9 نصائح وخطوات تُمكنك من البقاء منظمًا في العمل

عندما تكون منظمًا، سيمكنك بسهولة وبساطة تحديد أولويات العمل وتحقيق التفوق والتميز، مما يساعد على التقدم المهني وتحقيق النجاح. هناك عدة نصائح وخطوات تُمكنك من تنظيم مسؤولياتك ومهامك، حسب أسلوب عملك، يُمكنك التعرّف على هذه النصائح والخطوات من خلال متابعة السطور التالية.

أهمية أن تكون منظمًا في العمل

هناك العديد من الفوائد التي يُمكنك تحقيقها عندما تصبح أكثر تنظيمًا في عملك. من هذه الفوائد ما يلي:

• القدرة على تحقيق الأهداف: إذا كانت مساحة عملك مليئة بالفوضى والأوراق، فقد تواجه صعوبة في تحقيق أهدافك اليومية. ما سيحدث هنا أن عقلك سيشعر بالإرهاق بسبب كثرة المشتتات. يمكن أن يساعدك فهم فوائد التنظيم في العمل على تحقيق أهدافك اليومية. يمكنك التركيز على إنشاء خطة عمل في بداية كل يوم. بعد ذلك، يمكنك تحديد وقت لإنجاز المهام المختلفة. بمجرد أن يكون لديك خطة، سيبدو عملك أسهل وأكثر بساطة. سيصبح لديك الوقت اللازم لإنجاز المهام بسرعة دون تشتيت انتباهك أو الالتفات للانقطاعات غير الضرورية.
• الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة: إذا كنت تستغرق وقتًا طويلاً لإكمال المهام في العمل بسبب افتقارك إلى التنظيم، فقد يؤثر ذلك على حياتك المنزلية وعلاقاتك العائلية. هنا، يمكن أن يفيدك اكتشاف فوائد التنظيم في العمل أيضًا على التوازن بين العمل والحياة. سيكون لديك وقت متاح بشكل أفضل لإكمال المهام المتعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل. لن تضطر إلى أخذ مهام العمل إلى المنزل للمتابعة خارج المكتب.
• زيادة الإنتاجية: قد يتلقى موظف المكتب العادي 120 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. إذا كنت تتحقق من بريدك الإلكتروني 120 مرة في اليوم، فسوف تنخفض إنتاجيتك. تذكر أن كل إلهاء صغير يمكن أن يضر بقدرتك على التدفق لإنهاء مهامك، بدون هذا التدفق قد لا تحقق أهدافك لهذا اليوم. سيسمح لك التنظيم بتخصيص المزيد من الوقت لإكمال المهام. ستعرف المستندات التي تريد إرسالها إلى أي شخص. يمكنك تنظيم بريدك الوارد ليظل منظمًا بين المحادثات أيضًا.
• الحفاظ على التركيز: إذا كانت مساحة عملك منظمة ونظيفة، سيصبح من السهل عليك التركيز. سيكون لديك أيضًا وقت متاح بشكل أفضل للعثور على ما تحتاجه، مما يعني تقليل عوامل التشتيت المحتملة. سيسمح لك التركيز على مهمة ما بتكريس المزيد من الاهتمام لها. ستقوم بعمل أفضل، مما يضمن نتيجة نهائية أفضل لكل موضوع. سيكون لديك أيضًا فكرة أفضل عما يجب القيام به إذا حافظت على تركيزك.

