردي يضمن مشاركة الجميع في العملية. إذا كنت تستخدم العصف الذهني الجماعي فقط، فقد يجد المشاركون الأكثر خجلًا صعوبة في التحدث ومشاركة أفكارهم أمام المجموعة.
• تبادل الأفكار: بمجرد أن يُجهز المشاركون أفكارهم، اجمع المجموعة معًا لمشاركتها ومناقشتها. ضع قواعد لهذه المناقشة، تنص على أنه لا يمكن للمشاركين انتقاد أو الحكم على أفكار الآخرين. حاول إبقاء المحادثة مركزة على فكرة واحدة في كل مرة، مما يسمح للمشاركين بمناقشة ما يعجبهم في الفكرة والبناء عليها لجعلها أفضل أو أكثر قابلية للتطبيق. يُمكنك مناقشة كل فكرة شفهيًا أو كتابة قائمة الأفكار على السبورة البيضاء.
• تضييق قائمة الأفكار: بعد أن شارك الجميع وناقش الأفكار التي تم إنشاؤها، يجب على المجموعة تضييق نطاق القائمة إلى اثنين أو ثلاثة من أفضل الحلول. تمثل أفضل الحلول الأفكار التي تساعد في حل المشكلات التي حددتها في بداية الجلسة. تتطلب هذه الخطوة من الفريق اتخاذ قرارات بشأن جدوى الخيارات. يمكن للمجموعة طرح أسئلة حول كل فكرة لتحديد إمكاناتها.
• وضع خطة عمل: بمجرد قيامك بصياغة قائمة أهم فكرتين أو ثلاث أفكار لديك، يجب عليك وضع خطة لما يجب القيام به بعد ذلك.