كيف تبقى منظمًا في العمل؟

قد تساعدك بعض التغييرات البسيطة في الحفاظ على النظام. هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للبقاء منظمًا في العمل، من هذه الخطوات ما يلي:

• الحصول على قسط كافٍ من النوم: يلعب النوم دورًا أساسيًا في مدى تنظيمك وإنتاجيتك في العمل. حاول أن تنام سبع ساعات على الأقل كل ليلة، يُمكنك أن تحاول أيضًا أخذ قيلولة أثناء النهار لمساعدتك على إعادة تنشيط نفسك.
• ركز على مهمة واحدة في كل مرة: على الرغم من الاحتفاء بالقدرة على تعدد المهام، إلا أن الحقيقة هي أن التنقل بين المهام المختلفة يؤثر على تركيزنا ويبطئ قدرتنا على إكمال أي مهمة. بالإضافة إلى ذلك، فإن محاولة إنجاز أكثر من شيء في وقت واحد يمكن أن يزيد من مستويات التوتر لديك ويؤثر على تركيزك. حاول التركيز على مهمة واحدة في كل مرة حتى تنتهي منها تمامًا، حينها ستصبح مستعدًا للعمل على شيء آخر.
• تناول طعام صحي: تعتمد قدرتك على التنظيم بشكل كبير على ما إذا كنت تمنح عقلك الوقود المناسب. يبدأ التزود بالوقود بشكل صحيح مع الوجبة الأولى في اليوم: الإفطار. جرب أن تتضمن وجبة إفطارك الحبوب الكاملة والمكسرات والعنب البري والطماطم حيث ثبت أن هذه الأطعمة لها فوائد في تقوية الدماغ.
• رتب أولويات عملك: نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون لديك قائمة طويلة من الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها خلال اليوم، فمن المهم أن تبدأ بأهم أولوياتك. عندما تبدأ في وضع أهم أهدافك في أعلى قائمتك وتحديد أولويات المهام التي تدعم هذا الهدف، يصبح من الأسهل تنظيم يومك وحتى عقلك.
• التزم بالمواعيد النهائية: حدد مواعيد نهائية للأعمال والمهام المطلوبة منك، حتى وإن لم يُطالبك مديرك أو عميلك بموعد نهائي. تحديد المواعيد النهائية لنفسك سيُمكنك من البقاء على المسار الصحيح، والبقاء منظمًا وتقليل التوتر.
• خذ فترات راحة: خذ فترات راحة كل 90 دقيقة من العمل لإعادة تنشيط نفسك والتركيز على ما تحتاج إلى تحقيقه. أثناء استراحتك، قم من على مكتبك، تحرك في المكان أو احصل على فنجان من القهوة. الاستراحات مهمة بشكل خاص إذا كنت تعمل على مهمة أكبر.
• حاسب نفسك: عندما تحاسب نفسك، فإنك تفكر في قائمة المهام الخاصة بك، وتقيم تقدمك نحو الأهداف، وتحدد طرقًا لتحسين أدائك. تحقق بانتظام مع نفسك لتحديد تقدمك والعثور على المجالات التي يمكنك العمل عليها وتطويرها. يمكنك أيضًا تطوير نظام للمساءلة مع زملائك في العمل من خلال إجراء تسجيلات وصول منتظمة مع بعضهم البعض.
• حاول الحدّ من مصادر الإلهاء: قد يكون من الأسهل بكثير التركيز على العمل لفترات طويلة في مساحة عمل منظمة. عندما تحد من عوامل الإلهاء، فإنك تحافظ على تركيزك على مهمتك الحالية. قلل من عوامل التشتيت بالحفاظ على مساحتك منظمة ومباشرة. احتفظ بالمشتتات الشائعة، مثل هاتفك، في مكتبك أو في غرفة أخرى.
• استخدم الملصقات: الملصقات هي طريقة عملية لتنظيم ملفاتك. قم بتسمية كل ملف بوضوح، وقم بترتيبهم بالطريقة التي تناسبك. على سبيل المثال، يمكنك إدارة ملفاتك بالترتيب الأبجدي أو حسب السنة. يُمكنك استخدام هذا الأسلوب للملفات الرقمية أيضًا. من الأسهل بكثير تحديد موقع الملفات والمجلدات ذات العلامات الواضحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك دون الحاجة إلى البحث عنها لفترة طويلة.